Место EDI в розничной торговле: о чем нужно знать?

Сектор розничной торговли является инициатором в развертывании информационных технологий для электронного обмена бизнес-данными и документами. Другими словами, это сектор, полностью осознающий ценность информации и мощь ее своевременности.

EDI (электронный обмен данными) позволяет пользователям мгновенно обрабатывать информацию в любых деловых отношениях в электронном и автоматическом режиме. Это является основой для развития многих современных технологических тенденций в секторе розничной торговли, который требуют данных в режиме реального времени.

Зачем нужен электронный документооборот?

Ни для кого не секрет, что несвоевременное попадание товара на полки – одна из главных проблем ритейла. Как результат, компания теряет потенциальную прибыль.

Почему происходят эти потери? Основная причина – неправильный документооборот, а именно: ошибки в бумагах и сбой в их доставках. В результате поставки задерживаются, а то и вообще отменяются. Конечно можно дополнительно нанять специалистов, которые будут работать с большим объемом данных, но это решение не самое эффективное и давно устаревшее. Как бороться с этим?

Существует решение данной проблемы. Электронный документооборот появился относительно давно, однако далеко не все его используют. С помощью EDI (Electronic data interchange) можно легко и быстро осуществлять обмен информацией между организациями. Обмен происходит через электронные каналы.

Какие преимущества получит компания от внедрения электронного документооборота?

Переход на EDI значительно экономит время работником и ресурсы предприятия, а также напрямую влияет на эффективность бизнеса. Внедрив электронный документооборот компании получают:

• автоматический процесс обмена документами и его ускорение;
• предотвращение ошибок, которые совершаются людьми;
• экономию средств на следующих процессах: закупка бумаги, печать и сбережение документов;
• уменьшение количества ручных операций.

Пример успешного внедрения системы электронного документооборота

Крупная ритейловая компания METRO Cash&Carry, которая специализируется на оптовой торговле в сфере продуктового ритейла, успешно работает со своими поставщиками по системе электронного документооборота. Заказы, электронные счета-фактуры, уведомления о приеме и отгрузке – все эти функции системы используются компанией. Благодаря переходу на EDI компания METRO Cash&Carry сократила временные затраты на обновление ассортимента и максимально упростила работу с документацией.

Ритейлеру важно знать

Перед тем как внедрять EDI, компания должна оценить текущую ситуацию, поставить себе конкретные задачи и цели. Нужно понимать, что существенной экономии денег можно достичь только при большом объеме данных. Если ритейлер работает с небольшим количеством поставщиков и документов, выполняет около 5-6 заказов в неделю, то большого эффекта от внедрения системы компания не получит. С таким объемом работы могут справиться и сотрудники, тут будет достаточно ручной работы. Но если количество ваших поставщиков переваливает за 100 – экономия средств гарантирована.

Чтобы понять всю картину, рекомендуется провести обыкновенные расчеты, которые будут учитывать время потраченной работы сотрудника, количество потраченных на это денег и сокращение трудозатрат после внедрения системы электронного документооборота. Результат дает экономическое обоснование внедрения новой технологии.

Например, приемщик, который обрабатывает 200 заказов в месяц, используя систему, будет экономить 83 часа рабочего времени. Так как ручная обработка заказа – 30 мин (200 x 30 мин = 100 часов за месяц), а используя электронный обмен данными – 5 минут (200 х 5 мин = 17 часов за месяц).

С учетом зарплаты (средняя зарплата приемщика 11 000 у.е.) и налогов (2665 у.е.) ритейлер определил, что час сотрудника при 8-ми часовом рабочем дне обходится компании в 72 у.е. Как итог, внедрение одного документа «Заказ» обеспечивает экономию 5976 у.е. в месяц.

Помимо этого, происходит существенное ускорение процедуры приемки товара. Если до внедрения товар в среднем принимается за 40 минут, то с электронной автоматической загрузкой документа время сокращается до 10 минут. Не сложно посчитать, что товар принимается в 4 раза быстрее.

Однако, даже если количество поставщиков у сети небольшое, то факт наличия системы открывает для компании новые горизонты, в том числе и возможность выхода на новый рынок. Крупные партнеры давно требуют от своих поставщиков и покупателей использовать новую технологию.

Однако поставщик может стать препятствием на пути внедрения системы. Так как именно он часто оказывает сопротивление нововведениям. Это и не удивительно, ведь поставщику нужно подстроиться под разные системы и способы ведения документооборота. В основном торговая сеть диктует свои условия, по которым играет поставщик. Для достижения поставленной цели сеть даже может угрожать поставщику прекращением сотрудничества. Если поставщик опытный, то он должен понимать, что ритейлер – его канал сбыта. Именно поэтому поставщику важно продолжать сотрудничество и идти на уступки.

Что нужно знать перед внедрением системы?

Давайте рассмотрим несколько важных пунктов, которые следует учитывать перед внедрением системы.

• Нужно сделать предварительный тест для сети и поставщика, чтобы предотвратить остановки рабочего процесса для обеих организаций.
• Для поставщика тоже важно иметь электронный документооборот. Так как самые крупные и международные ритейлеры будут искать именно тех, с кем работа будет налаженной и автоматизированной. Поставщики без электронного оборота документов будут вызывать трудности в работе с ритейлерами. Именно поэтому данная технология дает конкурентное преимущество.
• При расширении бизнеса поставщиком, рост документов неизбежен.
• При малом количестве отгрузок можно работать через web-интерфейс портала провайдера. В том случае, если количество документов стремительно растет, поставщику лучше провести интеграцию учётной системы с платформой электронного оборота документами. Для того чтобы автоматизировать свои рутинные процессы и экономить время и человеческий ресурс.
• Качественная интеграция. Для компании важно обеспечить качественную интеграцию учетной системы с платформой электронного документооборота. Поскольку без интеграции продолжается дублирование документов в двух разных системах, это снова приводит к ошибкам пользователей и ведет к увеличению трудозатрат работников.

Процесс перехода на электронный документооборот на примере розничной сети

Как пример возьмем сеть магазинов «Лоток», которая обменивается электронными документами с 68% своих поставщиков. Розничная сеть насчитывает более 100 магазинов формата «у дома».

Если делать анализ о количестве созданных заказов в учетной системе, видим, что процент отправленных заказов вручную достаточно низкий, а в воскресенье вообще доходит до нуля.

Если рассматривать статистику по методам создания приходных накладных, то можно увидеть, что в процентном соотношении приходные чаще создаются вручную пользователями, нежели заказы. Но по выходным дням автоматическая загрузка помогает уменьшить использование человеческих ресурсов для обработки документов.

Сотрудники сети «Лоток» выделили для себя возможность обмениваться следующими документами со своими поставщиками:

• спецификация;
• заказ поставщику;
• возвратная накладная;
• подтверждение отгрузки;
• подтверждение возврата.

С помощью функционала системы можно создавать отдельные задачи, разделяя их по документам. Разделение идет на два потока: выгрузка и загрузка. Такое решение значительно ускоряет скорость работы, так как документы не стоят в долгой очереди.

Управление обменом документами в данном случае подразумевает использование статусов. Предлагаем рассмотреть действия и следствия каждого из статусов на примере документа «Заказ поставщику».

• «Новый» – выполнено создание и сохранение документа.

• «Сформирован» – выполнено проведение документа, при этом обнаружили отсутствие нужной информации (код GLN у подразделения и/или код GLN контрагента и договор), чтобы перейти в следующий статус.
• «Зарегистрирован в EDI» – выполнено проверку, которую документ прошел успешно и стал на регистрацию для того, чтобы его отправили поставщику.
• «Отправлен в EDI» – успешно выполнено отправку документа на FTP-сервер и на веб-портал провайдера.
• «Отгружено поставщиком EDI» – в ответ на заказ поставщик приходную накладную, которую успешно загрузили в учетную систему.
• «Ошибка отправки в EDI» – из-за ошибки, которая записывается в логги документ не отправился.

Статусы помогают отслеживать состояние документов и при необходимости оперативно реагировать на возникающие проблемы.

После всех преимуществ понятно, что технология EDI экономит материальные, временные и людские ресурсы для торговой сети. Технология снижает уровень возникновения человеческих ошибок, повышает эффективность, сокращает время на выполнение работы за счет автоматического обновления процессов. Электронный документооборот уже не будущее, а настоящее.

Эксперты компании АВМ Cloud провели для ритейлеров вебинар на тему «Место EDI в розничной торговле: о чем нужно знать?»

Рассмотрели ряд важных вопросов:

• как решить проблему несвоевременного попадания товаров на полку с помощью электронного документооборота в розничной торговле;
• преимущества EDI;
• что нужно знать перед его внедрением.

Смотрите видео и получайте пользу от внедрения электронного обмена данными в свою торговую сеть. Наши эксперты всегда открыты к общению!