Как повысить эффективность управления товарными запасами и улучшить бизнес-процессы. Опыт food-retail сети
Одна из крупнейших на своем национальном рынке, с 2001 года из одного супермаркета компания разрослась в обширную розничную сеть магазинов разного формата: экспресс-маркеты, супермаркеты с кулинарией и пекарней, гипермаркеты, круглосуточные маркеты. Благодаря доверию покупателей, успешной стратегии руководства, вовлеченному и трудолюбивому коллективу, эффективным партнерским отношениям сегодня сеть насчитывает уже более 200 магазинов.
Мы развиваем себя для нашего покупателя. Это образ и наполнение магазинов, новые собственные бренды, сервис и удовлетворение спроса.
Сеть сотрудничает с огромным количеством поставщиков. Это позволяет предлагать покупателям десятки тысяч наименований товаров как отечественных, так и зарубежных поставщиков. Именно эти факты подтолкнули компанию к поиску вендора для оптимизации собственных процессов управления товарными запасами.
Процесс выбора вендора: критерии и особенности
Как и в большинстве компаний, автоматизация начинается с рутинных постоянно повторяющихся процессов, которые система делает быстрее и точнее человека.
Вначале мы создали свою систему автозаказа сотрудничая со смежными отделами и магазинами, которые вовлечено трудились и помогали друг другу. Эволюционируя наш сервис, мы осознавали, что только до разумной степени самостоятельная автоматизация процессов будет выгодна компании, и конкурировать с готовыми профессиональными решениями бессмысленно потому, что бюджет, время и качество будут несоизмеримы с апробированными и работающими во многих сетях системами.
Алексей Азява, supply chain manager.
Руководство сети приняло решение о поиске внешнего вендора для внедрения автоматизированного решения управления товарными запасами. Был проведен тендер, в ходе которого команда сети связалась с 9-ю компаниями, которые профессионально занимаются внедрением систем автозаказа. Имея опыт в разработке самописного решения, компания основательно подошла к выбору системы, чтобы покрыть все потребности. Для команды был важен как функционал самой системы, так и возможность интеграции с учетной системой, методология и опыт команды внедрения, совокупная стоимость внедрения продукта и поддержки на ближайшие 5 лет.
Все провели презентацию своих решений, методологии внедрения, сопровождения, опыте команд и предоставили рекомендации текущих пользователей. Все были открыты и каждый хотел сотрудничать. Было очень сложно определиться, так как системы обладали разным математическим, алгоритмическим и методологическим наполнением логики работы, пользовательским функционалом и административными настройками, а также разной степенью локальной отчетности.
Алексей Азява, supply chain manager
Но, необходимо было принять взвешенное и ответственное решение и сделать выбор от которого зависел проект развития и автоматизации всех звеньев сети в области управления цепями поставок. Для этого понадобился второй этап – тестирование результата формирования заказа, в том числе и акционных товаров на основании статистических данных магазинов сети.
Критерием оценки в тестировании были показатели доступности и оборачиваемости, так как с экономической точки зрения, замороженные в товаре инвестиции и упущенные продажи в 200 магазинах по всем SKU сети в долгосрочном периоде, несопоставимы со стоимостью внедрения и последующей поддержки системы автозаказа. Система должна поддерживать минимальный, но достаточный остаток товара для удовлетворения спроса покупателей.
Алексей Азява, supply chain manager
Отталкиваясь от множества факторов: требований к системе автозаказа и ее возможностям, на основании опыта сети в разработке собственной системы, требований к команде и срокам внедрения, адаптивности учетной системы сети, специфики и масштаба локальных бизнес-процессов, размера бизнеса и прогнозов развития, стоимости внедрения и последующего абонентского обслуживания, множества компромиссов и проведенному анализу всех рассматриваемых систем конкурентов, компания приняла не простое, но взвешенное решение в пользу ABM Inventory.
Как проходил процесс внедрения системы управления запасами
Основными целями проекта являлось снижение остатков и увеличение процента доступности товаров. С помощью ABM Inventory можно обеспечить баланс между гарантированным наличием товаров и поддержанием минимальных запасов на складе, а также:
- настроить автоматическое пополнение запасов и отправок автозаказов поставщику
- управлять акциями и сезонными колебаниями спроса
- оперативно контролировать излишки и упущенные продажи
- оценить финансовые показатели, оборачиваемость, доходность, механизмы выведения товара из ассортимента
- дать оценку надежности поставщиков
- собрать комплексную аналитику
В ходе совместной работы, был подписан договор с согласованными реалистичными с обеих сторон сроками внедрения системы. Команде клиента необходимо было реализовать ряд улучшений в учетной системе для настройки обмена данными и изменить множество бизнес-процессов. Со стороны вендора была оказана методологическая и практическая помощь, а также закреплен опытный персональный менеджер, который сопровождал компанию на всех этапах внедрения и помогал в сложных моментах.
Больше всего понравился профессионализм команды внедрения, применяемые подходы методологии Agile при внедрении системы с планингом, ежедневными продуктивными стендапами и ретроспективами. На сегодняшний день по графику внедрения мы автоматизировали продовольственную и не продовольственную группы товаров на всех трех плечах поставки: поставщик распределительного центра — распределительный центр — распределительный центр-магазин, прямой поставщик-магазин. Сейчас работаем над автоматизацией бизнес-процессов и заказов собственного производства. В 2023 году по плану автозаказ фруктов, овощей и заморозки.
Алексей Азява, supply chain manager:
Результаты внедрения и изменения в бизнес-процессах
Руководство сети отметило, что внедрение ABM Inventory изменило множество бизнес-процессов внутри компании в области товародвижения и управления ассортиментом, логистики, коммуникационных и прочих смежных процессов. Сеть перешла на абсолютно иной уровень формирования заказов, разработали новые методы аналитики в совокупности со встроенным функционалом отчетности самой системы.
К моменту завершения внедрения согласно плана графика проектных работ были достигнуты следующие показатели (по пилотному ассортименту)
Плечо Сеть — поставщик РЦ
- Остатки снизились на 3,26%
- Доступность увеличилась на 4,3%
- Упущенные продажи сократились на 23%
Плечо Сеть — прямые поставщики
- Остатки снизились на 5 %
- Доступность увеличилась на 11 %
- Упущенные продажи сократились на 18 %
Чтобы оценить эффективность процесса управления товарными запасами, команда сети использует следующие метрики: доступность, остатки, оборачиваемость, уровень сервиса поставщиков, упущенные продажи и списания.
Изменения коснулись и сотрудников сети. Вначале внедрения на их плечи легло множество аналитической и организационной работы и задач по изменению бизнес-процессов. Пользуясь наработанными методиками и расчетами, сотрудники переквалифицировали труд на аналитическо-коммуникационную работу с магазинами и поставщиками для отлаживания настроек системы, сокращения ручных заказов и балансировки графиков трех плеч поставок. На данный момент специалисты сети по заказам занимаются поддержкой и участвуют в улучшении бизнес-процессов компании, а бизнес-аналитики данных — оптимизацией. Сам проект по внедрению ABM Inventory оказывает большое влияние на саморазвитие сотрудников в решении творческих задач и мотивацию роста, освобождая их от рутинных задач формирования заказов.
Далее, совершенствуя бизнес-процессы, настройки системы и улучшая функцию прогнозирования на основании нового качества данных, планируется дополнительное улучшение показателей. Качественные и количественные результаты внедрения, дали толчок для дальнейшей автоматизации сети. В планах у клиента коллаборация двух направлений: управление цепями поставок и планограммами, и как следствие оптимизация процессов и показателей эффективности.
Если бы мы начинали подобный проект заново, что бы мы сделали по-другому? Стратегически, концепцию этапов и логических блоков последовательности и параллельности выполнения задач оставил бы той же, а вот внутри этих блоков некоторые задачи исключил и добавил бы новые. Опыт — это ценный ресурс, который позволяет реализовывать новые проекты с лучшим качеством за меньшее время и экономя бюджет.
Алексей Азява, supply chain manager.
Безусловно за любой автоматизацией стоят люди, их вовлеченность, желание улучшать и оптимизировать бизнес-процессы, так же за этим стоит профессионализм этих людей, методология и много внутреннего сопротивления к изменениям к которым необходимо быть готовым и уметь работать с коллективом таким образом, чтобы преодолевать его на опережении через обучение и коммуникацию.
Касаемо области управления цепей поставок про автоматизацию расскажу на примере. Представьте золотую цепочку, которая украшает Вас на торжественном празднике, создавая настроение. На ней одета сверкающая подвеска, подаренная любящим вас человеком. Все звенья этой прекрасной цепочки связаны с вами в один неразрывный ансамбль, позволяющий выделить вас и подчеркнуть вкус и облик. Вы счастливы, вы всё успели, вас окружает спокойствие и наслаждение вечера в кругу приятных вам людей. А теперь представьте, что перед выходом на вечер одно из звеньев, застежка, например, ломается и вы уже не успеваете вовремя на праздник, или не можете быть одеты в то, во что хотели. Вас ждут. И в этот момент вы понимаете, как важно, чтобы все было так, как вы хотите, и все звенья одной цепи вашего настроения от примерки подвески, до медленного танца были предсказуемо надежны и ожидаемы.
Алексей Азява, supply chain manager
Оптимизация управления запасами — сложная, но важная работа для розничной сети. Влияющих на спрос и запасы факторов много — красота полки, сезонные колебания спроса, внутри недельная сезонность, регулярные продажи и продажи по уценке, акционные продажи и отп, уровень сервиса поставщиков и параметры минимального заказа. И это еще не полный перечень того, что необходимо учитывать для корректного расчета потребности. Благодаря профессиональности команды клиента и эффективности системы ABM Inventory достигаются желаемые уровни KPI в управлении запасами. И результаты это подтверждают.
Если вы хотите быстро оценить ключевые направления своего бизнеса, предлагаем скачать чек-лист для ритейлеров. Он поможет проанализировать управление товарными запасами, мерчандайзинг и систему лояльности.
