Как понять что пора реорганизовать систему управления запасами: 8 индикаторов для ритейлера

Независимо от того, какими инструментами вы пользуетесь для управления запасами в вашей розничной сети (специализированной системой, ERP или даже Excel), рано или поздно вам могут понадобиться изменения. Когда недостатки существующей системы начинают проявлять себя, это приводит к образованию «мертвых» запасов, сбоям в поставках, неудовлетворительным результатам промо-кампаний и не только. Главное — вовремя зафиксировать эти проблемы, выявить причины и найти эффективные решения, внедрение которых будет стимулировать развитие компании и рост прибыли.

В этой статье собраны 8 основных индикаторов того, что компания срочно нуждается в изменениях в системе управления запасами. Также мы рассмотрим ключевые изменения в бизнес-процессах, которые могут помочь в решении этих задач.

1. Вы не удовлетворены уровнем оборачиваемости запасов

Товары задерживаются на складе слишком долго прежде, чем будут проданы? Низкий коэффициент оборачиваемости, как правило, может быть вызван совокупностью факторов: низкий спрос на определенные SKU, неэффективное планирование закупок, не учтенные сезонные колебания спроса и тому подобное. Низкая оборачиваемость всегда приводит к дополнительным затратам на хранение запасов, потери средств из-за порчи товара, уценки и списания товара.

Если вы сталкиваетесь с этой проблемой в своих магазинах, это означает, что существующая система управления запасами не обеспечивает эффективную координацию между планированием, закупками и реализацией. Ритейлеру необходимо повысить точность заказов, усовершенствовав процессы прогнозирования спроса и сбора достоверной аналитики. Потому что образование излишков или недостаток товаров, как правило, возникает тогда, когда ритейлер недостаточно точно оценивает уровень спроса. Это может быть вызвано как локальными, так и макроэкономическими причинами.

По данным аналитиков DA Davidson, в результате резкого роста спроса в период пандемии, большинство розничных торговцев в 2022 году столкнулись с беспрецедентным избытком запасов, который усложнял их работу. Крупные сети, которые продают товары для дома, одежду и электронику, сейчас активно сокращают уровень запасов. Так, Walmart уже уменьшил запасы в своих магазинах в США на 9%, освободив сотни миллионов долларов со своего баланса и открыв пространство в цепях поставок.

Сбалансировать уровень оборачиваемости запасов можно с помощью специализированного программного обеспечения. Например, решение ABM Inventory, которое работает на базе искусственного интеллекта, имеет для этого все необходимые инструменты:

• Глубокая аналитика эффективности ассортимента с учетом поставщиков, особенностей реализации каждой SKU и колебаний спроса.
• Модуль прогнозирования, который позволяет точно оценить текущий и будущий спрос на товары.
• Планирование закупок с учетом коэффициентов сезонности и ситуации на рынке.

2. На ваших полках часто не хватает товаров

Клиенты начинают обращать внимание на то, что их любимых товаров постоянно нет в наличии? Отсутствие популярных SKU неизбежно приводит к потере потенциальных продаж. Клиенты могут быть вынуждены выбирать альтернативные товары или даже отказываться от покупки. Это может также создать негативное впечатление о магазине и привести к потере лояльности постоянных клиентов.

Низкий уровень наличия может быть следствием неэффективного управления запасами, несбалансированного планирования поставок и отсутствия качественного анализа ассортимента. Часто это происходит в категории свежих товаров, которые должны постоянно обновляться: менеджер закупает меньше, чтобы не допустить избытка просроченных товаров. В результате покупатели видят пустые полки в конце дня и остаются недовольными. Также это может быть результатами ошибок менеджеров, которые просто забыли внести в систему информацию о необходимости пополнить запасы определенных товаров.

По результатам сети «Дивоцин» после внедрения системы управления запасами ABM Cloud доступность подключенных продуктов выросла на 10,8%, оборачиваемость подключенных продуктов ускорилась на 23,08% (с 45,5 до 35,0 дней), в категории фреш — на 18,84% (с 6,9 до 5,6 дней).

Если вы столкнулись с этой проблемой, возможно, пришло время для перехода на «умное» программное обеспечение, которое имеет необходимый функционал для контроля наличия товаров, как в ABM Inventory:

• Автоматическое определение «двигателей» продаж и лишних товаров, которые следует исключить из ассортимента.
• Система управления запасами с учетом срока годности, договоренностей с поставщиками, типа упаковки, слотов доставки грузов и т.д.
• Система автоматического заказа, которая создает и отправляет запросы поставщикам или на склад без какого-либо ручного вмешательства.

3. Вы замечаете большое количество «мертвых» запасов

Если вы заметили большое количество «мертвых» запасов, скорее всего, пришло время внести изменения в существующую систему управления. «Мертвые» запасы создают значительные проблемы для бизнеса, потому что занимают место на складе. Более того, они могут привести к существенным убыткам, так как такие товары часто приходится продавать со скидками на вынужденных распродажах или даже выбрасывать.

Если вы пользуетесь специализированной системой, она должна предупредить появление «мертвых» запасов. Так, решение ABM Inventory помогает находить лишние товары, приостанавливать заказы, мягко выводить их из ассортимента и искать более удачные альтернативы. ПО также поможет решить проблему с уже имеющимися «мертвыми» запасами и организовать процесс распродажи.

4. Вы не удовлетворены результатами проведенных промо-кампаний

Неудачи в рекламных кампаниях могут быть вызваны рядом факторов, таких как недостаточная подготовка, некорректное прогнозирование спроса, пересечение акций или недостатки в выполнении поставок. Рассмотрим эти факторы подробнее:

• Недостаточная подготовка к рекламной кампании.

  Это может повлечь недостаточное наличие акционного товара или невозможность реализовать все необходимые мероприятия в течение периода акции. Важно точно рассчитать время на планирование и развертывание кампании, а также перевести рутинные задачи в автоматический режим, уменьшая нагрузку на менеджеров. Так, функциональный блок для товарного продвижения ABM Promo автоматически рассчитает необходимый уровень запасов для рекламной акции и предупредит об ошибках, которые могут негативно повлиять на результат.

• Несколько акций пересекаются и конкурируют между собой.

  Некоторые акции могут мешать ходу других. Кроме того, менеджерам трудно самостоятельно контролировать несколько акций одновременно, поэтому они часто допускают ошибки. Чтобы этого не произошло, стоит использовать удобный акционный календарь. В системе ABM Cloud все акции собраны в одной консоли. Можно просматривать результаты прошлых, текущих и запланированных кампаний и отслеживать результаты их хода.

• Некорректный прогноз спроса.

  Если ритейлер неправильно оценил ожидаемое количество продаж во время рекламной кампании, это может привести к образованию излишков запаса или, наоборот, недостаточного количества товара на полках. Важно делать расчеты запасов на основе анализа спроса, истории продаж продукта и данных о продажах аналогов или подобных продуктов — все это позволяет делать специализированное программное обеспечение.

Если ваши промо-акции не приносят ожидаемого результата, возможно, пора пересмотреть подход к управлению запасами. Эффективная система должна предоставлять возможность тщательно планировать активность, анализировать факторы влияния и разрабатывать стратегии, которые помогут избежать неудач в будущем.

5. Ваши менеджеры тратят много времени на оформление заказов

Чтобы решить эту проблему, можно перевести рутинное оформление заказов в автоматический режим и дать возможность менеджерам сосредоточиться на решении более важных задач. Кроме того, автоматизация предотвращает возникновение «ручных» ошибок, которые приводят к излишкам и нехватке товаров.

Используя систему заказов ABM Inventory, ритейлер может автоматически создавать и отправлять заказы внешним поставщикам или на склад без какого-либо вмешательства сотрудников. Такая автоматизация, как показывает опыт клиентов ABM Cloud, позволяет реорганизовать отдел, уменьшить количество сотрудников и высвободить значительную часть ресурсов, направив их в маркетинг или инвестиции.

6. Вам недостаточно данных для глубокого анализа показателей управления запасами

Отсутствие достоверной и глубокой аналитики может привести к неоправданному расходованию ресурсов и ситуации, когда ритейлер не способен дать четкую оценку эффективности управления запасами. Если ваша текущая система не предоставляет информации, необходимой для улучшения бизнес-процессов сети, стоит задуматься о совершенствовании.

Новая система должна обеспечить подробную отчетность для принятия обоснованных решений. Так, аналитический модуль ABM Inventory предоставляет инструменты аналитики для отслеживания динамики продаж, эффективности формирования и использования запасов. Это не просто набор удобных отчетов, а полная диагностика ваших бизнес-процессов и мощный инструмент повышения производительности бизнеса.

7. Вас не устраивает, когда период отсрочки платежа меньше среднего периода реализации запасов

Если вы не успеваете реализовать предоставленный поставщиком товар до конца периода отсрочки — это означает, что деньги нужно будет оплатить раньше, чем они вернутся вам от продажи. Такие ситуации нежелательны для ритейлеров, которые стремятся улучшить оборачиваемость капитала, уменьшить риски и обеспечить более надежную прибыль.

Специализированное программное обеспечение поможет определить оптимальный запас товаров на складе, а также разработать стратегию продвижения товаров, чтобы уменьшить период реализации. Таким образом, ритейлер может снизить риск недостаточной ликвидности, обеспечить лучшую оборачиваемость товаров и быстрый возврат денег с продажи товаров.

По результатам проектов ABM Cloud, благодаря внедрению системы ABM Inventory оборачиваемость запасов улучшается в среднем на 30%.

8. Вы не удовлетворены качеством взаимодействия с поставщиками

Любой опытный ритейлер знает, что взаимодействие с поставщиками полно вызовов. Поэтому имеющейся системы по управлению запасами будет недостаточно, если вы не можете в полной мере контролировать поставщиков на предмет своевременности и корректности поставок. Вы можете сталкиваться со следующими проблемами:

• несвоевременные поставки;
• товар часто приходит в ненадлежащем количестве;
• ошибки в заказах, вы получаете не тот товар;
• товар приходит поврежденным, неправильно упакованным и т.д.

Все эти ситуации должны быть зафиксированы и проанализированы. Если вы никак не можете повлиять на действия поставщика, благодаря анализу предыдущих поставок можно принять более обоснованное решение. Например, отказаться от поставщика или договориться с ним о лучших условиях, обосновывая это четкой статистикой прошлых поставок.

Для урегулирования сотрудничества с поставщиками вы можете использовать систему ABM Cloud, которая позволяет прозрачно оценить надежность каждого партнера. Графики аналитического модуля отображают информацию о заказах по количеству и стоимости, долю поставщика в закупках и продажах магазина или всей сети. Инструменты софта также включают:

• Расчет индекса надежности поставщика (ИНП) и его учет при формировании заказов.
• Оптимизацию заказа с учетом условий поставщика.
• Проверку правильности заказа, которая предотвращает появление нежелательных ошибок.
• Автоматическую отправку заказа в зависимости от настроек, выбранных для конкретного поставщика.

Подводим итоги

Если ритейлер регулярно сталкивается с рассмотренными проблемами или даже с одной из перечня, это может указывать на потребность в реорганизации системы управления запасами. Даже если вы уже используете специализированное программное обеспечение для налаживания бизнес-процессов сети, этого может быть недостаточно для эффективного и оптимизированного управления запасами. Выбранная система должна предусматривать гибкость, возможность развития и адаптации к изменениям на рынке или в самой сети — от этого напрямую зависит успех любого бизнеса.