Автоматизация логистики: Как сделать процесс внедрения быстрым и безболезненным?

Если говорить о ключевых проблемах, с которыми сталкиваются предприниматели, это:

• высокие затраты на содержание автопарка;
• нерентабельные перевозки;
• учет всех условий перевозки и индивидуальные требования;
• отсутствие оптимизации маршрутов;
• неорганизованная система управления и учета;
• негативное влияние человеческого фактора.

Я считаю, что последний пункт является ключевым в процессе управления транспортной логистикой. Сегодня вполне можно избежать влияния человеческого фактора на процессы в компании, что часто вызывает негативное отношение со стороны менеджеров, в силу боязни их отстранения по ненадобности. Но существует неоспоримый факт: автоматизация логистики в разы увеличивает продуктивность работы самой компании. Менеджеров можно «успокоить» тем, что полностью автоматизировать все процессы не удастся, и их задачей будет контроль по выполнению и оптимизации.

Многие компании приходят к тому, что им крайне необходимо автоматизировать логистику. Из примеров автоматизации: у компании «Люстдорф» была острая потребность сократить время планирования маршрутов, избежать «человеческий фактор» и снизить расходы. Компания «Эпикур» больше нуждалась в повышении качества обслуживания клиентов, а вот «МХП»поставили цель выявить перепробеги.

Оговорите все нюансы с менеджером проекта

За своевременное внедрение изменений и скорейшее получение эффектов отвечает менеджер проекта. Основными его функциями являются постановка и контроль выполнения задач, соблюдения дедлайнов, координация и реагирование на все возникающие запросы.

Как показывает моя практика – часто руководители прилагают проектные задачи дополнительно к операционной деятельности. Роль проектного менеджера выполняет логист, которому гораздо проще работать «по-старому», внедрять новый проект нет ни желания, ни времени. В итоге, со стороны менеджеров возникает саботаж, что часто значительно тормозит работу.

Из личного опыта скажу: в случае, если компания нанимает менеджера для реализации проекта на фиксированную оплату, пусть даже на временной основе, это ускоряет процесс введения системы в разы.

Чтобы не быть голословным, покажу это на примере известной всем компании «Metro Cash&Carry». Компания наняла специального проектного менеджера, согласно его контракту — большая часть заработной платы зависела именно от результатов внедрения проекта. Результаты работы менеджера по автоматизации логистики не заставил себя ждать, и цифры говорят сами за себя:

• автоматизация логистических процессов за 9 месяцев в 6 филиалах;
• снижение затрат на доставку на 13%;
• рост продаж на 11% за 6 месяцев;
• сокращение несвоевременных доставок на 80%;
• после отмеченного роста продаж новые машины не приобретались.

Неотъемлемой частью автоматизации логистики является настройка обмена данных, а именно, загрузка заказов из учетной системы и маршрутов в нее. Таким образом уменьшается влияние человека и вероятность ошибки, не говоря уже об ускорении процесса.

Из личного опыта скажу, что бывают компании, в которых настройка обмена данными делается за ночь, а бывает, что это занимает около полугода. Это зависит от хранения данных в компании и вовлечения IT-специалиста.

Зачастую, в компаниях один-два IT-специалиста в штате либо отдел разработки находится на аутсорсе. Все они ежедневно «тушат пожары в компании» и не переходят к стратегически важным задачам. Поэтому очень важно донести приоритетность задачи до вашего специалиста, и поощрить его финансово за выполнение в сжатые сроки.

Разработайте бонусную программу для логистов

Немаловажно объяснить логистам и то, что при внедрении системы, в их работе будет необходимость. Главный акцент необходимо сделать на том, что система не заменит их, а автоматизирует многие из их рабочих моментов. Иными словами она смещает фокус с ручной работы над маршрутами на работу с данными – поиск нерентабельных точек, корректировку данных, взаимодействие с коммерческим департаментом, работу с водителями. Например, если есть возможность загружать две машины вместо одной, доставка станет дешевле на 15%, а значит появятся средства на модернизацию склада.

Дайте понять что TMS (Transport management system – система управления транспортом) – это инструмент повышения эффективности. Это не «вместо», а «в помощь» логистам. Предложите бонусную программу и одобрите спланированные в системе маршруты. На первых этапах это могут быть не самые оптимальные решения с ручными правками, но вы ничего не теряете т. к. ответственность за качественную доставку все равно остается на логисте. Далее, когда вы уже получили первые данные, можно давать бонусы только за качественно составленный и выполненный маршрут – нет нарушений временных окон по плану, затраты в пределах нормы.

Так, например, на первом этапе вы можете внедрить фиксированный бонус, если маршруты спланированы в TMS. Если в TMS есть все маршруты за все доставочные дни месяца, то оплачиваем 100% бонуса, если меньше половины маршрутов спланировано в системе, бонус сотрудник не получит.

Когда персонал привыкает к нововведению, следует перейти ко второму этапу – начислять бонус только за качественно спланированные маршруты, без нарушений. На этом этапе вы уже получаете возврат вложенных денежных средств. Так как все клиенты уже стали получать продукцию вовремя, лояльность повышается, а вместе с ней и объем заказов.

Третий этап – переход к выплате бонуса за контроль выполнения маршрутов.

В среднем длительность каждого этапа 3-4 недели.

Контролируйте KPI водителей

Водитель получает накладные, раскладывает их в удобном ему порядке, при этом никуда не торопится, может заехать домой или делать перерывы когда захочет. Как следствие опоздания к клиентам, жалобы и убытки компании – знакомая ситуация? И при этом видите вы это уже по факту. Теперь, когда все данные уже оцифрованы, можно начинать планировать четкие KPI, и вести контроль за их выполнением в режиме реального времени.

Как показывает опыт, вначале использования ТМS, порядок проезда соблюдается менее, чем на 50%. Из-за этого перепробег составляет 15-30%. Немаленькая сумма лишних расходов, не так ли? Если с этим работать, перепробеги снижаются до 5%, а своевременность возрастает до 95-100%.

Первое, на что стоит обратить особое внимание – контроль правильного выполнения маршрута. Использование TMS, интегрированной с GPS, позволяет отслеживать не только выполнение маршрута, но и видеть плановые показатели. Водители понимают: теперь вы отслеживаете любые перепробеги. Чтобы сократить уровень саботажа, важно помнить о мотивации и поощрении за качественно выполненные маршруты. Заработную плату рекомендую начислять в виде ставки и бонусной системы, которая начисляется за выгруженные килограммы, посещенные (вовремя и в заданной последовательности) точки, за плановый километраж, (чтобы выровнять областные и городские маршруты), и за минимальный перепробег.

Подобное решение очень помогло компании «Эпикур». Ранее водители получали фиксированную оплату за статичные маршруты. После внедрения ТМS возросла эффективность использования транспорта. Система позволяет получить больше точек на маршрут и больший тоннаж для использования оптимального количества автомобилей. Это значит, что водителям пришлось работать больше, чем раньше при таких же оплатах. Применение такой мотивации позволяет не только устранить негатив, но и повысить желание водителей делать больший объем работы.

Автоматизация логистики – работа целой команды специалистов, которые понимают свои зоны ответственности и мотивированы не только на получение личного финансового эффекта, но и компании в целом. При работе с персоналом, который участвует в процессе внедрения, оптимальным будет сочетание индивидуальной материальной и нематериальной мотивации. Это позволит, с одной стороны, дать понять людям, что они являются частью команды и вносят весомый вклад в компанию, а с другой стороны – они будут щедро вознаграждены за эффективную работу.