Автоматизация системы логистики и риски оптимизации
Автоматизация системы логистики позволяет сократить расходы предприятия, а также улучшить сервис и контроль за процессами. Мы рассмотрим основные заблуждения и трудности, с которыми сталкиваются компании в процессе оптимизации логистических процессов. Также будут предложены критерии выбора автоматизированной системы логистики и описан процесс, как должно происходить внедрение системы.
В большинстве компаний затраты на логистику составляют от 10% до 17% совокупного дохода, а в некоторых специфических отраслях и до 40-45%. Логистические затраты продолжают расти, так как возрастают требования к качеству обслуживания, сокращению сроков поставок и т.д.
Рано или поздно топ-менеджмент или владельцы бизнеса приходят к мысли об оптимизации логистических процессов и снижении затрат, связанных с этими процессами. Окончательная мысль почти у все одна – автоматизация системы логистики. Но к этому времени компания нередко проходит долгий путь проб и ошибок, бросаясь из одной крайности в другую.
Есть несколько заблуждений в оптимизации транспортной логистики, с которыми сплошь и рядом имеют дело разные компании. Чтобы не столкнуться с ними на собственном опыте, давайте разберемся с каждым из них. Это поможет вам выбрать правильный вектор для оптимизации логистических процессов.
Главные заблуждения в процессе оптимизации
- Человеческий фактор
Отдел логистики совсем не оптимизирован. Маршрутизация происходит по исторически сложившимся маршрутам. Отдел логистики в основном со своей задачей справляется (то есть доставка товара клиенту происходит). Система работает, но особых результатов не даёт.Как вариант, принимается решение о замене логиста на более опытного специалиста. Как правило, на начальном этапе это дает свои плоды (новый человек, свежий взгляд со стороны…), но очень скоро он просто тонет в повседневной рутине и про оптимизацию расходов на транспортную логистику можно забыть. И так может повторятся бесконечно долго, ведь более 94% проблем вызваны системой, а не сотрудниками. Меняйте систему. - Самостоятельная доработка системы
Это ситуация, когда в компании кто-то у кого-то видел, как работает TMS. И тут возникает идея сделать что-то подобное самостоятельно, используя свою учетную систему, так как покупать готовую TMS поначалу кажется дорогой затеей. С одной стороны, решение вполне логичное, ведь есть свой IT отдел, который может доработать имеющуюся учетную систему. Верно, программисты автоматизируют и оптимизируют все, что у них попросят другие департаменты. Но проблема в том, что задания зачастую формулируются разными людьми в устно-упрощённом формате, поскольку составление компетентного ТЗ требует немало времени, необходимого уровня компетенций и комплексного понимания системы. Всегда существует риск, что уже через год такой доработки в компании не остаётся ни одного человека, который понимает, как работает система в комплексе. Все надеются, что это знают в IT-отделе.Но главный минус такого подхода – ограниченность. К примеру, вендоры вынуждены непрерывно улучшать технологии, основываясь на новейших разработках. У компаний часто не хватает подобного опыта и ресурсов. И почти всегда случается так, что бюджет на эти доработки сравним с внедрением полноценной TMS, не говоря уже о временных затратах. - Покупка TMS автоматически решает все проблемы
Когда приходится слышать это выражение, существует риск, что компания не совсем правильно представляет для чего ей нужна такая система. TMS – это в первую очередь инструмент, с помощью которого можно оптимизировать транспортную логистику и существенно сократить при этом издержки. Необходимо отчетливо понимать, чем является настоящая автоматизированная система логистики для вашего предприятия.
Преимущества автоматизации системы логистики заключаются в следующих возможностях:
- Получить экономию и оптимизацию затрат для компании.
- Эффективно осуществлять контроль качества работы отдела доставки (или отдела продаж, если речь идет об оптимизации и контроле маршрутов торговой команды) в любой момент времени (кто чем занимался, куда ездил, где задержался…).
- Получить статистику и аналитику эффективности работы.
- Планировать повышение качества работы и разрабатывать стратегию развития.
При выборе TMS нужно учитывать:
- TMS должна быть специализированной, а не «допиленной» под задачи компании самопиской, и предоставляться профессиональным поставщиком.
- Необходимо выбрать лучшую из них, учитывая опыт выполненных проектов, чтобы не оказаться подопытным кроликом.
- Внедрением и оптимизацией должны заниматься опытные эксперты в области логистики.
С профессиональными системами автоматизации транспортной логистики все понятно – это системы, в которых есть возможность учитывать максимальное количество факторов, влияющих на сам процесс. С понятиями «лучшая из них» и «опытные эксперты» нам предстоит разобраться. Успех внедрения TMS в первую очередь зависит от платформы и внедренцев. И тех, и других очень много на рынке.
Опыт показывает, что мало кто решается на самостоятельное внедрение TMS систем. Зачем изобретать велосипед. Большее количество проектов ведётся с привлечением внешних специалистов.
В команде внедренцев обязательно должен быть консультант – человек, который отлично знает функциональные возможности внедряемой TMS системы. Который на первое место ставит идею оптимизации и сокращения расходов (а это то же самое, что управление эффективностью бизнеса). От этого человека зависит 50% успеха вашего проекта. Если такого человека нет, то вы просто «купите TMS систему» и рискуете стать заложниками третьей крайности.
Еще 50% успеха зависит от TMS платформы. Выбирая систему автоматизации транспортной логистики вы должны понимать, что покупаете не программный продукт, а новый стиль управления логистикой. Программа – это всего лишь средство этого стиля.
Можно выделить несколько критериев TMS системы:
Интеграция. Современные системы автоматизации транспортной логистики – это инструмент оптимизации процессов и сокращения расходов на транспортную логистику. Но TMS не может функционировать отдельной жизнью. Учетную систему и TMS нужно превратить в единую информационную среду, а для этого нужна интеграция. Вопрос в том, как она будет проведена. Рекомендуем отдать приоритет TMS системе, которая позволяет максимально просто и быстро интегрироваться с учетной системой.
Отчётность. Имея в своем арсенале полнофункциональный инструмент планирования маршрутов, будьте уверены, у вас появиться спортивный азарт погрузиться в систему и настроить маршруты с максимальной эффективностью. Только рассматривая процессные показатели под разными углами, вы будете находить причины неэффективности вашей логистики и влиять на них.В TMS должен быть мощной и простой конструктор отчётов, чтобы любой пользователь системы смог самостоятельно построить нужный отчёт в течении нескольких минут. Не только обученный TMS менеджер, а каждый рядовой пользователь. Отчёт – это цифры, а управлять можно только тем, что измеряешь.
«Конструктор». Сразу признайтесь себе в том, что вы никогда не найдёте идеальное готовое TMS решение для вашего бизнеса. Это нормально, поскольку ваш успех – в вашей уникальности.
Из этого следует две вещи:
- Купив систему, вам нужны консультанты, которые настроят её исключительно под вас.
- Вы будете в постоянном развитии, и система должна настраиваться вместе с вами.
Кто будет настраивать её в процессе жизненного пути? Скорее всего TMS менеджер. А что произойдёт, если через год-два компания так изменится, что функционала существующей TMS станет не хватать? Раньше в таком случае покупалась новая система. Сегодня есть другой вариант – внести правильные настройки в имеющуюся систему.
Чтобы оптимизировать логистические бизнес-процессы, сократить расходы и увеличить возможности развития компании, выбирайте только профессиональные системы автоматизации транспортной логистики. Поручите внедрение экспертам, которые сделают стартовую настройку системы исключительно под ваш бизнес. И если вы все сделаете правильно, то ваши инвестиции окупятся с лихвой.
