Управляем запасами в эпоху рыночной турбулентности. Пример Fast Pack

События последних двух лет испытывают компании на прочность. Диджитализация, последствия пандемии, переломы рыночных тенденций стремительно преображают экономический ландшафт. Реалии современного бизнеса не оставляют шансов тем, кто медленно реагирует на происходящие изменения. Длительное обдумывание выхода из сложной ситуации приводит к тому, что тщательно подготовленный план быстро становится неактуальным, поскольку обстановка стала уже другой.

Особую ценность в условиях хронического цейтнота приобретает возможность не разрабатывать свое собственное решение каждой проблемы «с нуля», а приобрести и применить уже готовый проверенный инструмент, воспользоваться опытом и экспертизой лидеров рынка. Предлагаем рассмотреть кейс компании Fast Pack по внедрению системы управления запасами Intuiflow, основанной на методологии Demand Driven MRP.

Точка отсчета

— крупнейший в Украине поставщик крепежа в секторе DIY. Работая с 2007 года, компания успешно сотрудничает с лидерами украинского DIY-ритейла — Эпицентр, Новая Линия, Leroy Merlin, имеет опыт эксклюзивных поставок метизной продукции для магазинов немецких брендов Praktiker и OBI.

На данный момент Fast Pack обеспечивает крепежом 83 магазина-партнера, оперируя 15000 паллето-местами на 5 000 м2 складской площади и проведя более 10 млн. доставок за 2020 год.

Ассортимент компании насчитывает 10000 SKU в 12 товарных категориях. Товары поступают из 10 стран, находящихся в разных частях мира, соответственно, для каждого SKU – свой lead time.

При таких масштабах и интенсивности логистических процессов для компании особую актуальность приобрел поиск системного решения по управлению товарным потоком.

Fast Pack представляет собой активно развивающийся бизнес с высоким уровнем автоматизации и высоко мотивированной командой.

Пребывая в процессе непрерывного улучшения, компания стремилась оптимизировать управление запасами, преследуя следующие цели:

• Минимизация возможных ошибок при планировании закупок и поставок, снижение роли человеческого фактора. Планирование снабжения велось с помощью Excel, было слишком трудозатратным и недостаточно точным.
• Обеспечение постоянного наличия необходимого ассортимента для удовлетворения входящего спроса.
• Повышение уровня сервиса. Достигнув хороших показателей в этом направлении, компания ставила перед собой еще более высокие цели, стремясь оставаться лучшим поставщиком для общенациональных розничных сетей
• Стандартизация и автоматизация всех процессов планирования снабжения и управления запасами.
• Параметризация базовых логистических условий для каждого SKU. Требовался обоснованный расчет объемов минимальной партии, кратности заказов поставщику или производителю, сроков изготовления и поставки продукции, частоты заказов.
• Снижение уровня товарных запасов, сокращение lead-time заказов, обеспечение бесперебойности снабжения.
• Улучшение обработки данных по наличию и движению товаров. Менеджмент и аналитики нуждались в отражении текущей ситуации по состоянию запасов в режиме реального времени.
• Выстраивание рациональных и малоуязвимых цепей поставок, что является важным конкурентным преимуществом для компаний такого профиля.
• Реагирование на вызовы пандемии – ограничения, сбои в производстве и логистике, волатильность спроса.

Дороги, которые мы выбираем

Существует несколько способов автоматизации управления запасами. Можно, например, самостоятельно, на свой страх и риск, разрабатывать новое программное обеспечение «с нуля» или путем доработки какой-то уже используемой программы. А можно приобрести готовый программный продукт с консультированием и сопровождением. Делать такой выбор между разными путями оптимизации управления материальным потоком пришлось и  Fast Pack.

Как альтернатива облачной программе INTUIFLOW рассматривалась доработка системы учета, используемой предприятием.

Были проанализированы потенциально слабые места такого решения:

• Необходимость самостоятельного создания методологии и алгоритмов, на которых строилась бы программа.
• Невозможность достоверного оценивания основных параметров проекта – трудозатрат, общего объема бюджета, сроков разработки и окупаемости затрат.
• Отсутствие гарантий качества нового программного обеспечения, удобства пользования им.
• Значительная занятость специалистов компании в разработке и внедрении ИТ-продукта – в ущерб участию в основных бизнес-процессах.

На фоне неопределенности и рисков самостоятельной разработки явно выигрышно смотрелись условия приобретения автоматизированной системы управления запасами INTUIFLOW. А главное, это предложение, поступившее от компании ABM Cloud,  выглядело убедительным за счет примеров успешного внедрения облачного решения и DDMRP на подобных предприятиях. Представители Fast Pack смогли получить отзывы клиентов ABM Cloud о работе программы, из первых уст услышать мнение и рекомендации пользователей.

В основу решения о внедрении системы управления запасами, работающей по методологии DDMRP, легли следующие преимущества INTUIFLOW:

• Обоснованные и устраивающие заказчика сроки внедрения (6 месяцев) и окупаемости затрат (тоже 6 месяцев)
• Отсутствие дополнительных затрат на приобретение компьютерной техники. Для облачного решения, доступ к которому предоставляется по модели SaaS, достаточно просто подключения к интернету
• Эффективность методологии, на базе которой создан программный продукт. DDMRP сочетает в себе лучшие мировые практики управления ресурсами — Теория Ограничений, Lean, Six Sigma, классическое MRP, DRP — и инновационные разработки.
• Возможность управлять всей цепью поставок через единую систему, начиная от закупки товаров до управления остатками в дистрибуционной сети.
• Соответствие функционала программы задачам управления запасами. Возможности облачного решения позволяют оптимизировать уровни остатков товаров, реагировать на рост спроса, рассчитывать и поддерживать необходимые количества товаров в ключевых точках цепи поставок.
• Отработанный и выверенный до мелочей процесс внедрения, проводящегося поэтапно, с учетом особенностей бизнес-процессов клиента.
• Качественно новый уровень удобства пользования данными для управленцев.
• Обучение экспертами ABM Cloud персонала Fast Pack, а после внедрения программы
• Техническая и консультационная поддержка после внедрения программы – на постоянной основе.

Внедрение: шаг за шагом

Проект по оптимизации управлению запасами Fast Pack предполагал внедрение автоматизированной системы для управления всей активной буферизированной и подзаказной номенклатурой, насчитывающей свыше 10 000 SKU со сроками выполнения заказов от 3 до 200 дней.

Проект реализовывался в 3 этапа, на каждом из которых проводилось обучение участников проектной команды.

На начальном этапе руководители и специалисты отделов  продаж, закупок, складской логистики прошли двухдневное обучение методологии DDMRP и проверку полученных знаний с помощью тестирования. Представители Fast Pack убедились, что предлагаемая концепция во многом перекликается с их собственными подходами, в то же время, представляя более полные и системные решения в управлении запасами.

Отзыв о прохождении курса:

Поскольку успешность внедрения во многом зависит от качества подготовки данных, первый этап проекта заключался в подготовке данных к их использованию в автоматизированной системе управления запасами, создании и развертывании информационной базы Intuiflow.

Было проведено изучение рабочих процессов компании. Проанализирована собранная информация о том, какие данные уже есть в учетной системе клиента (1С), а какие необходимо актуализировать либо добавить.

Для устранения выявленной проблемы отсутствия формализации закрытия заказов на поставку и учета незавершенного производства, команды ABM Cloud и Fast Pack выработали совместное решение. ИТ-специалисты Fast Pack реализовали , настроили обмен файлами между ERP и Intuiflow.

Следует отметить, что участниками проекта было уделено достаточное внимание такому важному элементу внедрения как интеграция нового облачного решения с ERP на базе учетной системы 1С, используемой заказчиком. На данный момент налажен ежедневный обмен данными между  Intuiflow и ERP 1С.

Команда проекта стандартизировала параметры каждого SKU: lead time, цикл заказа, минимальная партия, кратность.

Затем SKU были сгруппированы по регионам, из которых производится поставка, и соответствующим срокам выполнения заказа:

• Украина (самый короткий lead time);
• Европа (средний lead time);
• Азия (самый длинный lead time).

Проводя систематизацию и параметризацию SKU, участники проекта со стороны Fast Pack смогли применить в Intuiflow единый простой способ расчета заказов и понятный приоритет планирования их выполнения.

На втором этапе проходил запуск системы управления запасами. В рамках этого этапа прошли два обучения пользователей по каждому разделу программы и последующим тестированием.

Затем были проведены исправление ошибок в данных, моделирование процесса приема и обработки заказов, расчет буферов.

Консультанты сопровождали работу менеджеров с первыми заказами, поступившими в новую систему.

Среди достигнутых целей второго этапа – формирование доверия сотрудников к программе, выработка у них привычки начинать свой рабочий день в системе.

Пандемический тест-драйв

На этом же, втором, этапе проявились первые позитивные результаты от внедрения программы. Эта стадия проекта пришлась на начало 2021 года, сложный период, когда локдаун заставлял корректировать планы буквально «на ходу».

Можно сказать, что комплексное облачное решение проходило испытание «идеальным штормом». Закрытие большинства розничных торговых точек обвалило спрос. Уменьшение количества заказов поставило под удар сотрудников, занятых на складах и упаковке, поскольку их оплата труда зависит от загрузки.

Однако карантинные ограничения вводились не навсегда, а значит, следовало сохранять и квалифицированный персонал складов, и возможность аккумулировать товары для удовлетворения отложенного спроса на момент возобновления работы розницы.

Для реагирования на такие ситуации в систему заложен коэффициент CDAF:

Это коэффициент корректировки буфера, который и был применен проектной командой. Использование этой функции программы позволяет равномерно, по всем позициям, увеличить количество дней запаса в красной зоне буфера. Таким образом, заказ производителю на выпуск и поставку SKU поступает раньше, чем при обычных настройках системы. По сути, в определенный момент запускается производство тех запасов, за счет которых в дальнейшем, после снятия ограничений, будет удовлетворен накопившийся отложенный спрос, превышающий возможности производителей. Параллельно, благодаря методике определения оптимального цикла, система автоматически пересчитывает объемы партий товаров и циклы заказов, тем самым регулируя количество переналадок, загрузку персонала и оборудования производителей-контрагентов Fast Pack.

Таким образом, функциональные возможности Intuiflow позволили компании гибко отреагировать на волатильность спроса, сохранить персонал склада и участка упаковки, подготовиться к росту покупательской активности после отмены карантинных ограничений.

Оптимизация параметров системы

Задачей заключительного этапа внедрения была определена подготовка сотрудников компании к самостоятельному использованию методологии DDMRP и программы Intuiflow в повседневной работе.

Было организовано обучение персонала работе с аналитикой и настройками облачного решения по обучающей программе Demand Driven Planner Professional™. Помимо операционного уровня, в фокусе внимания участников проекта находилась модель цепи поставок, включающая также тактический и стратегический уровни управления.

Также на третьем этапе проводилась настройка параметров программы, проведены расчеты оптимальных циклов производства и поставок, предоставлены рекомендации по улучшению оборачиваемости запасов. Сфера управления автоматизированной системы охватила весь ассортимент Fast Pack, стартовала работа с оповещениями, отчетностью и аналитикой.

Если основные возможности облачного решения персонал заказчика изучил еще на предыдущем уровне реализации проекта, то третий этап был посвящен более тонким настройкам параметров, более полному использованию программного функционала.

Выше мы уже рассмотрели использование одного из заложенных в логику программы Intuiflow механизмов реагирования на значительные и непредвиденные колебания спроса. Подобные функции предусмотрены и для учета прогнозируемых событий и тенденций.

В процессе осуществления проекта представители Fast Pack на собственном опыте убедились в эффективности  применения корректировки буферов, а также  коэффициентов сезонности и пересчета единиц для управления запасами,

Часть ассортимента характеризуется сезонностью. Соответственно, делать заказы по таким товарным позициям надо заблаговременно. В Intuiflow для динамической корректировки уровня буфера под ожидаемый спрос применяются коэффициенты сезонности (PAF).

При получении информации о предстоящих плановых событиях, например уведомлению поставщика о поднятии цен или остановке на плановый ремонт, возможно создание дополнительного запаса продукции этого производителя. Уже знакомый нам коэффициент корректировки CDAF позволяет автоматически увеличить красные или желтые зоны буферов, добавив к ним определенное количество дополнительных дней продаж или единиц хранения.

Следует отметить удобство пользования облачной системой, направленной на решение каждодневных проблем специалистов по торговле и логистике. Например, нередко оперативный учет товаров  ведется в штуках, упаковках,  комплектах и т.п. А вот заказ поставщику делается в единицах транспортировки товара, как правило, в единицах массы. Присутствующий в функционале программы коэффициент пересчета единиц помогает экономить рабочее время сотрудников.

На всех этапах проекта команда ABM Cloud проводила методическое и техническое сопровождение сотрудников Fast Pack, начинающих пользоваться облачным решением.  Сервисная поддержка отдела Customer Success компании ABM Cloud сохраняется и после внедрения, на постоянной основе. Еженедельно проводятся встречи пользователей и консультантов, происходит обмен мнениями, ведется анализ применения программы.

Проект внедрения – завершен, процесс совершенствования — продолжается. Какие результаты?

Проект по внедрению автоматизированной системы управления производственными запасами Intuiflow был осуществлен, как и планировалось, за полгода. Продолжительность каждого из этапов составила два месяца.

Подводя первые итоги автоматизированного управления активной номенклатурой запасов по методологии DDMRP, уже можно говорить о том, что достигнуты следующие результаты:

• Полностью автоматизирован процесс заказа

  на поставку товаров у производителей.

• За период использования системы доля SKU, по которым есть излишки и дефициты, сократилась в 2 раза

  от общего количества позиций.

• Уровень сервиса повысился до 98%.

  Предпроектный показатель сервиса (отношение количества выполненных в срок заказов к общему числу) уже был достаточно высоким, а из практики хорошо известно, насколько тяжело дается каждый «дополнительный» (после 90%) процентный пункт роста этого показателя. Тем не менее, уровень сервиса удалось повысить и, что особенно важно, при одновременном снижении запасов.

• Общий уровень запасов снизился на 20%,

  а значит, обеспечено сокращение расходов на хранение товаров, улучшилась структура оборотного капитала компании. Запасы по большей части товарных позиций поддерживаются на оптимальном уровне.

Ключевых результатов компании удалось достичь несмотря на то, что в период пандемии снизился уровень сервиса поставщиков, в то же время на 30% удлинился lead-time, а также усилилась волатильность спроса.

• Компании удалось преодолеть характерное для многих предприятий явление бимодального распределения, при котором значительная часть SKU пребывает в зоне дефицита, по многим позициям наблюдаются излишки, а вот на оптимальном уровне находятся запасы крайне незначительной части SKU.

• Обеспечено гибкое и своевременное реагирование

  системы на колебания фактического спроса за счет использование функционала облачного решения (динамические изменения буферов, корректирующие коэффициенты и т.п.).

• Снизилась вероятность возникновения ошибок

  вследствие т.н. «человеческого фактора». Большая часть решений и расчетов выполняется автоматически, по системным алгоритмам.

• Рациональней стало использоваться рабочее время персонала.

  Автоматизированная система обеспечивает выполнение рутинных повторяющихся операций, позволяя менеджерам сосредоточиться на решении креативных задач.

Итоги

Успех проекта во многом определялся тем, что коллектив Fast Pack, был открыт для новых идей и пересмотру бизнес-процессов. Сотрудники компании восприняли и успешно применяют инновационный подход DDMRP к управлению материальными и информационными потоками. Прозрачность процессов управления закупками и движением товаров упрощает проведение анализа эффективности на всех стадиях поставок.

За время работы автоматизированная система продемонстрировала способность к самостоятельным настройкам и зарекомендовала себя надежным управленческим инструментом, благодаря которому Fast Pack удалось без значительных потерь пройти период пандемической рыночной турбулентности. Используя показатели, генерируемые облачным решением, в логистике, компания фактически делится положительным эффектом от применения DDMRP со своими поставщиками и клиентами. Так подход к управлению запасами на основе актуального спроса оптимизирует всю цепочку движения товара – от производителей, чью продукцию продает Fast Pack, к розничной полке.

В заключение следует отметить, что эксперты ABM Cloud пристально изучают специфику применения методологии DDMRP и основанного на ней облачного решения в разных бизнес-моделях. Совершенствование программного обеспечения продолжается, дополняется функционал, клиенты получают новые версии продукта, а вместе с ними — и новые возможности повышения эффективности управления запасами.

Руководитель отдела закупок делится результатами кейса Fast Pack: