Автоматизация продуктовой сети. Как сократить излишки на 26% ?

Сеть супермаркетов, имея собственное производство, 80 торговых точек в 17 городах, включая два РЦ, решила автоматизировать продуктовую сеть, полностью поменять подход к управлению запасами. Что именно изменилось, и к чему это привело — читайте в статье.

Маркеры, по которым руководство поняло, что управление запасами нужно пересмотреть

Чтобы бизнес оставался прибыльным и выдерживал конкуренцию, менеджмент постоянно должен искать новые пути развития, работать над узкими местами и постоянно совершенствоваться. Так, в сети приняли решение, что управление товарными запасами нуждается в оптимизации. Нужно было решить несколько задач.

1. В сети не было единого подхода к управлению запасами. Закупки формировались заведующими магазинов. Так как сеть крупная, торговые точки расположены в разных городах, заказами занимались разные люди, с разным уровнем экспертности. Это снижало эффективность управления запасами в целом по сети.
2. Часть заказов формировалась в таблицах, а данные из них не всегда переносились в учетную систему, из-за чего возникали ошибки. При этом процесс был трудозатратным и отнимал очень много времени.
3. Не хватало инструмента аналитики для определения причин излишков и упущенных продаж.

Менеджмент сети увидел решение этих проблем во внедрении системы управления запасами, после чего начались поиски вендора. Программа ABM Inventory подошла под требования компании.

Правильно поставленные цели — то, с чего нужно начинать автоматизацию продуктовой сети

До начала интеграции ABM Inventory ритейлер поставил четкие цели проекта:

• оптимизация управления товарными запасами;
• минимизация излишков и упущенных продаж;
• автоматизация управления запасами;
• увеличение товарооборота через РЦ на базе 3PL оператора.

Важно прописать все цели именно на начальном этапе и донести их до менеджеров, которые принимают участие во внедрении новой системы. Слаженная командная работа имеет колоссальное влияние на успех внедрения системы управления запасами.

Как проходило внедрение системы управление запасами

Многих ритейлеров пугает процесс реорганизации управления запасами. Во-первых, с любыми нововведениями нужно разбираться и менеджменту, и персоналу, что требует усилий и времени. Во-вторых, ритейлер продумывает все возможные риски: вдруг система не даст позитивного результата, или внедрение будет проходить слишком сложно, а затраты не окупятся. Чтобы немного развеять страхи и сомнения, сеть магазинов рассказала детально о том, как у них проходил весь процесс.

Централизация — главное изменение в структуре управления запасами сети

Для достижения поставленных целей, пришлось пересмотреть бизнес-процессы, связанные с закупками. Процесс управления запасами был централизован, а также создан полноценный отдел по закупкам.

До того, как переносить все данные в систему, необходимо было:

• составить график поставок по каждому поставщику;
• прописать минимальную выкладку в магазинах;
• зафиксировать схему возврата товаров поставщикам.

При запуске очень важна корректность информации, которая будет загружаться в программу: информация о поставщиках, кратность упаковки и другие параметры, влияющие на формирование заказа. Добавлением и корректировкой данных занимался отдел по закупкам, который был создан ранее. После заполнения информации начался перенос данных в систему ABM Inventory.

Сначала подключались к системе все основные категории товаров, а затем продукты Fresh. На начальном этапе рассчитывались буферы товаров, то есть, необходимое количество запасов — это позволяет формировать заказы, опираясь на фактический спрос, а не на его прогноз, как было раньше.

Также для сети было важно организовать управление запасами через РЦ. Для этого в системе предусмотрен отдельный алгоритм, который позволяет формировать заказы в соответствии с потребностями РЦ и магазинов.

Параллельно с запуском и настройкой проводился инструктаж сотрудников по работе с новой системой.

Обучение и коммуникация — основа процесса

По интеграции новой системы и работе с ней проходило несколько этапов обучения.

1. Тренинг по методологии управления запасами.
2. Обучение работы с программой.
3. Демонстрация возможностей аналитического блока системы.

Менеджер проекта организовывал процесс интеграции программы в жизнь сети. Открытость ритейлера к изменениям и активность сотрудников сети ускоряли процесс.

Какие показатели изменились после автоматизации

Централизация и автоматизация закупок в сети позволила клиенту достичь поставленных целей:

1. Налажена аналитика. С помощью ABM Inventory компания получает 45 разных отчетов, что помогает видеть динамику развития, проблемные и сильные стороны в цепочке заказов. Данные обновляются в реальном времени и отображаются на дашборде, что очень упрощает жизнь менеджерам.
2. Уровень товарных запасов снизился на 5%, что позволило освободить замороженный капитал.
3. Для большей надежности выполнения заказов, были пересмотрены отношения с поставщиками.
4. Излишки сократились на 26%.
5. Продажи выросли на 2%
6. Оборачиваемость улучшилась на 10%

За такими результатами лежит огромная работа команд. Кейс показывает, что при правильно поставленных целях можно достичь хороших результатов, а слаженная работа делают процесс быстрым и безболезненным.