Оптимизация управления запасами в многоуровневой цепи поставок

Как выглядит оптимизация системы управления запасами в эпоху VUCA world? Сегодня любые изменения следует воспринимать как должное и чем быстрее ритейлеры сумеют подстроиться под эти изменения, тем более конкурентоспособными они станут на рынке.

Сегодня, в сфере розничной торговли, происходят большие перемены: поведение клиентов меняется с огромной скоростью, а их ожидания выше, чем когда-либо.  Тенденции в отрасли меняются не по сезонам, а по дням; экономическая ситуация в мире крайне нестабильна. Согласно исследованию, проведенному KANA Software, сегодняшнее поколение потребителей хочет получить коммуникационный ответ уже через 10 минут, по сравнению с предыдущими поколениями, которые ожидали ответа только через 10 дней. Чтобы соответствовать изменяющимся ожиданиям клиентов, предлагать новые продукты и опыт, и быстро адаптироваться к изменениям на рынке, успешные ритейлеры должны иметь возможность создавать гибкие цепочки поставок.

Неспособность создать эту гибкость приведет к потере клиента, а значит и к утрате доли рынка и потери прибыли.

Согласно статистике, наблюдается рост открытия собственных распределительных центров (РЦ) среди розничных и дистрибьюторских сетей. Так, в 2020 году, распределительный центр приходится на каждые 25 магазинов ( у сетей non-food этот показатель в среднем составляет 1 РЦ на 14 магазинов, а у food компаний 1 РЦ на 27 магазинов).
По сравнению с 2017 годом, РЦ открывался в среднем для сетей свыше 30 торговых точек, показатель вырос на 120% (анализ проведен среди клиентов АВМ  Cloud).

Какую выбрать стратегию по эффективному управлению запасами? Почему важно организовывать цепочку поставок внутри сети? Стоит ли открывать свои РЦ и РРЦ (распределительного и регионального распределительного центра), если, на первый взгляд, пополнять магазины от внешних поставщиков напрямую намного дешевле? Какие риски возникают при расширении сети и как выстроить управление запасами в многоуровневых цепях поставок?

На эти вопросы мы и постараемся дать ответ.

Стратегия управления запасами в многоуровневой цепочке поставок – в чем плюсы?

Многие концепции магазинов ещё в 2018 году были ориентированы на сокращение размеров, в том числе Ikea, Barnes & Noble и Nike открывали или анонсировали небольшие форматы магазинов.

Новые форматы торговых предприятий чаще всего не имеют складских помещений, и весь запас товаров текущего хранения выставляется в торговом зале. В соответствии с этими условиями — поставки товаров в магазины должны быть частыми и ритмичными, товары отсортированы по небольшим упаковкам и готовы к реализации. К сожалению, не все поставщики могут обеспечить эти условия.

Объективная необходимость в РЦ и РРЦ ещё больше обострилась одновременно с новыми тенденциями в сфере ритейла. Распределительный центр является узловой точкой логистической структуры розничной сети. Безусловно, есть компании, которые, владея более полусотней магазинов, обходятся без РЦ и РРЦ, полагаясь на прямые поставки производителей и поставщиков. Но в таком случае им приходится выделять в каждом магазине большие площади под хранение товаров. В то же время, они перебывают в зависимости от поставщиков, срыв работы которых может поставить под угрозу стабильное функционирование магазина.

Более того, продажи магазинов не равномерные, всегда есть спад объемов продаж и пики.

Распределительный центр – это некий буфер, который позволяет планировать нужный объем запасов на предприятии и накапливать их на случай срыва поставок. Он также позволяет сгладить колебания спроса на товары, увеличивая объемы отгрузок в случае необходимости, например, в праздничные дни. На складе формируется страховой запас, который в любой момент может быть отправлен в магазин.

При правильной организации бизнес-процессов управления запасами, компания получает следующие преимущества от внедрения многоуровневой цепочки поставок:

• увеличение наличия товара на складе (из-за снижения рисков недопоставок от внешних поставщиков);
• сокращение сроков доставки товаров;
• повышение маневренности компании для эффективного реагирования на потребности рынка;
• разборка больших упаковок, чтобы не перетаривать магазины;
• сокращение площадей под хранение запасов в магазинах, повышая эффективность использования площади торгового зала;
• экономия на арендной стоимости магазина, которая зачастую намного выше аренды складских помещений;
• организация хранения основного товарного запаса, необходимого для бесперебойного обеспечения магазинов в полной ассортиментной матрице;
• хранение сезонных запасов, для проведения маркетинговых мероприятий;
•  «входной контроль» качества поставок товаров в торговую сеть по единым принятым стандартам;
• организация возврата нереализованного, бракованного товара поставщикам.

Сложности оптимизации управления товарными запасами

Одновременно с преимуществами, при переходе на многоуровневую схему поставок, любая розничная или дистрибьюторская сеть сталкивается со многими вопросами:

• как решить конфликт интересов субъектов внутри цепи поставок?
• как обеспечить в наличии весь необходимый ассортимент при этом не заморозив деньги в запасах?
• как снизить высокие затраты на управление товарными запасами и их анализ?
• как понять реальные потребности клиентов?

При рационально организованной централизованной доставке товаров эффективнее используются трудовые ресурсы и транспорт, снижаются издержки обращения. Товары завозятся ритмично по графикам, благодаря чему в магазинах поддерживается стабильный ассортимент, ускоряется оборачиваемость товаров, уменьшаются их потери. При этом количество заказываемых товаров должно полностью обеспечивать устойчивость ассортимента и бесперебойную их продажу до очередного завоза.

В случае если организация управления запасами в цепочках поставок настроена неправильно, наличие распределительных центров будет не снижать логистические издержки, а создавать дополнительные проблемы: недостача по одним товарным позициям, избыток по другим, при чем как правило, по слабо оборачиваемому товару.  Это приводит к другим негативным последствиям.

Причинами вышеописанных проблем является отсутствие автоматизации и устаревшие методы оптимизации товарных запасов. Согласитесь, используя Excel сложно бывает управлять заказами на внешнего поставщика, не говоря об отстройке эффективной системы распределения внутри сети. Доработка, в ERP-системе, блока заказов может длиться годами и затраты превысят ожидаемые эффекты. Это часто и является причиной стагнации сетей и боязни расширяться.

Изучение и понимание корня проблем порождает необходимость решения, с помощью которого удастся упорядочить бизнес-процессы и оптимизировать управление запасами, автоматизировать весь поток заказов, начиная от магазинов, заканчивая внешними поставщиками.

Оптимизация системы управления запасами с многоуровневой цепочкой поставок в ABM Inventory

Оптимизируя вашу систему управления запасами с ABM Inventory повышается манёвренность компании и появляется возможность эффективно реагировать на потребности рынка. Но для начала давайте разберемся в чем возникает корень проблемы.

Основной причиной потери покупателя является дефицит товара.

Почему возникает дефицит товара?

Текущий режим работы большинства цепочек поставок:

• основанный на прогнозе;
• обуславливает длительные сроки пополнения запасов в цепочке поставок.

Во времена быстроменяющегося мира, прогнозы не могут быть точными на 100%. Но что, если говорить о разной степени точности прогноза в зависимости от уровня системы распределения?

Если рассматривать торговую точку: в течении одной недели, продаж определённого продукта может не быть вообще, а в течении следующей недели продаться 10 единиц товара. Процентные отклонения на этом уровне бесконечно больше. Если смотреть на региональный распределительный склад (РРЦ), где поставки осуществляться на несколько точек или целую область/регион, разброс будет намного меньше.  То же самое происходит, когда мы переходим от РРЦ к Центральному РЦ, ведь тут мы говорим об объеме совокупного потребления. Степень точности прогноза становиться еще выше.  В этом и заключается значение усреднения колебаний (агрегации). Чтобы уменьшить влияние прогнозов необходимо осуществлять их в той точке цепи поставок, где прогноз является наиболее точным: как можно ближе к источнику – к производящему заводу.

Вместе с неточностью прогнозов, длительное время пополнения, в свою очередь, вызывает дефицит товаров и необходимость держать высокие запасы, которые блокируют место на полке, а также снижают возможность подстраивать предложение в соответствии с фактическими предпочтениями рынка.

Дефицит и высокий уровень запасов не только снижают доступность товаров, но и сокращают продажи и  увеличивают инвестиции в товарные запасы.

Чем чаще поставки, тем меньше товаров магазину нужно держать в запасах и, следовательно, имея то же пространство на полке, можно выставлять больший ассортимент продукции.

Решение для оптимизации управления запасами Inventory, содержит автоматизированный функционал, который поможет эффективно управлять запасами, как по схеме прямых поставок, так и по схеме с многоуровневой цепочкой поставок, где есть Центральный склад и Региональные филиалы.

Для закрытия этой потребности в системе Inventory не один год разрабатывался специальный алгоритм — DFO (demand focused order). При расчёте заказов, от внешних поставщиков на РЦ, собирается текущий спрос на магазинах и учитывается уровень товарных запасов в них.

При расчете заказа на каждом магазине, РЦ и РРЦ учитываются следующие данные:

• Уровень актуальных продаж товара.
• Остатки товара.
• Графики внутренних отгрузок (от РЦ на магазины) и внешних заказов на поставщика.
• Данные о неделимой упаковке и минимальном заказе.
• Текущие или предстоящие акции.
• Резервы и предзаказы покупателей.
• Фактический недостаток в товаре и прогнозное потребление каждого магазина до следующей поставки.

Расчет заказа с РЦ на внешнего поставщика состоит из трёх шагов:

1. В первую очередь, собирается текущая и будущая потребность в каждом SKU на каждом магазине.
2. Потом, рассчитывается пополнение РРЦ, где суммируется потребность всех магазинов, снабжаемых с данного РРЦ (п. 1) и учитывается  потребность этого РРЦ (данные о его продажах/остатках/страховых запасах).
3. На третьем шаге рассчитывается пополнение РЦ, где уже собирается потребность всей сети по конкретному SKU (п. 2) + учитываются данные РЦ (продажи/остатки и т.д.).

С помощью этой методики, ABM Inventory, обеспечивает идеальный баланс между гарантированным наличием товара для продаж при минимальных запасах.

Эффекты полученные от управления многоуровневой цепочкой поставок с помощью решения ABM Inventory:

• Автоматизированная система управления запасами на всех уровнях цепочки поставок;
• Оптимизировано полочное пространство и снижены затраты на содержание и обслуживание площадей в каждом магазине для хранения запасов;
• Потребность искать аналоги товаров на других торговых точках и делать перемещения – устранена.

 Экономические эффекты:

• увеличение продаж до 20%, путём ускорения процесса реагирования на изменяющиеся потребности рынка;
• снижение запасов на каждом магазине, за счет агрегации спроса на РЦ/РРЦ;
• увеличение оборота компании, путем высвобождения ресурсов, замороженных в запасах;
• до 80% уменьшения затрат на персонал, занятый в процессе закупок.

Не бойтесь масштабирования и открывайте новые возможности для своей компании, а управление запасами оставьте для системы Inventory!