Ключевые аспекты успешного внедрения системы управления запасами

Запасы – это один из основных активов ритейла, поэтому на них должен быть всегда сосредоточен фокус внимания. С использованием современных решений, у бизнеса появилась возможность отслеживать движение каждой единицы в любой точке цепи поставок. Но важно помнить, что система управления запасами — это прежде всего технический инструмент для достижения поставленных целей.
Для максимизации экономической выгоды — этого недостаточно. Необходимы соответствующие методологические подходы при внедрении данных продуктов.

На сегодняшний день на рынке доступен достаточно широкий выбор систем для управления запасами.
При этом, они представлены, в основном, только в виде технического решения. Иногда компании в процессе внедрения оказывают консалтинговые услуги, но по завершении работ это прекращается. От того как происходит внедрение и как бизнес использует этот инструмент уже после внедрения зависит многое (а именно как лучше использовать функционал системы управления запасами при изменении или появлении новых бизнес процессов). Очень важно не просто внедрить продукт в существующую систему, а воспроизвести синхронизацию процессов. Понимая это, команда ABM Inventory выстроила другой подход в реализации проектов.

Аспекты успешного внедрения системы ABM Inventory

1. Формирование устава проекта.

Менеджер проекта проводит экспресс-обследования текущего состояния и процессов системы управления запасами заказчика. Детально изучаются бизнес процессы клиента, определяются проблемные места и определяются цели проекта. Становятся понятны потребности и опасения участников. По завершении диагностики менеджер формирует Устав проекта.

Данный документ делает проект прозрачным для всех его участников и способствует успешной реализации. Он описывает бизнес процессы, риски, фиксирует ключевые цели проекта, определяет участников и указывает критерии успешности. Таким образом, командам с обеих сторон понятен ход проекта, проблемные зоны, которые предстоит проработать, а также количественные и качественные результаты внедрения.

2. Менеджеры проектов могут и влияют на бизнес процессы клиента.

“Если попытаться автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос.”

Теория автоматизации

Прежде, чем автоматизировать процесс, необходимо рассмотреть его текущие принципы работы. Если в бизнес процессе управлении запасами отсутствует элементарный порядок (проблема с корректностью данных, фиксацией зон ответственности, отсутствие контроля…), то никакая программная система не поможет достичь поставленных целей.  Максимум, что будет получаться это оценивать, а не улучшать KPI.

Поэтому на первом этапе внедрения, по результатам исследования, проектная команда  устанавливает приоритетность и прорабатывает места, требующие реорганизации. В частности проблемные бизнес-процессы, их влияние друг на друга. Реализация такого подхода напрямую влияет на эффективность внедрения системы управления запасами.

3. Предоставляем консалтинг не только в проекте, но и на этапе поддержке.

Внедрение — это процесс настройки программного продукта под определённые условия эксплуатации, а также обучения пользователей работе с системой. На данном этапе, когда система уже используется, начинает происходит повышение уровня представленности товаров, улучшения оборачиваемости и снижение избыточных запасов. Но, как показывает практика, потенциал для оптимизации товарных запасов гораздо выше, чем тот, который реализуется непосредственно за период внедрения. Поэтому очень важно осуществлять консалтинг не только на этапе внедрения, но и после.

В ABM Inventory для каждого клиента после внедрения определяется Customer Success Manager (за эту услугу не взимается дополнительная плата). И его основная задача работать над улучшением KPI клиента на постоянной основе.

Мы делаем продукт, который распространяется по подписке, поэтому нам крайне важно, чтобы бизнес клиента в части управления запасами был максимально эффективен. Customer Success Manager не только решает проблемы клиента по мере возникновения (как происходит в случае обычной службы поддержки), но и заботится о том, чтобы их вообще не возникало, а именно:

• предоставляет  обучающие материалы;
• интересуется все ли хорошо;
• рассказывает о новых функциях;
• мониторит KPI;
• передает фидбэк от клиента в продукт, для улучшения его функциональных возможностей.

Если у пользователя что-то не получается, у него всегда есть уверенность: “Ок, если что-то не получилось я могу спросить здесь и здесь, и мне точно подскажут, что делать.”

Безусловно, сам по себе продукт очень важен, но не менее важным является подход в работе с инструментом. Для достижения максимального эффекта от внедрения необходима вовлеченность обеих команд – как на этапе внедрения, так и после. Project Manager (с команды ABM Inventory) качественно внедрит продукт, выстроив надлежащим образом бизнес процессы, а Customer Success Manager сделает все необходимое, чтобы пользователь и в дальнейшем работал с решением эффективно.