Излишки в управлении запасами

На сегодняшний день есть множество программ по управлению запасами, которые позволяют добиться прекрасных результатов при заказе товаров в сеть от внешних поставщиков. Все они опираются на разные показатели, алгоритмы и методы. Какие из этих показателей более важные, и какие методы управления более подходящие – каждая компания решает для себя, в зависимости от своей специфики. Однако можно выделить несколько основных проблемных явлений, с которыми сталкиваются все. На одно из таких явлений мы хотели бы обратить Ваше внимание – «излишки», или «избыточные запасы» – и поделиться своим опытом по работе с ними

В данной статье будет рассмотрено:

• Определение понятия «излишки».
• Примеры причин возникновения излишков.
• Последствия игнорирования избыточных запасов.
• Примеры решений в ситуациях, когда есть излишки. 
• Моменты, описанные в данной статье, исходят из опыта успешно завершенных проектов по внедрению системы по управлению запасами ABM Inventory в различные ритейл-компании.

Определение понятия излишков

Мы предлагаем следующее определение явления «излишек»: это количество товарных запасов по определённой товарной позиции на определённой торговой точке, которое превышает рассчитанный оптимальный уровень запаса.
Соответственно, следующий вопрос – как рассчитать этот «оптимальный уровень запаса».

Для этого нужно определить следующие показатели:

1. Время пополнения товарной позиции на торговой точке – количество дней с момента текущего заказа до момента доставки следующего, после текущего, заказа. То есть этот параметр должен учитывать не только время от поставки до поставки, но ещё и время, необходимое на выполнение заказа.
2. Средние продажи товарной позиции за время пополнения, в количественном эквиваленте.
3. Минимальное количество товара, которое может быть заказано. Какие-то товары поставляются только упаковками, а какие-то могут поставляться поштучно, и это тоже нужно учитывать.

В итоге, умножив время пополнения на средние продажи и добавив минимальное количество заказа, получаем оптимальное количество товара, которое необходимо поддерживать на торговой точке. Под «поддерживать» мы подразумеваем тот момент, что заказы не должны превышать этот рассчитанный уровень запасов, иначе получится, что компания сама себе создает излишек.
Такое определение избыточных запасов позволяет проводить анализ высокого качества, и в любом разрезе – товарные группы/подгруппы/позиции, торговые точки, привязанные к товарам специалисты, и т.д.

Причины возникновения излишков

Основными причинами возникновения излишков, выявленными в результате анализа выполненных проектов, являются:

1. Самовольный заказ дополнительного количества товарных запасов менеджером по закупкам, выше рассчитанного оптимального запаса. Это, пожалуй, самая часто встречающаяся ситуация. Подобные заказы менеджеры чаще всего объясняют своей интуицией, «мне кажется, что так надо», или «исходя из моего опыта …». К сожалению, исходя из проанализированной статистики, подобные заказы являются ошибочными в 80% случаев и служат основной причиной излишков.
2. Закупки больших партий товарных позиций от поставщиков со скидкой. Часто встречающаяся ситуация, когда поставщик пытается «вытолкнуть» свои неходовые товары. И в результате подобной закупки, торговая точка получает товарные запасы, которые лежат на складе «мёртвым грузом», продаваясь очень слабо или не продаваясь вообще. В практике были примеры, когда уже прошёл год с момента закупки, а продано было меньше четверти запасов. И с такой тенденцией эти запасы будут лежать ещё несколько лет, создавая излишек.
3. Похожая на предыдущую ситуация, когда поставщик выкупает или проплачивает место для своих товаров на торговой точке, на время акции или на постоянной основе. Ситуация может показаться неоднозначной, ведь поставщик вроде как оплачивает занятую полку/дополнительное количество на акцию. Однако, когда акция прошла хуже ожидаемого или товар поставщика слабо продаётся, то торговая точка остаётся с запасами, продажи которых не перекрывают занимаемое место даже с учётом оплаты поставщиком. Также нужно учитывать, что основной актив розничной сети помимо запасов – это полка. С нее всегда нужно пытаться получить максимум маржи, а когда она занята не ходовым товаром, то прибыльность метра квадратного полки падает.
4. Личные договоренности между специалистом по закупкам и поставщиком – к сожалению, очень жизненная ситуация, которая иногда имеет место быть. Может быть инициирована как поставщиком, так и самим специалистом по закупкам. Суть состоит в следующем: специалист за определённое вознаграждение делает закупку товаров, от которых поставщик желает избавиться. Размеры партий варьируются, но учитывая, что таким образом реализуется невостребованный товар (востребованный продался бы и так), то любая такая закупка ложится на склады компании избыточным грузом.
5. Привоз поставщиком свыше заказного количества или вообще не присутствующих в заказе позиций. Такая ситуация встречается реже, однако заслуживает упоминания. Обычно случается с большими поставщиками национального и/или международного уровня, которым крайне сложно диктовать условия взаимоотношений.
6. Возникновение излишка в связи с резким падением спроса. Когда спрос падает, то необходимо пересмотреть/пересчитать оптимальный уровень запасов. В таком случае возможны ситуации, что какое-то время текущие запасы будут выше нового оптимального уровня запасов. Это естественное явление, однако его стоит минимизировать за счёт регулярного пересмотра оптимального уровня запасов на соответствие текущему спросу как минимум раз в сезон/квартал, а при возможности – чаще.

Последствия игнорирования избыточных запасов

Излишки – это такое понятие, которое можно минимизировать, но на 100% избавится крайне сложно. Поэтому часто может быть принята позиция «излишки будут всегда, зачем на их анализ тратить время?» или «запас карман не тянет, не страшно, что запасов больше, чем нужно». Такое отношение чревато следующим:

1. Каждая единица товара, приобретённая свыше оптимального количества, лежит «про запас», занимая складское/полочное пространство. Пока такие запасы не продадутся, они выступают в роли «замороженного» капитала – средств, которые не оборачиваются и не приносят прибыли.
2. У избыточных запасов есть фактор риска, связанный со сроком годности – физическим (в основном для пищевых продуктов) и моральным (для непищевой продукции, техники, и т.д.). При изменении тенденций в спросе может получится так, что текущие запасы определённой продукции обесценятся, или даже могут перейти в категорию «неликвид», то есть на их покупку были зря потрачены средства.
3. Наличие значительных запасов определённой товарной позиции ограничивает возможность расширения ассортиментного ряда/ассортиментной матрицы, то есть представления более широкого спектра товаров для привлечения большего количества покупателей, и соответственно увеличения прибыли.

Примеры действий в ситуациях наличия излишков

Первое, что необходимо сделать – это провести анализ текущих запасов. Есть два самых первичных направления – излишки в количественном эквиваленте и излишки в денежном эквиваленте. Часто выбирают одно и сосредотачиваются исключительно на этом выбранном направлении, в ущерб второму. Мы же рекомендуем проводить анализ по обоим направлениям и интегрировать результаты, чтобы выявить самые многочисленные избыточные запасы с самой высокой ценой. Это естественно займет больше времени и усилий, однако такие затраты оправданны. На практике есть масса примеров, когда устранение излишков по дорогим, но не многочисленным позициям не улучшало ситуацию с занятостью складов/полок. И наоборот – когда устранение значительных излишков дешёвых позиций не приносило желаемого денежного эффекта. Важно осознавать, что от качества анализа зависит эффективность дальнейших действий по минимизации избыточных запасов.

Дальнейшую группировку стоит проводить по следующему принципу:

• Излишки, у которых явно прослеживается тенденция на снижение, иными словами, есть более-менее регулярные продажи.
• Излишки, у которых очень слабая или вообще отсутствует тенденция на снижение.

Если есть соответствующий инструментарий, то в таком делении очень поможет отчёт об отсутствии движений (продаж) по товарным группам/подгруппам/позициям за выбранный период времени. Соответственно, более приоритетными для избавления являются те, которые лежать без движений дольше.

Для первой группы главное – выявить причину возникновения избыточных запасов товарных позиций, и нейтрализовать её. Когда проблема найдена и решена, то с учётом наличия продаж можно или просто подождать выравнивания уровня запасов до оптимального, или предпринять дополнительную маркетинговую активность (реклама, акции) для ускорения процесса продажи избыточных запасов.

Для второй группы причина возникновения излишков вторична, и основной проблемой является необходимость избавится от запасов слабопродающихся/неликвидных товарных позиций.

Каким образом это можно сделать:

1. Оформить возврат товаров поставщику. Для этого при необходимости могут заключаться дополнительные соглашения, если до этого такого момента во взаимоотношениях с поставщиком не было предусмотрено.
2. Пищевые товары и определённые категории не пищевых товаров могут быть использованы во внутренних нуждах предприятия – внутреннее производство, хозяйственные нужды, и т.д.
3. Провести анализ продаж отдельных товарных позиций в разрезе торговых точек. Возможны ситуации, когда где-то продаж нет и есть излишки, а где-то есть продажи и даже нехватка товара в связи с географическими, социальными или другими факторами. Тогда с точек, где продаж нет, нужно переместить запасы на точки, где продажи есть. Такой анализ сложно провести вручную, без специализированных отчетов, однако он даёт возможность реализовать излишки и получить с них прибыль.

Перемещение запасов для перераспределения/возврата также можно организовать несколькими способами. При наличии распределительного центра (РЦ), все запасы с торговых точек с излишками свозятся на него, для дальнейшего перераспределения/возврата поставщику. При отсутствии РЦ или нецелесообразности перемещения на него товаров в связи с географическими, логистическими или другими факторами, используют торговую точку с подходящими складскими возможностями в качестве «временного РЦ» или «временного внутреннего склада». Самым последним вариантом является прямое перемещение товарных запасов с торговой точки на торговую точку, однако это бывает целесообразным лишь при близком расположении – в рамках одного города/района/области – торговых точек, и при учёте цены товара (и какую маржу товар приносит). То есть нужно следить чтобы затраты на перемещение не превысили прибыль, которую можно получить от продажи такого товара.

После устранения избыточных запасов второй группы нужно обязательно исключить такие товары из ассортиментного ряда/ассортиментной матрицы (или любого другого документа, который отвечает за ассортимент). Если такого документа нет, его нужно создать, и внимательно вести – регулярно анализировать, пересматривать и обновлять. Это позволит избежать ошибочного заказа неликвидных позиций, и держать ассортимент в актуальном состоянии.

Вывод

Работа с излишками ведётся на протяжении всего времени работы компании, как каждым из менеджеров по определенной группе, так и руководителем отдела закупок (или аналогичным специалистом), и даже высшим руководством компании. Если в текущем сезоне/квартале данный показатель минимизирован, это не значит, что нет риска возникновения проблем в следующем. Будут ли Вами приняты рекомендации из этой статьи, или Вы предпочтёте действовать по-своему – в любом случае на уровне компании должна быть принята методика работы с избыточными запасами, которая будет регулярно и систематически применятся для управления данным явлением.