Автоматизация торговли магазинов «Эврика»

Автоматизация торговли магазинов «Эврика» на базе облачного программного решения управления запасами ABM Inventory обеспечила сокращение излишков на 50% и улучшение оборачиваемости в 2 раза. В кейсе выполненного проекта рассмотрим какие задачи были реализованы и какие инструменты позволили оптимизировать управление торговой сетью.

 

Справка о магазинах Эврика

Сеть магазинов электроники и бытовой техники «ЭВРИКА» осуществляет свою деятельность с 2000 года. Сегодня торговая сеть включает в себя распределительный центр (РЦ) и 12 магазинов форматов мини, мидл и супер в 7 городах, постоянно расширяя свою географию. В 2005 году был сформирован отдел корпоративных продаж, который обеспечивает своих клиентов полным циклом услуг: подбор товара специалистами компании, доставка и сервисное обслуживание.

Ассортимент сети представлен более 15 тыс. наименований товаров от мировых известных брендов и распределен на 8 крупных категорий:

Компания осуществляет прямые поставки от ведущих предприятий-производителей сертифицированной электроники и бытовой техники, шагая в ногу с инновациями в сфере высоких технологий и постоянно пополняя свой ассортимент новинками. Ассортиментный портфель компании насчитывает более 15 тысяч наименований товаров с возможностью совершения покупок с помощью интернет-магазина.

Автоматизация торговли в магазинах сети Эврика. Предпосылки проекта

Автоматизация торговли в магазинах сети Эврика происходила поэтапно. В первую очередь были решены задачи товаро-учетных процессов. В ходе развития торговой сети руководство компании приняло решение усовершенствовать процесс управления товарными запасами и повысить эффективность своей операционной деятельности. На момент предпроектного обследования в компании управления запасами была децентрализована, что приводило к следующим проблемам:

1. Заказы сети формировались вручную менеджерами центрального склада в Excel и в учетной системе (1С) супервайзерами магазинов. Качество и своевременность заказов зависело от квалификации и загруженности менеджеров на магазинах;
2. Данные менеджеры не видели ситуацию по запасам сети в целом. Какой магазин быстрее отправил заказ – тот получил товар, другим магазинам могло просто не хватить. Из-за этого менеджеры зачастую перестрахововались и заказывали гораздо больше реальной потребности. Это приводило к большим излишкам на одних магазинах и упущенным продажам на других;
3. В связи с неправильным распределением товара с центрального склада по сети возникали издержки на перемещение товаров между магазинами. Центральный склад отгружал товар согласно заказам, не распределяя количество между магазинами;
4. Управление альтернативными товарами и заменителями производилось вручную, на что менеджеры были вынуждены тратить много времени, которое можно использовать для управления ассортиментом и аналитике.

Как следствие, менеджеры, которые обеспечивали товаром центральный склад также не могли корректно рассчитать уровень запаса, который должен поддерживаться для обеспечения сети. Более того, данная сфера торговли отличается быстрым моральным устареванием товарных запасов, а также их высокой стоимостью, потому критически важно контролировать управление не только уровнем запасов, но и ассортиментом, на что у менеджеров было недостаточно времени.

По вышеописанным причинам перед руководством компании стал вопрос оптимизации процессов управления товарными запасами.

Автоматизация торговли в магазине с решениями ABM Cloud

Причины выбора ABM Inventory для управления запасами и автоматизации торговли в магазинах

После изучения рынка продуктов для автоматизации торговли в магазине и оптимизации управления запасами, выбор компании «Эврика» остановился на облачном решении ABM Inventory благодаря таким преимуществам:

• Логика системы построена на основании Теории ограничений, методология которой подразумевает управление уровнем запасов согласно спросу, а не прогнозу. Это позволяет поддерживать оптимальный уровень запасов, минимизируя с одной стороны упущенные продажи, а с другой неликвиды;
• Система сочетает в себе качество, широкий функционал при разумной стоимости. Благодаря тому, что данное решение является облачным, внедрение не требует покупки программного обеспечения и дополнительных затрат на оборудование. Использование системы предполагает ежемесячную оплату за аренду программы;
• Поэтапное обучение программе и постоянное сопровождение по всем вопросам, в том числе после внедрения;
• Система отчетности позволяет контролировать ключевые показатели компании, как оборачиваемость, упущенные продажи, излишки, а также проводить разнообразную аналитику в разрезе товарных групп и отдельных номенклатурных единиц, поставщиков, категорий и других разрезах, рассчитывать маржу и упущенную прибыль, замороженные деньги в неликвидах.

Как проходила автоматизация торговли и оптимизация управления запасами в магазинах

Автоматизация торговли в магазине и оптимизация товарных запасов призваны улучшить бизнес-показатели сети. Перед запуском проекта были поставлены следующие цели:

• Сокращение излишков и упущенных продаж сети;
• Улучшение оборачиваемости;
• Переход к централизованной системе управления запасами;
• Автоматизация процесса формирования заказов и оптимизация деятельности отдела закупок.

Запуск проекта предполагал 2 этапа:

Этап 1. Обсуждение внутренних бизнес-процессов компании для определения задач по подготовке к внедрению программы. Согласование и реализация технического задания для организации обмена данными между учетной системой компании и системой ABM Inventory.

Этап 2. Подключение магазинов в разрезе товарных категорий. Весь ассортимент был подключен к автозаказу за 4 дня. Затем по поставщикам за 3 дня был подключен центральный склад. На данный момент системой управляется 28,5 тыс. позиций активного ассортимента на всех точках хранения.

Процесс внедрения на всех этапах сопровождался обучением пользователей:

1. Семинар-тренинг по методологии управления запасами по ТОС.
2. Обучение работе с программой, ее алгоритмам и настройке.
3. Обучение работе с отчетностью системы.

Перед запуском проекта руководство компании назначило сотрудников центрального офиса, которые занимались заказами товаров у внешних поставщиков на ЦС, также ответственными за управление запасами магазинов. Были созданы графики заказов и поставок, согласно которым система рассчитывает, когда на какой склад и поставщика необходимо заказать тот или иной товар.  В ходе проекта был установлен минимальный заказ поставщику и кратность заказа для товаров центрального склада и была перенастроена выгрузка данных по запросу клиента, так как было принято решение вести ассортиментную матрицу в системе ABM Inventory. Также компания начала использовать функционал вывода товара из ассортимента: установив в карточке товара признак вывода из ассортимента, система блокирует заказ товара с ЦС на внешнего поставщика, далее, когда на центральном складе заканчивается товар, система блокирует заказ от магазинов на ЦС, затем по мере обнуления остатков на каждой точке хранения товар удаляется из ассортимента. Это позволяет сэкономить время и исключить человеческий фактор при отслеживании выводимых товаров из торговой сети.

На основании загруженной в систему истории по движению товаров на первоначальном этапе подключения были автоматически рассчитаны буферы – целевые уровни запаса – по каждой номенклатурной позиции на каждом магазине. Менеджеры пересмотрели первые заказы и внесли правки. В целом, через 1-2 цикла пополнения, система откорректировала буферы в соответствии с фактическим потреблением товара. Таким образом функционирует алгоритм Динамического управления буферами (DBM) (рис.  1).

Также в системе были указаны данные о красоте полки и паллетной выкладке товаров (серая зона на графике), что позволяет системе поддерживать запас, необходимый для продаж и для выкладки.

В первую же неделю подключения магазинов была организована работа с товарами-заменителями, что позволило решить 2 проблемы:

1. В порядке приоритетности вымывать из сети товары одной альтернативной семьи, на замену которых был заведен новый товар;
2. Автоматизировать процесс формирования заказа товаров, объединённых в альтернативную семью с учетом остатков всей семьи во избежание перетарки.

Для управления запасами центрального склада действует алгоритм DFO (demand focused order; рис.2), который основывается на потребности всех магазинов, а также графиках поставок магазинов и центрального склада. Система рассчитывает, какое количество по каждой позиции необходимо заказать у поставщика, чтобы обеспечить товаром каждый магазин, пока не прибудет следующая партия товара на ЦС, при этом не выйти в излишек, но и не остаться без товара. График товара, который управляется по алгоритму DFO (рис.2), отображает ежедневную информацию об остатках и потребности магазинов и центрального склада:

В обоих алгоритмах предусмотрено использование функционала периодов, который позволяет задавать условия для автоматического изменения буфера запаса под акцию или в связи с сезонными колебаниями. Согласно заданному коэффициенту, система сама изменяет буфер, а затем возвращает его прежнее значение.

В ходе проекта компания «Эврика» открыла еще 4 магазина. В будущем планируется подключение еще одного центрального склада в связи с расширением бизнеса.

После подключения к системе клиенту был настроен блок аналитики. Ниже приведены отчеты, которые использует компания.

«Order fulfillment accuracy» (рис. 3). Отчет содержит информацию о точности выполнения заказов поставщиками за выбранный период (7, 31, 45 или 60 дней). Показывает какое количество товаров было предложено системой, отправлено поставщику, получено от поставщика, а также разницу в натуральном, денежном (ценах закупки), маржинальном и процентном выражении.

«OUT mover» (рис. 4). Отчет отображает, на каком этапе вывода из ассортимента сети находится товар и историю товаров, по которым остатки вымылись на всех точках хранения.

«Overstocks OUT mover» (рис. 5). Отчет содержит информацию об избыточных запасах для каждого выводимого из ассортимента товара с динамикой запасов за последние 6 недель.

Отчет «Еженедельная динамика запасов» (Рис. 6) дает возможность отследить динамику изменения запасов или групп товаров в соотношении друг с другом по компании в целом или с применением других выборок (склад, менеджер, поставщик и т.д.) по показателям: средние запасы, продажи, средние излишки, упущенные продажи, оборачиваемость:

Отчет «Средние излишки за прошлую и 4 предшествующие недели» (рис. 7) отображает по каждому SKU в разрезе выбранной категории (поставщик, менеджер, группа и т.д.) динамику изменения излишков в ценах закупки за 5 последних недель. Для удобства восприятия применена цветовая схема: красный — рост излишков, зеленый — снижение, синий — без изменений.

Подобный отчету по излишкам представлен и по упущенным продажам: «Упущенные продажи за прошлую и предшествующую неделю» (рис. 8)

В отчете «Текущие излишки товаров с упущенными продажами» приведена информация о товарах, которые находятся в излишке на некоторых складах, при этом по ним есть потребность на других складах, что позволяет правильно распределить товары по сети, если по какой-то причине произошла такая ситуация. (Рис. 9).

Отчет «Оборачиваемость по товарам (прошлая неделя)» (рис. 10) дает возможность проанализировать ассортимент компании с точки зрения оборачиваемости (с применением фильтров по поставщику/складу и т.д., как и в других отчетах):

Отчет «

Запасы за прошлую неделю

» (рис. 11a, 11b) позволяет гибко исследовать данные в разрезе одного категорийного измерения из следующих вариантов:

• Группа
• Менеджер
• Поставщик
• Название склада

и трех мер из следующих вариантов:

• Ср. запасы
• Ср. излишки
• Продажи
• Упущенные продажи
• Оборачиваемость
• Маржа

Одной из интересных и полезных комбинаций для анализа является отображение продаж и средних запасов по товарным группам для определения товаров с худшими показателями оборачиваемости, на которые стоит обратить внимание в первую очередь.

Также в данном отчете используется диаграмма, в которой представлены данные в разрезе определенной категории и отсортированы от наибольших значений в левом верхнем углу к наименьшим значениям в правом нижнем углу, что позволяет наглядно ответить на следующие бизнес вопросы и сфокусировать ограниченное время менеджеров на наиболее приоритетных задачах:

• Какие группы товаров принесли наибольший/наименьший объем продаж?
• Какие группы товаров принесли наибольшую/наименьшую маржу?
• По каким группам товаров наблюдаются наибольшие/наименьшие объемы упущенных продаж?
• Какие группы товаров имеют наиболее высокую/низкую оборачиваемость в днях?
• Соотношение средних запасов групп товаров
• Соотношение средних излишков групп товаров

Аналогичные вопросы в разрезе:

• Менеджеров
• Складов
• Поставщиков

Отчет «Структура запасов MTS товаров по принадлежности к области буфера на начало недели (в ценах закупки)» (рис. 12) отображает, какое количество активных товаров в денежном измерении находится в излишке (синий цвет), в зоне буфера продаж (зеленый цвет) и в выкладке (серая зона). Одним из преимуществ данного отчета является то, что он позволяет проанализировать, насколько корректно распределяются денежные средства, и не завышен ли уровень выкладки для товаров, который должен всегда поддерживаться для красоты полки, не учитывая буфер под продажи.

Отчет «Запасы товаров OUT» (рис. 13) отображает информацию по товарам (в разрезе складов и других категорий), которые отмечены на вывод из ассортимента сети в количественном и денежном выражении, а также, о том, какой статус у товара (заказывается ли он еще у центрального склада на магазин или на ЦС уже закончился остаток, и остатки сети распродаются).

 

Какие эффекты принесла автоматизация торговли в магазинах Эврика?

• Переход к централизованной системе управления запасами.
• Автоматизация процесса формирования заказов с учетом таких моментов, как сезонные колебания, наличие товаров-заменителей, остаток товара на ЦС. В связи с этим освобождение времени, которое менеджеры могут использовать для управления ассортиментом.
• Сокращение количества внутренних перемещений между магазинами, вызванных неправильным распределением остатков по сети.
• Сокращение излишков в 1,5 раза.
• Улучшение оборачиваемости в 2 раза.
• Расширение сети с 8 до 12 магазинов.
• Возможность оперативно реагировать на риски и проводить разнообразную аналитику.

Благодарим команды проекта за профессионализм и плодотворную работу над достижением поставленных целей. Особая благодарность ТОР-менеджменту компании за активную позицию в вопросах внедрения, а также за открытость к изменениям и пересмотру принципов управления товарными запасами, принятии решений, направленных на повышение эффективности работы компании.