Кто контролирует запасы в вашей розничной сети?

Запасами в компаниях могут управлять специалисты из разных департаментов. В этой статье мы разберем, с какими проблемами они сталкиваются и к чему это может привести.

Какие специалисты задействованы в закупках

Каждая компания выстраивает свою модель и параметры управления запасами, задействуя категорийных, операционных менеджеров или логистов. Во всех случаях есть свои риски:

1. Категорийные менеджеры обеспечивают контроль запасов,занимаются управлением ассортиментом, договариваются с поставщиками о ценах и условиях. Если такой специалист отвечает еще и за закуп, он может заказывать тот объем товара, который предложит поставщик по «выгодной цене». Для сети это чревато излишками из-за несоответствия заказа потребностям компании. Также менеджер может получить и личный бонус за свои решения. В такой ситуации заказы становятся непрозрачными, и бизнес несет прямые финансовые потери.
2. Логист управляет запасами, как правило, в небольших компаниях. Часто это дополнительная работа, которую менеджер не в силах выполнять качественно из-за других задач по логистике. Запасы просто выходят из-под контроля, а это главный актив компании.
3. Операционный отдел в каждом магазине тоже может заниматься заказами товара. Если в каждой торговой точке есть три человека, включенные в формирование заказов, то в сети из 30 магазинов это штат сотрудников из 90 человек. И каждый из них управляет запасами по-своему.

Децентрализованные способы управления запасами несут сразу несколько негативных последствий. Давайте разберем их детальнее.

Нет единого подхода в формировании заказов

На одном из магазинов менеджер управляет категорией непродовольственных товаров. Там более-менее стабильный спрос, поэтому он может себе позволить сделать заказ не по плану, а на день позже. Потому что сегодня нет на это никакого желания. Но только товар разобрали и полка стояла пустая целый день. Прибыль от продаж потеряна.

Как часто такое случается, что «в силу обстоятельств» заказ не делается вовремя? И как это проконтролировать, если нет централизованной системы управления запасами?

Торговые представители в цепи поставок

Торговый представитель прекрасно знает, что за его рабочим распорядком не следят. Когда к нему попали задачи супервайзера, энтузиазма их выполнять совсем не было. Поэтому он позвонил поставщику, перекинулся с ним парой слов и заказал всё по стандарту: «10 ходового и 20 недорогого». А цифры, динамика запасов, продажи — такие показатели его не интересуют.

Только к чему это приведет — излишкам или упущенным продажам? Ответ мы узнаем потом. Если узнаем.

Затраты на оплату труда выше

При децентрализации в каждом магазине задача управления запасами лежит на отдельном менеджере по закупкам, а то и на нескольких. Допустим, сеть насчитывает 30 магазинов. Средняя зарплата такого специалиста — 600 долларов. Берем по минимуму: 30*600 = 18 000 долларов в месяц.

В то время как из центрального офиса всей сетью может спокойно управлять 5 человек. И это 3000. В 6 раз меньше.

А с помощью удобного инструмента эти менеджеры смогут эффективно управлять запасами по всей сети.

Нет систематического обучения персонала

Текучка кадров в розничных сетях, как правило, присутствует постоянно. Если заказы ведутся в таблицах Excel, а уровень подготовки у менеджеров разный, обучение занимает много времени и не всегда получается качественным.

И даже если новичка обучили, он может через несколько месяцев уйти из компании, тогда приходится начинать заново.

Менеджеры ограничены своим магазином

При децентрализованном подходе менеджеры решают задачи на своем магазине. Они не видят ситуации по всей сети, не анализируют общие данные, не понимают цели всей компании. В случае возникновения дисбаланса запасов в торговой сети, эту проблему просто не будут решать, потому что она остается не выявленной. Особенно, это актуально для крупных сетей, где 50 и более магазинов. Тогда один и тот же товар на некоторых торговых точках в излишках, а в других его не хватает.

Если вы хотите понять, какие направления вашей розничной нуждаются в оптимизации, вам поможет этот чек-лист. Он расширит понимание процессов, связанных с управлением запасами, мерчандайзингом, построением лояльности клиентов. С его помощью вы получите представление, где в компании узкие места — это и будет вектор дальнейшего развития. Скачать чек-лист.

Что поможет изменить ситуацию?

Ситуация с запасами станет не такой проблемной, если в компании будет выделен отдельный специалист, Supply Chain директор, который будет видеть картину целиком и возьмет на себя все функции управления запасами. Этот специалист должен анализировать запасы по всей сети и действовать для достижения целей бизнеса, а не решать  локальные задачи или хуже — преследовать личные выгоды. Но это только начало.

Чтобы адекватно оценить ситуацию, специалисту необходим инструмент с возможностями аналитики запасов. Вычислительные работы лучше автоматизировать, чтобы:

• избежать ошибок из-за человеческого фактора;
• не допустить ситуаций неоправданно больших заказов, «для перестраховки»;
• использовать ресурс специалиста на стратегическое планирование, а не на постоянные подсчеты количества товара к заказу;
• облегчить обучение новых сотрудников;
• сделать работу менеджеров менее стрессовой.

Часто у ритейлеров есть иллюзия, что в управлении запасами нет никаких проблем. И только анализ бизнес-процессов дает понимание, где сеть теряет свои ресурсы. Владение информацией и умение её правильно применять — это огромное преимущество. Ведь управлять можно только тем, что можно посчитать.

Данные о запасах влияют на многие процессы в компании:

• появляется единый формат ассортиментной матрицы, что не допускает излишней свободы в формировании заказов менеджеров;
• приводится в порядок выкладка, ведь мы точно знаем количество SKU и можем грамотно расставить товары по полкам;
• графики поставок стают формализованными, из-за чего не бывает сбоев;
• остаток товара фиксируется, что исключает кражи, задержки с оприходованием и возвратом товара;
• все необходимые данные о кратности упаковки, весе и объеме товара хранятся в одной системе, а значит, ошибки в заказах сведены к минимуму.

Всё это позволяет быстро реагировать на изменение спроса, достигать стратегических целей компании и организовать оптимальное управление запасами.

В условиях высокой конкуренции ритейлеры не могут позволить себе неэффективное управление запасами. Просто потому что клиент будет ходить в тот магазин, где он находит все необходимое, а не наталкивается на вывеску «товар в пути», потому что менеджер неправильно выполнил заказ.