Оптимизация товарных запасов аптек, какие особенности?

Аптечные сети являются одними из признанных лидеров розничной торговли с точки зрения сложности управления запасами. Отрасль аптечного ритейла характеризуется значительным государственным регулированием, ограниченной вместимостью полок, а главное — широким и сложным ассортиментом продукции.

Аптечний ритейл насчитывает десятки тысяч наименований. Лекарства представлены на рынке в различных формах и дозировках. Очень специфической сферой является продажа рецептурных препаратов.

Значительную часть ассортимента составляет также парафармацевтика, которая включает товары для гигиены и ухода за больными, косметику, биологически активные добавки. Кроме того, в аптеках продаются медицинские приборы, оборудование и расходные материалы.

Такой набор особенностей и ограничений делает управление запасами лекарственных средств и парафармацевтики сложной задачей.

Оптимизация товарных запасов аптек как ключ к росту

С увеличением товарооборота и количества торговых точек для любой аптеки или аптечной сети важно эффективное управление запасами:

• Централизация заказов приносит лучшие условия от поставщиков и оптимизирует логистику
• Увеличение объема информации о товарах невозможно обработать вручную или импровизированными методами, такими как электронные таблицы
• Решения о количестве заказов и уровне запасов не должны приниматься исключительно на основе прогнозов аналитиков или субъективных суждений менеджеров на местах. Цена ошибок слишком высока, чтобы слепо полагаться на чью-то интуицию или прошлый успех

Нужна комплексная автоматизация, основанная на оперативной обработке данных и проверенных алгоритмах. Примером такого подхода является система ABM Inventory, которая оптимизирует ассортимент и обеспечивает наличие товаров на достаточном уровне. Это облачный сервис, который работает по модели SaaS и доступен через веб-браузер на смартфонах или компьютерах с любой операционной системой.

До внедрения ABM Inventory наше управление запасами было децентрализованным. В каждой из сотен аптек менеджеры создавали заказы вручную. При таком формировании заказов проблемы возникали преимущественно из-за человеческого фактора. Иногда менеджеры пропускали важные SKU, а иногда заказывали не то количество. Поэтому главное, чего мы хотели — чтобы заказы рассчитывались централизованно, с помощью программного обеспечения, а не человеком. И система нам это обеспечила, — рассказывает Ото Гварамия, главный программист сети аптек «Аверси» (Грузия).

Сочетание практик вытягивания и прогнозирования, использование фактических данных о спросе, различных алгоритмов управления запасами для розничных торговых точек и распределительных центров, а также мощный аналитический блок делают ABM Inventory надежным инструментом для управления фармацевтическим ритейлом.

Сейчас мы полностью изменили подход к формированию заказов. Этим занимаются 8 человек в нашем офисе, а не каждая аптека отдельно. Это значительно упростило процесс и ускорило снабжение торговых точек. С ABM Inventory аптеки заказывают столько, сколько им действительно нужно для продажи, а не для резервирования и создания излишков или просто для хранения запасов. Наши излишки товаров уменьшились на несколько миллионов. Это огромный эффект для бизнеса.

Oto Gvaramia полностью доволен результатами внедрения автоматизированной системы. По его опыту, использование ABM Inventory позволяет ритейлеру рассчитывать оптимальные объемы заказов и поддерживать наличие товара в торговых точках, чтобы избежать потерь продаж.

Функционал системы на случай сложных ситуаций или «подводных камней»

Онлайн-платформа ABM Inventory — это универсальное решение для розничной торговли, которое учитывает специфику и опыт работы аптеки. Подобно тому, как рекомендованные лекарства назначаются для лечения болезни, соответствующий функционал облачной системы решает проблемы управления запасами аптеки.

Особенности спроса и его колебания, низкая частота закупок некоторых видов продукции

Не все лекарства пользуются регулярным спросом. Очень дорогие препараты или средства от достаточно редких заболеваний имеют низкую частоту покупки. Однако такие лекарства должны быть доступны для заказа и в наличии на складе. В то же время, в случае избытка таких препаратов возрастает риск окончания срока их годности и связанных с этим финансовых потерь.

Исходя из этой отраслевой специфики, в программном обеспечении реализован подход разделения товаров по частоте продажи. Определены три группы: часто продаваемые, средне продаваемые и редко продаваемые товары, для которых в систему вводятся отдельные настройки.

Для каждой из этих групп автоматически рассчитывается среднедневное потребление. С учетом частоты продаж устанавливается целевой уровень запасов (буфер).

Работа с товарами с низкой частотой спроса упрощается благодаря управлению статусами. Каждому SKU в аптеке присваивается статус, в соответствии с которым заказ осуществляется автоматически, либо по расписанию, либо путем создания специального заказа. Поскольку статус устанавливается в контексте торговой точки, это позволяет управлять заказами в зависимости от потребностей разных аптек, при этом товар всегда находится в ассортиментной матрице и есть в наличии.

Аналоги и продукты-заменители

Наряду с оригинальными лекарствами на рынке постоянно появляются новые генерики, а фармацевтические бренды разрабатывают и выпускают собственные версии популярных препаратов. При отсутствии нужного товара покупателю гораздо сложнее сделать новый выбор в аптеке, чем в обычном магазине. Корректная замена препарата, как правило, требует ответственного диалога между пациентом, его врачом и провизором, а также наличия в аптеке исчерпывающей проверенной информации о возможных альтернативах запрашиваемому лекарственному средству. Менеджеры, в свою очередь, при формировании заказов должны делать выбор среди целых линеек аналогичных лекарственных средств.

Кроме того, для препаратов, которые уже есть на рынке, периодически меняется дозировка, количество в упаковке, сама упаковка, происходит ребрендинг или изменения в регистрационных документах.

Иногда пациенты могут не согласиться с подбором аналога препарата, к которому они привыкли, и сделать специальный заказ. Аптечная сеть должна быть готова к этому. Недостаточное внимание к такому показателю может привести к потере продаж, а клиенты уйдут к конкуренту.

Работа с такими сложными аналогами в составе ассортимента также учитывается системой управления запасами. Если количество упаковки продукта изменилось или был проведен ребрендинг, он считается новым SKU, но при вводе в систему обозначается как аналогичный продукт. В результате, планирование буфера для этого препарата будет базироваться на истории продаж предыдущих аналогов. Так же можно сделать и для препаратов, которые только что поступили в аптеку, но их состав соответствует препаратам, которые ранее в ней продавались. Таким образом, заказы даже на новые товарные позиции формируются на основе данных о продажах.

Сезонность и региональная специфика ассортимента

Все это характерно для аптечного ритейла. Осень-зима — пиковый сезон для лекарств от простуды и гриппа. В свою очередь, к началу летнего сезона аптеки в странах с более жарким климатом должны иметь в наличии солнцезащитные средства и мази от солнечных ожогов.

Для учета смены времен года в программе предусмотрен функционал сезонности. Коэффициенты сезонности (месячные и недельные) для каждой группы товаров рассчитываются автоматически на основе фактических продаж предыдущих периодов и учитываются системой при формировании заказов. Если, например, согласно эпидемиологическому прогнозу, всплеск каких-то заболеваний ожидается раньше или позже, чем в предыдущие годы, то действия программы можно скорректировать, подсветив прошлый период с похожими показателями.

Система примет шаблон и произведет расчеты на основе данных указанного в нем периода. Также функционал позволяет учитывать определенные периоды праздников и длинных выходных, когда поставщики могут не работать.

Делимость количества лекарств в одной упаковке

Количество лекарств в одной упаковке может быть разделено и продаваться частями. Распространенным примером является то, что коробка с таблетками содержит несколько блистеров, каждый из которых может продаваться в аптеке отдельно, что является потенциальным источником путаницы.

В системе предусмотрен функционал «Единицы измерения поставщика». Для определенного SKU можно указать единицу измерения как для аптеки (например, позиции, по которым осуществляются продажи), так и для поставщика (например, упаковки, в которых поступает товар). Также можно настроить пересчет количества заказа из аптечных единиц в единицы поставщика.

Ограниченный срок годности

Ограниченный срок годности жестко контролируется и увеличивает риск потерь от излишков и неликвидов. Для аптек этот показатель стоит учитывать не только при управлении имеющимися запасами, но и при формировании заказов. Ведь важно оценить остаточный срок годности на момент поступления товара в аптеки. Кроме того, в аптеках нет возможности устраивать традиционные для супермаркетов распродажи товаров, срок годности которых близится к завершению.

Сроки годности товаров автоматически контролируются электронной системой управления запасами, пользователи которой имеют возможность своевременно реагировать на увеличение соответствующего риска.

Индивидуальные условия хранения лекарственных средств

Существует необходимость строгого контроля за тем, как хранится каждая товарная позиция. Может потребоваться поддержание температуры (холодильные камеры), защита от солнечного света (темные помещения) и т.д.

В ABM Inventory вы можете фиксировать и контролировать условия хранения для каждой категории товаров.

Разовые колебания спроса или целевые заказы

Это касается любых всплесков спроса, которые, как ожидается, не повторятся в будущем. Действительно, важно, чтобы программа не воспринимала любые уникальные события (срочные целевые программы, чрезвычайные ситуации и т.д.) как признак долгосрочного роста спроса и не увеличивала соответствующие запасы.

В этом случае применяется функция «одноразового пополнения», которая увеличивает только один конкретный заказ, не влияя на объемы последующих, а также на уровень буферов.

Акции, предложения

Маркетинговая деятельность в фармацевтической отрасли не может осуществляться по шаблонам, принятым для продажи товаров повседневного спроса. Продвижение безрецептурных препаратов и сопутствующих товаров используется, но требует тщательной подготовки, поскольку такие товары редко покупаются посетителями аптек спонтанно, без консультации специалиста.

Система автоматически рассчитывает количество партии товара, необходимое для подготовки и проведения акции. Также есть возможность работать с новыми акциями или товарами, по которым нет данных за предыдущие периоды. Сотрудники все равно могут вручную установить увеличенный буфер, и тогда система продолжит автоматическое управление запасами.

Проиллюстрируем работу с промо-кампаниями с помощью ABM Inventory словами нашего грузинского коллеги:

Внедрение автоматизированной системы позволило качественно планировать промо-акции. Мы даже приняли соответствующий внутренний стандарт. Раньше все зависело от менеджеров, когда и сколько они закажут товара. Как следствие, акции часто запаздывали. А теперь, планируя акцию, наши специалисты просто применяют коэффициенты с ожидаемым приростом продаж соответствующих товарных позиций.

Какие действующие вещества входят в состав этого препарата?

Одним из ключевых элементов ABM Inventory является расчет, мониторинг и изменение буферов для каждого SKU. Буфер — это все доступное количество товара, включая остатки на складе, заказы, принятые поставщиком к исполнению, а также партии в процессе доставки.

Программа выполняет первичный расчет буферов на основе данных о средних периодах продаж и пополнения запасов, импортированных из учетной системы. При формировании первых заказов менеджер отслеживает уровень буферов и вносит необходимые коррективы. После одного-двух циклов пополнения программа настроится, и операции мониторинга наличия товаров и расчета размера заказа, достаточного для пополнения буфера, будут выполняться автоматически. Пересчеты буфера происходят для каждого SKU в каждой торговой точке, в зависимости от фактического спроса.

Интеграция с другим программным обеспечением пользователя является важной особенностью автоматизированной системы управления запасами. ABM Inventory не только совместима с любым бухгалтерским или ERP программным обеспечением, но и позволяет импортировать данные из них, проверяя их точность и исправляя ошибки.

Автоматизированные решения, такие как ABM Inventory, позволяют аптечным сетям соответствовать современному тренду омниканального маркетинга. Это означает единую модель организации товарных потоков для всех продаж — как через розничные точки, так и онлайн. При таком подходе разные каналы продаж и коммуникаций не просто используются одновременно, а интегрируются и работают синхронно. Для этого функционал программы предусматривает, что подразделения онлайн-продаж также включены в общую систему управления запасами. Это устраняет проблемы возможного дублирования заказов и накопления излишков.

ABM Inventory — это удобный в использовании продукт. Вся основная информация системы отображается на дашбордах. Там можно постоянно отслеживать движение самых популярных SKU, генерирующих 80% оборота компании, а также новые и акционные товары. Ежедневно обновляются данные по основным KPI: продажи, остатки, потерянные продажи, товарооборот. Система автоматически создает задачи для менеджера, расставляет приоритеты и отслеживает их выполнение.

Кроме функций оперативного управления, для каждого ритейлера важны содержательные отчеты и аналитические инструменты программного обеспечения для управления запасами.

Движение по категориям товаров, показатели оборачиваемости и потерянных продаж, уровень запасов, как в закупочных ценах, так и в днях, всегда под рукой.

Представитель компании Aversi подчеркивает эту особенность программного обеспечения:

Отчеты очень полезны. Они четкие и информативные. Мы отслеживаем показатели по всей фармацевтической цепочке. Раньше, например, расчет показателей оборачиваемости и потерянных продаж занимал много времени, а сейчас все доступно в один клик.

Выводы делает клиент

В отличие от прибыли, отношения бренда с клиентурой нельзя измерить, но они, тем не менее, являются ценными. Усилия персонала, освобожденного от необходимости вручную заполнять заказы поставщикам, и ассортимент, автоматически рассчитываемый в соответствии с реальным спросом, исключая досадные аут-стоки, помогают создать положительный клиентский опыт, связанный с аптекой.

Ведь исследования показывают, что 71% потребителей совершают новые покупки на основе опыта предыдущих, а 91% с большей вероятностью сделают покупку во второй раз, если их клиентский опыт был положительным. Вот почему критически важно начать управлять запасами в аптеках с помощью ABM Inventory.