Как управлять избыточными запасами?

Ищете лучшее программное обеспечение для управления запасами? Сегодня вы можете выбирать из сотен вариантов, которые могут дать отличные результаты вашему розничному бизнесу и помочь вам управлять отношениями с внешними поставщиками. Все эти программные решения работают с разными алгоритмами, методами и техниками. Как выбрать лучшее, что будет соответствовать потребностям вашего бизнеса?

Каждый бизнес уникален, со своими стратегиями, KPI, метриками и подходами к управлению запасами. Тем не менее проблемы и вызовы, с которыми сталкиваются компании при работе с запасами, часто одни и те же. Давайте обсудим избыточные запасы, одну из самых распространенных проблем, с которой сталкиваются почти все ритейлеры.

Рассмотрим тему избыточных запасов сверху:

•  Определение “Избыточные запасы”
• Каковы причины их появления
• Последствия невнимания к дополнительным запасам
• Способы и примеры борьбы с избыточными запасами

Все кейсы и примеры основаны на реальных бизнес-проектах розничной торговли, успешно реализованных с помощью ABM Cloud и его программного обеспечения для управления запасами ABM Inventory.

Что такое избыточный запас?

Избыточные запасы — это количество товаров (по определенному артикулу, по складу), превышающее рационально рассчитанный и рентабельный уровень запасов. В свою очередь, рациональный рентабельный уровень запасов рассчитывается с использованием следующих показателей:

Цикл пополнения — количество дней между размещением текущего заказа и доставкой следующего. Этот показатель включает время, необходимое для выполнения, обработки и доставки заказа.

1. Средний объем продаж (количество товаров в SKU)
2. Минимальное количество для заказа. Следует учитывать упаковку, так как некоторые позиции поставляются поштучно, а некоторые продаются в коробках или упаковках.

Чтобы рассчитать оптимальный уровень запасов для конкретной SKU в определенном месте продаж, мы должны умножить среднее время пополнения на средние продажи, добавив минимальный объем заказа.

Розничные продавцы должны поддерживать оптимальный уровень запасов для каждого продукта. Превышение этого оптимального уровня приводит к складированию дополнительных предметов и, в конечном итоге, к избыточному запасу.

Описанная выше методология выявления избыточных запасов дает ритейлерам возможность проводить точный анализ запасов и сортировать данные по товарным категориям/подкатегориям/местам продаж/менеджерам по продажам и т. д.

Каковы причины появления дополнительных запасов?

Мы проанализировали множество кейсов клиентов и пришли к некоторым выводам. Итак, основными причинами, по которым ритейлеры держат слишком много товаров, являются:

1. Интуитивное прогнозирование заказов и плохой расчет заказов. Менеджеры по закупкам часто склонны заказывать больше, чтобы было «на всякий случай», или они полагаются на свою интуицию и профессиональный опыт работы, а не на реальные потребности бизнеса и уровень спроса. Проанализированные нами кейсы показали, что 80% таких «интуитивных» заказов плохо прогнозируются и приводят к излишкам.
2. Заказ оптом. Поставщики часто делают скидки на большие заказы. Иногда недобросовестные поставщики могут предлагать вам скидки, пытаясь, избавиться от своих товаров с медленным оборотом. В результате у вас остается слишком много товаров, которые вы не можете продать. Если товары не продаются, они превращаются в мертвый запас. Некоторые ритейлеры, с которыми мы работали, жаловались, что 3/4 товаров, купленных оптом, пылились больше года, в то время как ритейлеру удалось продать только 1/4 партии.
3. Иногда поставщики платят дополнительные деньги, чтобы обеспечить место для своей продукции во время рекламного сезона или в другие периоды. С одной стороны, эта мера может показаться беспроигрышной как для ритейлера, так и для поставщика, поскольку ритейлер получает гарантированные деньги и товар. С другой стороны, если показатели продвижения не увенчались успехом или уровень продаж ниже ожидаемого, у ритейлера случается перегруз прилавков, а денег, полученных от поставщика, недостаточно для покрытия убытков от продаж. Пространство на полках — главный актив ритейлера. Если вы не получите максимальную отдачу от места на полке или поместите туда медленно продающиеся товары, вы потеряете доходность основного актива.
4. Недобросовестная практика сделок между менеджерами по закупкам и поставщиками. К сожалению, иногда человек, ответственный за закупки, инициирует дискриминационные и искажающие конкуренцию отношения с поставщиком. Или наоборот, поставщик может связаться с менеджерами по закупкам, предлагая деньги или другие бонусы за заказ определенных товаров в определенных количествах. Эти заказы не имеют ничего общего с реальными потребностями бизнеса. Поставщики избавляются от мертвых запасов, перемещая их на склады розничных продавцов.
5. В редких случаях национальные или крупные международные поставщики устанавливают специальные пороги заказов (требования или минимальные объемы заказов) влияющие на заказы, сделанные розничными продавцами. Эта ситуация не является широко распространенной, но ее следует считать рискованной.
6. Внезапное падение уровня спроса. Если это произойдет, вам придется быстро пересчитать и пересмотреть ваш оптимальный уровень запасов. Скорее всего ваш текущий уровень запасов будет выше оптимального. Эта рискованная ситуация понятна, но чтобы избежать ее в будущем, вы должны регулярно сопоставлять свои текущие запасы и уровни спроса, по крайней мере, один раз в сезон/квартал. Чем чаще вы сравниваете, тем лучше.

Что произойдет, если вы проигнорируете избыточные запасы?

Лишний инвентарь — штука хитрая, и вы не найдете никакой волшебной формулы, которая поможет вам полностью от него избавиться. Все ваши усилия могут привести лишь к минимизации и сокращению количества избыточных запасов. Таким образом, многие розничные продавцы мало или совсем не обращают внимания на избыточные запасы и предпочитают игнорировать проблемы с дополнительными запасами, а не решать их. Вот последствия такого поведения:

1. Избыточные запасы занимают складские и торговые площади, замораживая ваш капитал. Наличие слишком большого количества запасов, которые лежат на полках и не продаются – замораживают операционный и оборотный капитал.
2. Скоропортящиеся товары, имеющие срок годности (например, продукты питания), если их не продать, могут испортиться. Непродовольственные товары, электроника, модные вещи могут устареть. Тенденции потребительского спроса могут быстро меняться и плохо влиять на ваши избыточные запасы, превращая их в мертвые (или устаревшие), что будет стоить вам денег.
3. Имея слишком много запасов для определенной категории или позиция бренда могут ограничивать ваши возможности по заказу новых товаров и расширению ассортимента. А всем известно, что выигрышный ассортимент приносит выигрышные продажи, больше клиентов и большую прибыль.

Пошаговое руководство по избавлению от лишних запасов

Во-первых, проанализируйте свой запасы как в количественном, так и в денежном выражении. Мы настоятельно рекомендуем учитывать оба термина и интегрировать оба индикатора в свой анализ, так как выбор денег или количества не даст вам более полной картины. Такой анализ потребует немного больше времени и усилий, но оно того стоит.
Если вы сравните количество и деньги, потраченные на запасы, вы увидите, сколько у вас избыточных запасов и какие дополнительные товары являются самыми дорогими. Иногда ритейлеры избавляются от дорогого лишнего инвентаря и это ни к чему не приводит, полки все равно заполнены. Или наоборот, избавляются от дешевых, медленно продаваемых товаров, и теряют большие деньги.

Точный и полный анализ станет руководством к дальнейшим эффективным шагам по борьбе с избыточными запасами.

Разделите лишние запасы на 2 группы:

1. Товары в избытке, имеющие более или менее регулярные продажи (или, по крайней мере, товары, которые могут быть проданы за один день); избыточные запасы с низким спросом.
2. Товары, которые, предполагаемо, не будут продаваться.

Решения для управления запасами помогут вам сгруппировать запасы, составив отчет об уровне продаж (динамике запасов) по каждой товарной категории/подкатегории/артикулу за указанный период времени. Конечно, вы должны избавиться от товаров, которые долгое время лежат на полках вашего склада.

Товары, имеющие низкий уровень продаж, подлежат тщательному контролю. Вы должны понимать причины возникновения дополнительных запасов и устранять их. Затем вы должны сосредоточиться на продаже существующих дополнительных товаров, уравновешивая уровень запасов, или начать рекламную кампанию, чтобы быстрее продать ваши излишки.

Мертвый инвентарь, который не может быть продан, должен быть снят с полок. Не сосредотачивайтесь на причинах мертвого запаса, вместо этого найдите упреждающие и творческие способы управления им.

Как управлять мертвыми запасами?

1. Верните его своему поставщику. Возможно в дополнительных договорных соглашениях зафиксированы особые условия для этого.
2. Используйте устаревшие запасы (непродовольственные товары) для внутренних нужд бизнеса (производство и т. д.).
3. Анализируйте уровень запасов во всех точках продаж. Переместите избыточные запасы в другое место продаж, где может быть более высокий спрос или нехватка товара. Уровни спроса могут быть очень изменчивыми и зависеть от географических, социальных и других факторов. Чтобы эффективно анализировать уровни запасов в нескольких местах, вам необходимо интегрированное решение для управления запасами, которое создает специальные отчеты.

Как перемещать товары между торговыми точками?

Если у вас есть распределительный центр (РЦ), вы можете перемещать туда все лишние запасы и перераспределять их между другими локациями или возвращать поставщику.

Если у вас нет РЦ или передача товара может быть дорогостоящей/неэффективной с точки зрения логистики процедурой, вы можете превратить ближайший или наиболее подходящий магазин во «временный РЦ» (или «временный склад»).

Можно перемещать товары между магазинами, если они расположены близко друг к другу (в одном городе/районе/области) и если вы уверены, что это не повлияет на вашу прибыль. Иногда затраты на логистику и транспортные расходы превышают прибыль, которую вы можете получить.

После того, как вы ликвидировали свой мертвый запас, вы должны немедленно вывести его из ассортиментного ряда (или товарной матрицы). Если у вас до сих пор нет ассортиментной матрицы, настоятельно рекомендуем вам создать ее и регулярно анализировать, пересматривая плохо продаваемые и малорентабельные позиции. Ваш ассортиментный ряд должен быть актуальным и наполнен ходовыми и прибыльными товарами.

Выводы

Управление избыточными запасами — сложный процесс, требующий многолетних усилий руководства компании, отдела закупок и каждого категорийного менеджера. Риск наличия избыточного запаса высок, безрисковых периодов и секретов не бывает. Все, что вам нужно сделать, чтобы снизить риск наличия слишком большого запаса, — это тщательно и точно управлять своими запасами, применяя систематические, стратегические и обоснованные методологии работы с запасами.
Надеемся, что наши рекомендации помогут вам добиться успеха!