Автоматический заказ товаров
Содержание статьи:
Автоматический заказ товаров (автозаказ) в ABM Inventory — это уменьшение упущенных продаж, улучшение доступности товара, ускорение оборачиваемости запасов. Какие задачи решает система автозаказа в розничной торговле? Какие эффекты получает компания?
Вместо пролога
У меня есть МЕЧТА. Я вижу себя, сидящей на берегу Женевского озера с бокалом шампанского в руках и… работаю. Рабочий день мой начинается в 8 утра и заканчивается в 8-01. Работа моя заключается в нажатии одной кнопки на ноутбуке. Кем я работаю? Я – менеджер по управлению товарными запасами (можно закупщик) и управляю запасами с помощью автоматизированной системы управления запасами, которую обычно называют автозаказ.
Примерно такую картину представляют себе те, кто только начинает задумываться об автоматизации процесса закупки. Менеджеры – думают, что их работу будет полностью выполнять система. Владельцы бизнеса и руководители, когда задумываются о внедрении автоматизированной системы управления запасами, видят в первую очередь эффект в том, что такая реорганизация обязательно приведет к сокращению рабочих мест и времени обработки заказов. И те, и другие частично правы, но это не главные задачи и эффекты автоматизации процесса заказов (автозаказа) в розничной торговле.
Система автоматического заказа
Система автоматического заказа товаров поставщику – это комплекс процессов управления запасами и заказами, основными функциями которого являются:
- Поддержание объемов товарных запасов на установленном уровне, который обеспечивает постоянное наличие товара при оптимальных запасах в системе. Это достигается путем автоматического выполнения процессов:
- Планирование заказа.
- Формирование заказа.
- Оптимизация заказа.
- Отправка заказа.
- Периодическая корректировка необходимого уровня хранения.
- Экономическое обоснование поддерживаемого уровня.
- Контроль за состоянием запасов.
- Управление ассортиментом. Для этого используются:
- разные механизмы прогнозирования. Причем, чем более сложная формула и более известная фамилия стоит в названии метода прогнозирования, тем больше результаты прогноза отличаются от реальных продаж. В отличие от систем, основанных на прогнозе, система управления запасами АВМ Cloud при планировании заказа использует инструмент буфера запасов, ориентируясь не на прогноз продаж, а на остатки и целевой уровень запаса;
- автоматическое формирование и отправка заказа поставщику;
- автоматическая оптимизация заказа для снижения логистических затрат;
- сигналы системы о недопоставках, необходимости внеочередного заказа при недостаточном уровне текущего запаса;
- специализированные отчеты для контроля за состоянием запасов (излишки, упущенные продажи, надежность поставщика, динамика запасов и т.п.);
- отчеты, помогающие в процессе управления ассортиментом. Автозаказ подскажет, какие товары из-за их низкой оборачиваемости можно вывести из постоянного товарооборота, какие заказные товары пользуются популярностью и их можно вводить в постоянный ассортимент, уменьшаются ли остатки по товарам, выводимым из ассортимента и т.п.
Как видим, возможности системы приблизить мечту, изложенную в прологе, к реальности огромны. Система автозаказа возьмет на себя большую часть задач по управлению заказами и запасами. При этом будут функции, которые невозможно полностью переложить на систему, функции где необходимы управленческие решения:
- Оперативный контроль за внешней средой, внесение изменений в трактовку исторических событий, реагирование на внутренние и внешние раздражители – это задачи, с которыми хорошая система управления товарными запасами справится. Но оценить качество самой системы должен управленец и желательно сделать это ДО ее покупки и внедрения.
- На что нужно реагировать, а что можно проигнорировать ввиду мизерного влияния на эффективность работы компании.
- Насколько товар, который автозаказ предложил к выводу из активного ассортимента на самом деле неперспективен?
Именно здесь никак не получится уйти от ручного управления.
Система управления запасами и заказами значительно сокращает количество рутинных операций, предоставляет развернутую информацию о состоянии запасов, значительно упрощает процесс принятия решений, но стратегические задачи остаются в зоне ответственности менеджера, более того, эти операции требуют глубокого понимания рынка, специфики работы предприятия, контроля над выполнением бизнес-процессов, а это уже совершенно другой, более сложный функционал, который требует высокого мастерства и хорошей мотивации.
Экономические эффекты использования системы автоматического заказа товаров
- снижение излишков запасов (на 30-60%),
- улучшение доступности товара (до 98%),
- сокращение упущенных продаж,
- ускорение оборачиваемости,
- повышение надежности поставщиков и т.д.
Система управления товарными запасами позволяет управлять огромными массивами информации, принимать взвешенные управленческие решения, поддерживать, контролировать и оптимизировать запасы предприятия, с минимально возможными затратами времени и ресурсов. Ваши менеджеры по закупке действительно будут иметь шале в Швейцарии, но именно потому, что автозаказ не может работать без вмешательства человека, и этот сотрудник должен обладать всеми талантами эффективного Менеджера с большой буквы.
