Оцениваем эффективность работы склада с помощью 7 KPIs
Эффективность работы склада заключается в достижении и поддержании его оптимальной производительности. Однако, невозможно с уверенностью утверждать, эффективно ли работает склад без контроля ключевых показателей работы.
Ключевые показатели эффективности (KPIs) — измеримая величина, привязанная к ключевым бизнес-процессам, которые также важны для определения долгосрочной прибыли и производственных целей. К ключевым показатели эффективности склада необходимо также отнести такие KPIs, достижение которых, позволит компании получить конкурентные преимущества.
В этой статье мы рассмотрим главные показатели работы склада, которые вам необходимо начать отслеживать уже сейчас.
1. Эффективность работы склада начинаем отслеживать с показателя — приема
Все операции с товаром на складе начинаются с обработки поступающих запасов. Приемку можно отнести к одному из самых ответственных процессов, организация которого, имеет прямое влияние на все последующие складские операции. Виды поставок могут быть следующими:
- Еженедельные поставки новых запасов
- Перемещение запасов с других складов предприятия
- Возврат кондиционного и бракованного товара от клиента
Такую важную часть работы необходимо отслеживать и измерять с помощью собственных ключевых показателей работы склада. Для этого следует измерять время, которое требуется для подсчета поступившего товара (количества, веса и объема) и внести данные в систему.
Основные метрики процесса приема:
- Стоимость разгрузочных работ
Расходы на рабочую силу, погрузочно-разгрузочные работы и оборудование. - Производительность приема
Рассчитывается с точки зрения трудозатрат путем измерения объема складских запасов на одного сотрудника в час. - Точность приема
Процент ошибок при приеме товара по количеству и качеству. - Использование рабочей силы и оборудования
Процент рабочей силы и погрузочно-разгрузочного оборудования, использованных в процессе размещения. - Время цикла приема на склад
Общее время, затраченное с момента разгрузки до размещения товара.
Эти KPIs позволяют выявить любые ошибки на этапе приема и в последующем избежать цепной реакции. Рассчитать эффективность приема можно по формуле:
Рекомендуем фиксировать точное время прибытия поставки, а также отмечать время, когда товар будет готов к продаже. Таким образом, вы сможете рассчитать среднее значение за месяц и сравнить его с предыдущими показателями.
Советы по повышению эффективности приема:
- Систематизируйте процесс и поручайте эту задачу только обученному персоналу.
- Создавайте уникальный артикул для товаров.
- Настройте параметры автоматического размещения в вашей системе складского учета.
Это один из ключевых показателей эффективности склада, который можно значительно улучшить используя систему управления складом и терминал сбора данных (сканер штрих-кода). Как только продукция будет отсканирована и проверена по количеству и качеству, ее сразу же можно будет зарегистрировать в системе:
2. Точность комплектации
Комплектация заказа — один из самых сложных и затратных процессов на складе.
Основные метрики процесса комплектации:
- Стоимость
Затраты на каждую строку заказа, включая отбор, маркировку и упаковку. - Производительность
Количество строк отобранных за 1 час. - Длительность
Время, необходимое для комплектации одного заказа. - Точность
Процент заказов, отобранных и упакованных без ошибок.
Давайте более детально остановимся на точности комплектации. Ведь именно от этого зависит получит ли клиент тот товар, который ожидает и, как следствие, будет ли удовлетворен. Кроме того, с увеличением точности отбора уменьшается количество возвратов от клиентов, что в свою очередь, уменьшает затраты на обработку возвратов.
Для расчета точности комплектации нам необходимы данные о количестве заказов, по которым был возврат из-за допущенной ошибки в процессе комплектации и общем количестве заказов:
Таким образом мы получаем процент правильно отобранных заказов.
Советы по повышению точности комплектации:
- Правильная организация процесса сборки и упаковки сокращает использование ресурсов, необходимых для обработки одного заказа. Это позволяет перераспределить персонал для увеличения общей эффективности работы склада.
- Инвестируйте в минимизацию текучести кадров, чтобы опытные сотрудники работали в компании как можно дольше.
- Внедрите технологию сканирования штрих-кодов для идентификации товара на этапах отбора и контроля. Для повышения эффективности данной технологии, на этапе контроля товара наносите штрих-кода на товары, которые их не имеют.
- Используйте автоматизированные системы подбора ячеек при размещении/пополнении товара. Адресное хранение товаров позволит снизить затраты времени на его поиски и количество ошибок при отборе из указанных ячеек.
- Рассмотрите возможность внедрения технологии весового контроля товара. Это уменьшит влияние человеческого фактора на процесс комплектации и позволит устранить такие ошибки, к примеру, как отгрузка ящика товара вместо одной упаковки.
- Не допускайте смешивания товара в одной ячейке. Это касается не только разных товаров, но и одного и того же, но с разными сериями и/или сроками годности, если их учет важен для бизнеса. В идеале, в каждой ячейке должен хранится один SKU.
3. Расходы на содержание товарных запасов
Чем дольше товар хранится на складе, тем дороже это обходится бизнесу.
Общие затраты на содержание — это сумма всех расходов компании на хранение запасов в течении определенного периода времени. Сюда входят следующие статьи расходов:
- Стоимость товара.
- Затраты на хранение.
- Оборудование и программное обеспечение.
- Расходные материалы.
- Налоги.
Затраты на содержание являются важным показателем эффективности склада, который можно определить следующим образом:
Данный показатель позволяет получить представление о том, какие финансовые потери приносит компании переизбыток товаров на хранении, и какое влияние на это оказывает производительность склада.
Советы по снижению затрат:
- Автоматизируйте процессы (с помощью оборудования и программного обеспечения), чтобы снизить затраты на персонал и повысить производительность склада.
- Используйте автоматизированные инструменты формирования заказов для оптимизации на складе с учетом сезонных всплесков и других отклонений от нормы
- Работайте над сокращением запасов по малооборачеваемым товарам и overstock.
- Для улучшения производительности при выполнении складских операций, сокращения издержек, связанных с пересортицей, а также сокращения затрат на расходные материалы, рекомендуем использовать терминалы сбора данных (ТСД).
4. Оборачиваемость запасов
Оборачиваемость товарно-материальных запасов — еще один важный ключевой показатель эффективности управления складом, который довольно тесно связан со стоимостью хранения.
Это показатель того, как быстро вы продаете и отгружаете товар после того, как он был получен на складское хранение. Очевидно, что это один из ключевых показателей эффективности склада, который хочется поддерживать на высоком уровне. Чем выше оборачиваемость товаров, тем меньше затрат на их хранение и тем больше прибыли вы можете получить.
Основные метрики оборачиваемости запасов:
- Стоимость запасов
Стоимость хранения в течении определенного периода времени, включая стоимость обработки запасов на хранении, инвентаря, затраты на обслуживание, повреждение, устаревание. Чем дольше товар храниться на складе, тем выше затраты для склада. - Соотношение запасов к продажам
Измерение и сравнение уровня запасов и продаж, позволяет определять ежемесячный рост запасов на фоне снижения продаж.
Системы управления складом предоставляют такую информацию, но вы также можете самостоятельно рассчитать оборачиваемость запасов по следующей формуле:
Отслеживание данного показателя позволяет лучше понять популярность определенных категорий товаров и оценить тенденцию покупок.
Советы по улучшению оборачиваемости запасов:
- Совершенствуйте модели прогнозирования запасов.
- Определите низкооборачиваемые запасы и внедрите стратегию сокращения запасов.
5. Количество возвратов
Количество возвратов — простой, но в то же время жизненно важный показатель эффективности управления складом, который дает представление об удовлетворенности клиентов в целом.
Ключом к эффективному использованию данного показателя является сегментирование по причине возврата. Итак, определите несколько причин возврата и используйте следующее уравнение для анализа каждой из них:
Таким образом, операционный менеджер, опираясь на данные, может искать причины улучшения данного показателя. Например, большое количество возвратов по причине несоответствия товара заказу указывает на то, что в процессе комплектации существуют проблемы.
Советы по снижению возвратов:
- Сегментируйте и исследуйте причины возвратов.
- Убедитесь в точности остатков товара в ячейках и в соответствии между его системным и фактическим размещением.
- При необходимости, проведите повторное обучение для персонала по работе с вашей системой складского учета.
- Соблюдайте требования по хранению товара, чтобы свести к минимум возможности их повреждения.
- Используйте сканеры штрих-кода для контроля товара перед отправкой.
- Выявите проблемные группы товаров, выделите для них отдельную зону на складе, доступ к которой будут иметь только опытные сотрудники.
6. Упущенные продажи
Количество упущенных продаж — ключевой показатель, который позволяет проводить глубокий анализ прогнозирования закупок.
Высокий процент невыполненных заказов означает, что поступает большое количество заявок на товары, которых нет в наличии на складе. Это можно объяснить внезапным ростом спроса, но если процент невыполненных заказов постоянно высокий, вероятно, это является результатом:
- Некачественного планирования запасов и прогнозирования продаж.
- Неэффективного управление складскими запасами.
- Отсутствием анализа товарооборота склада.
В любом случае, невыполненные заказы создают неприятное впечатление у клиентов, за этим показателем необходимо следить и сводить их количество к минимуму. Для расчета, вы можете использовать следующее уравнение:
Советы по сокращению количества невыполненных заказов:
- При прогнозировании запасов используйте как можно больше данных.
- Используйте правильный расчет оптимального запаса для каждой позиции с учетом прогноза спроса и страхового запаса.
- Используйте передовые методы управления запасами.
7. Время выполнения заказа
Время выполнения заказа — это ключевой показатель эффективности работы склада, который учитывается при расчете количества просроченных заказов. Это усредненный показатель времени, между размещением заказа клиентом и получением товара. Чем меньше времени вам потребуется на выполнение заказа, тем счастливее будут ваши клиенты.
Пока клиент получает именно то, что он заказал, оптимизация времени выполнения заказа также может влиять на один из ключевых показателей — время цикла заказа.
Этот KPI показывает время от момента формирования заказа, до его выполнения, что является отражением клиентской удовлетворенности и лояльности.
Советы по сокращению времени отгрузки заказа:
- Устраните “узкие” места на складе.
- Разделите склад на зоны/подзоны по их функциональности.
- Пересмотрите логику размещения товара на складе и его дальнейшего хранения.
- Выберите наиболее подходящую схему комплектации.
- Мотивируйте сотрудников.
- Используйте новые технологии, в частности, современную систему управления складом.
Конечно, KPIs для измерения эффективности склада гораздо больше, но мы считаем, что именно эти семь необходимо отслеживать постоянно.
Выбирая, какие показатели будут использоваться в вашей цепочке поставок, необходимо определить, что больше всего влияет на прибыль и эффективность работы и понять, какими показателями нужно управлять, чтобы повысить производительность вашей логистики.
С помощью системы управления складом можно с легкостью настраивать нужные параметры и показатели эффективности, проводить анализ и всегда быть в курсе того эффективно ли работает логистика склада.
WMS позволяет отслеживать поступившие заказы, а также контролировать их поэтапно:
С помощью WMS можно отслеживать производительность склада в целом, на графиках мы наглядно видим загруженность склада по процессно:
Также WMS позволяет посмотреть производительность каждого сотрудника отдельно. Система отображает информацию о проведенной работе сотрудником в заданный период времени:
Какая из 7 метрик является наиболее важной?
Все зависит от ваших целей. Если вам необходимо обосновать покупку новой системы управления складом, вам необходимо начать отслеживать точность комплектации заказов и количество отобранных товаров в час. Если вы только начали отслеживать ключевые показатели, возможно, вам придется сначала разобраться с нормой прибыли и общим циклом заказа.
Также имеет значение то, какие показатели легче всего измерить. Если у вас есть программное обеспечение для управления складом, которое автоматически отслеживает уровень запасов, измерить уровень просроченных заказов и оборачиваемость запасов будет легко. Но если в вашем программном обеспечении отсутствуют эти показатели или вы вообще не используете программное обеспечение, получить эти KPIs будет намного сложнее.
