Как работает система управления запасами в сети парфюмерных магазинов: преодолеваем хаос в запасах

Система управления запасами, которая способствует автоматизации, превратилась в must have для лидеров рынка. Ведь как отказаться от такой роскоши, что почти все 100% ассортимента вместо вас может контролировать программный продукт? Современные технологии и правда позволяют в «один клик» выполнять важные и трудоемкие задачи: оптимизировать запасы, уменьшать излишки, а также получать быструю и полную визуализацию данных. Остаётся дело за малым – идти в ногу со временем и становится еще эффективнее, чем вчера. Рассмотрим пример автоматизации сети парфюмерных магазинов от ABM Inventory.

 

О компании

В парфюмерных супермаркетах представлено множество наименований продукции, которые объединены в единое пространство красоты. Тысячи клиентов ежедневно обращаются за советом к специалистам компании.
В компании работает более 600 сотрудников, которые, по словам руководства, являются основой успеха бизнеса. Сеть сотрудничает с лучшими представителями мира моды, в частности с визажистами и парикмахерами, а также с топовыми брендами (URBAM DECAY, TOM FORD, ARMANI и другие).

Предпосылки проекта автоматизации системы управления запасами

Для достижения операционной и финансовой эффективности сети необходимым условием является контроль за ключевыми показателями: продажами и запасами. Запасы должны обеспечивать необходимый уровень продаж с одной стороны и не приводить к излишкам с другой. Для этого необходим инструмент управления и контроля за состоянием товарных запасов.
На момент предпроектного обследования компании, все заказы сети формировались в полуавтоматическом режиме с помощью товарно-учетной системы Джестери и Excel.
В существующей реальности компания сталкивалась с такими проблемами:

• неактуализированные ассортиментные матрицы и поставщики;
• высокий процент ошибок ввиду человеческого фактора;
• большие трудозатраты на формирование заказов;
• дисбаланс в товарном остатке по сети, из-за которого склады были переполнены и часто приходилось делать перемещения между магазинами;
• отсутствие данных о правильной выкладке товара на полке;
• существовало много факторов, искажающих остатки магазина (задержки с оприходованием товара, задержки с возвратом товара, кражи, потери и т.д.);
• свойство человека перестраховываться, а также стремление выполнить план закупок вели к заказам выше реальной потребности и, соответственно, к избыточным остаткам и замораживанию денежных средств.

Эти проблемы негативно отражались на качестве управления товарными запасами, и, как следствие, на эффективности работы всей сети. В компании отсутствовали регламент и удобный инструмент, позволяющий оценивать размер и анализировать причины излишков и упущенных продаж. Кроме этого, менеджеры на местах обычно решают локальные задачи и не ориентируются на глобальные цели компании. Всё это и послужило толчком для ТОП-менеджмента внедрить дополнительные инструменты контроля за уровнем товарных запасов.

Причины выбора системы управления запасами ABM Inventory

Важными факторами при выборе системы управления запасами были:

• возможность оптимизации человеческих ресурсов и трудозатрат на формирование заказов;
• визуализация проблемных зон и текущего положения дел с возможностью оперативно оценивать ситуацию и принимать соответствующие меры;
• наличие отработанной технологии внедрения с фиксированными этапами, рассмотрением существующих бизнес-процессов и разработкой плана по их изменению в случае необходимости;
• глубокое обучение пользователей, как по работе с системой, так и по методологии управления. Сопровождение на всех этапах проекта и после его завершения с предоставлением технических и методологических консультаций на постоянной основе в режиме реального времени;
• отсутствие потребности дополнительного программирования и/или длительной трудоёмкой настройки системы.

Единственным решением, которое в полной мере покрыло все вышеописанные требования, было комплексное предложение от ABM Cloud, включающее продукт для управления товарными запасами — ABM Inventory.

Описание проекта

В начале проекта клиент ставил 2 основные цели:

1. Автоматизация процесса закупок товара.
2. Повышение оборачиваемости запасов.

Обусловлены они были тем, что до внедрения системы ассистенты байеров тратили практически всё своё рабочее время на расчёт заказываемого количества и отправку заказов поставщикам, при этом стараясь выполнить план закупок. Планы не всегда были реалистичны, и их выполнение приводило к затовариванию складов, а иногда и к отрицательной прибыли.

Внедрение системы ABM Inventory началось с обучения по методологии управления запасами. Так как программа основана на вытягивании, то менеджерам необходимо было перестроиться и пересмотреть устоявшиеся принципы управления запасами.

Во время предпроектного исследования было выявлено, что в учётной системе клиента отсутствуют актуальные данные об ассортименте каждого магазина и о поставщиках, которые поставляют товар. Была проделана большая совместная работа по актуализации этой информации для того, чтобы можно было автоматизировать процесс закупок.

Далее было проведено обучение работе с программой, консультирование по ее алгоритмам и настройкам. Менеджерам оказывалась активная поддержка и помощь в работе с новым инструментом

На начальном этапе подключения товаров, были рассчитаны буферы (целевой уровень запаса на каждой точке хранения) по каждому SKU. Через несколько циклов пополнения, система с помощью алгоритма Динамического управления буферами откорректировала буферы в соответствии с фактическим потреблением товара (рис. 1).

В ходе проекта к системе управления товарными запасами ABM Inventory были подключены все основные категории товаров. Система ежедневно автоматически формирует и рассылает заказы поставщикам в зависимости от согласованных графиков заказов.

В процессе внедрения появилась необходимость определить зоны ответственности каждого менеджера. В связи с этим для каждого товара в магазине был зафиксирован пользователь, отвечающий за данный SKU-location. Также для каждой позиции в каждом месте хранения была прописана своя минимальная представленность на полке с целью обеспечения красивой мерчандайзинговой выкладки. Особенно это актуально в отделе декоративной косметики, где для каждой единицы товара предусмотрена своя ячейка в специальном оборудовании.

С внедрением системы ABM Inventory она стала основным местом работы ассистентов байеров, а для сотрудников других отделов стала удобным вспомогательным инструментом. Главный экран системы условно разделён на 2 части: слева отображаются ежедневные задачи менеджера, справа — ключевые индикаторы для мониторинга состояния запасов и принятия управленческих решений. В верхней части правой панели представлены показатели по товарам, требующим повышенного внимания менеджера: TOP-movers, новые товары, товары в акциях. Они обновляются в режиме реального времени, что позволяет оперативно отслеживать состояние запасов по данным категориям. В нижней части — такие KPI запасов, как излишки и упущенные продажи в процентном выражении, а также оборачиваемость в днях. Данные параметры пересчитываются и обновляются ежедневно. Использование цветового решения позволяет визуально акцентировать внимание сотрудников на проблемных местах.

В комплекте с системой управления запасами также идёт модуль гибкой отчётности. В начале 3-го этапа внедрения ABM Inventory менеджерам и руководству компании было проведено обучение по работе с ним. Данный модуль позволяет перестраивать отчёты в режиме реального времени, чтобы максимально повысить эффективность их использования и непрерывно контролировать состояние запасов и связанные с этим вещи на разных уровнях детализации.

Так, с помощью отчёта «Запасы за прошлую неделю» можно не только сравнить основные показатели запасов в разных магазинах сети (рис. 2), но и выявить лидеров и аутсайдеров среди групп товаров одновременно по 3 показателям — например, упущенных продаж, излишков и маржи (рис. 3).

Отчёт «Еженедельная динамика запасов» в пару кликов можно перестроить для оценки работы каждого из сотрудников отдела, например, по показателю оборачиваемости (рис. 4) или любом другому.

Кроме стандартных показателей запасов таких как, сумма запасов и продаж, излишки, упущенные продажи, оборачиваемость — система также оценивает сколько денежных средств заморожено в выкладке товара, сколько в излишках и сколько в зоне буфера, предназначенного непосредственно для продаж. На текущий момент у компании в зоне буфера безопасности (выкладке) сосредоточено менее 2,5% общих запасов, по управляемым системой ABM Inventory товарам.

Как уже говорилось в разделе «Предпосылки проекта», в компании наблюдался дисбаланс остатков по сети. Поэтому очень полезным оказался отчёт, позволяющий увидеть и оценить этот дисбаланс в системе распределения. В данном отчёте выводятся товары, по которым есть излишки в одних местах хранения при одновременной потребности в других местах хранения (рис. 5). На его основе менеджер может принять решение не заказывать товар у внешнего поставщика, а переместить его с одной торговой точки на другую, таким образом, сэкономив деньги компании и улучшив структуру запасов.

Для эффективной работы сети обязательным условие является постоянная актуализация ассортимента. Ежедневно десятки устаревших товаров выводятся из сети, и столько же новинок появляется в ассортименте магазинов. Система ABM Inventory ориентирована на автоматизацию всех основных бизнес-процессов ритейла, поэтому в ней предусмотрена так называемая процедура OUT-mover, которая освобождает менеджера от заботы отслеживать остатки каждого выводимого товара, и делает это вместо него. А в модуле отчётности создан отчёт «Запасы товаров OUT», который позволяет обратить внимание на проблемные зоны (рис. 6).

Кроме работы непосредственно с запасами, неотъемлемой частью рутины байеров являются переговоры с поставщиками. Для того, чтобы они не тратили время на сбор информации из разных мест, в системе управления запасами реализован отчёт, консолидирующий все важные данные, которые касаются конкретного поставщика (рис. 7). Кроме прочего, этот отчёт позволяет контролировать надежность поставщиков: в нём можно увидеть насколько качественно по времени и количеству поставщик выполняет заказы (в процент-ном выражении), а дополняющий его отчёт по заказам помогает отобразить картинку вплоть до отдельного товара на магазине.

Результаты и эффекты автоматизации управления запасами

В сети парфюмерных магазинов внедрена централизованная система управления запасами ABM Inventory, под управлением которой находится 97% всего ассортимента. Благодаря внедрению системы управления запасами, компании удалось:

1. Автоматизировать процесс закупок, что в свою очередь позволило:

— сократить время на обработку заказов;

— исключить человеческий фактор, как причину ошибок;

— автоматически отправлять заказы поставщикам.

2. Наладить обратную связь от магазинов и повысить эффективность взаимодействия с ними.

3. Проводить централизованную подготовку к Новому году и другим активностям сети.

4. Получать быструю аналитику и визуализацию данных.

5. Анализировать причины упущенных продаж.

6. Сократить остатки сети.

От момента подключения всех товаров к системе (19.09.2017) до начала закупки товара к Новому году (15.11.2017) были улучшены следующие показатели:

1. Запасы сократились на 7,5%.

2. Излишки уменьшились почти на 34%.

3. Удалось остановить тенденцию непрерывного роста запасов, которая наблюдалась, начиная с сентября 2016 года.

При подготовке к Новогодним праздникам запасы сети были увеличены, однако к моменту написания данного кейса (середина февраля 2018 г.) их уровень практически полностью был восстановлен до уровня октября 2017 г.

Благодарим команду проекта за профессионализм и плодотворную работу над достижением поставленных целей. Особая благодарность ТОП-менеджменту компании за активную позицию в вопросах внедрения, а также за открытость к изменениям и пересмотру принципов управления товарными запасами, принятие решений, направленных на повышение эффективности работы компании.

Желаем компании новых возможностей для развития и расширения бизнеса, достижения поставленных целей, успешных проектов и постоянного улучшения показателей деятельности!