От искусства к бизнесу: оптимизация запасов в художественной сфере с помощью технологий

На первый взгляд, производство художественных материалов может показаться обычным делом. Однако, за каждым рисунком, за каждой палитрой или кисточкой стоит сложный и тонкий процесс, требующий от производителей особого отношения к деталям и высокого качества. В мире конкурентного творчества это производство является ключевой цепочкой в доставлении искусства всем вокруг, а выбор высококачественных материалов имеет решающее значение для клиентов. Давайте рассмотрим, как этот процесс происходит и какие особенности и конкурентные преимущества скрыты за каждой кистью.

О компании:

ROSA — ведущий украинский производитель и дистрибьютор художественных материалов, который создает продукты, что дарят возможность выразить свою уникальность через искусство. Работники с гордостью наблюдают, как художники из Украины и 36 других стран мира выбирают продукцию бренда ROSA для воплощения своих творческих идей.

«Наша миссия — создавать и совершенствовать продукты, которые отвечают потребностям и ожиданиям наших клиентов. Мы прислушиваемся к вам, изучаем самые современные тенденции рынка, и внедряем новые технологии. Наша квалифицированная команда и современная лаборатория позволяют нам создавать продукцию, которая соответствует самым высоким стандартам качества».

Ассортимент продукции ROSA насчитывает более 10 тысяч позиций, а карта магазинов, где можно ее приобрести выглядит так:

Какие события сопровождали начало изменений в управлении запасами?

В современном BANI-мире, заполняющем жизнь с начала пандемии в 2020 году, реализация проектов стала более сложной и непредсказуемой. Термин BANI, впервые введенный Джеймсом Кашио из Института будущего (США) в работе «Перед лицом эпохи хаоса», описывает нашу современность как нечто, похожее на туман. Это мир, где невозможно предсказать все, поэтому этот термин расшифровывается как:

B — brittle (хрупкий)

A — anxious (тревожный)

N — nonlinear (нелинейный)

I — incomprehensible (непонятный)

Приведем некоторые масштабные события, повлиявшие на проект внедрения технологий в ROSA:

• Пандемия COVID-19, которая разразилась непосредственно перед началом проекта.
• Контейнерный кризис, который наблюдался на протяжении проекта.
• Полномасштабное вторжение РФ в Украину на этапе сопровождения проекта.

Компания ROSA справилась с данными вызовами в течение проекта, благодаря высокому уровню подготовки своей команды и использованию технологий, которые позволили работать и достигать результатов даже в таких непредсказуемых обстоятельствах. Поговорим о них подробнее.

Какие сложности в управлении запасами сопровождали бизнес ROSA перед внедрением технологий?

Отрасль производства художественных материалов является сложным сектором, в котором инновации и конкурентоспособность играют решающую роль. Путь компании Rosa был заполнен сложными задачами, вот несколько из них:

• Закупочное планирование и отсутствие современных инструментов:

  Планирование производства и закупок осуществлялось с помощью Excel. Ассортимент товаров насчитывал более 20 тысяч позиций, и для каждой из них нужно было составить собственную формулу, что увеличивало вероятность ошибок.

• Слабый уровень обслуживания:

  Несмотря на определенный уровень сервиса, компания стремилась повысить его, становясь более надежным поставщиком для глобального рынка.

• Неструктурированная информация о запасах:

  Базовые логистические условия для каждого товара, такие как минимальные партии, кратность заказов поставщику или в производство, время до поставки и время изготовления, часто были распылены и малодоступны для работников.

• Невозможность точно рассчитать потребность в пополнении запасов:

  Приходилось длительное время оперировать в периоды отсутствия некоторых товаров на складе.

• Отсутствие аналитики по цепочке поставок:

  Трудно было анализировать запасы по всей цепи.

• Неэффективность реакции на объемные экспортные заказы:

  Компания получала разные экспортные заказы каждый месяц, и каждый раз требовалась реакция от всех звеньев цепи поставок.

• Сложность в планировании закупок долгосрочных товаров:

  Некоторые компоненты имели долгий срок поставки, что затрудняло их планирование.

• Долгий производственный lead-time некоторых товаров:

  Уменьшение производственного lead-time было бы важным конкурентным преимуществом.

Это были некоторые из трудностей, которые сопровождали бизнес ROSA перед внедрением новых технологий для управления запасами.

Главные причины выбора программного обеспечения:

Основания, повлиявшие на выбор программного обеспечения Intuiflow для управления запасами в компании ROSA, были обусловлены несколькими ключевыми факторами:

• SaaS модель работы системы, при которой нет необходимости в дополнительных инвестициях в оборудование, что позволит компании сосредоточиться на оптимизации процессов.
• Система предоставляет визуальную репрезентацию проблемных зон и текущего состояния дел, что позволяет оперативно выявлять и решать проблемы.
• Intuiflow объединяет все звенья цепи поставок, начиная от закупки сырья и заканчивая управлением запасами в дистрибуционной сети.
• Компания предоставляет постоянную консультационную поддержку, что является важной составляющей успешного внедрения.
• Intuiflow имеет отработанную технологию внедрения, которая позволяет систематически фиксировать этапы и разрабатывать планы изменений в бизнес-процессах.
• Система предоставляет много различных вариантов планирования, учитывающих различную стабильность или вариабельность спроса на каждую позицию товара.
• Intuiflow позволяет создавать заказы на закупку сырья и производство готовой продукции с учетом их времени доставки, условий поставщиков, ограничений и настроек производственных линий.

Также, важным фактором было полноценное обучение методологии DDMRP перед внедрением. Руководители различных отделов изучили суть методологи

Цели проекта, которые ставила перед собой ROSA:

Поставленные перед проектом задачи по управлению запасами на производстве были наполнены большими амбициями важных улучшений. Вот эти задачи, вызывающие значительный интерес:

• Оптимизация структуры запасов:

  Проект ставит перед собой задачу эффективно распределить запасы и материалы, гарантируя их наличие для производства и уменьшая излишки, что позволит сэкономить ресурсы и уменьшить финансовые затраты.

• Повышение ROI:

  Одной из важных целей является увеличение возврата инвестиций (ROI) через оптимизацию процессов управления запасами и повышение производительности производства.

• Улучшение уровня сервиса:

  Проект направлен на рост уровня обслуживания клиентов, обеспечивая доставку продукции вовремя и в полном объеме, что повысит удовлетворенность клиентов и укрепит их лояльность.

• Сокращение Lead time:

  Ускорение времени производства и поставок позволит компании более оперативно реагировать на изменения в спросе и рыночных условиях.

В чем заключаются главные этапы внедрения INTUIFLOW?

Проект внедрения системы включал следующие этапы:

I. Подготовка к запуску проекта, включающая в себя:

• Обследование текущих процессов компании и сбор необходимых данных.
• Актуализация и формализация данных в товароучетной системе
  Обучение команды основам методологии Demand Driven MRP.
• Настройка обмена данными между программой Intuiflow и учетной системой.

II. Запуск проекта, включающий в себя:

• Поддержка менеджеров при работе с заказами в производство, а также при работе с поставками.
• Исправление ошибок в данных из учетной системы
  Обучение пользователей работе с программным обеспечением Intuiflow.

III. Сопровождение, которое предусматривает:

• Подготовку сотрудников к самостоятельному использованию системы и методологии.
• Настройку параметров системы.
• Встречи и рекомендации по улучшению управления запасами
  Обучение по аналитике и настройкам программного обеспечения

Запланированная продолжительность внедрения проекта составляла 7 месяцев, однако фактически проект занял 8 месяцев. Задержка возникла из-за одновременного внедрения учета полуфабрикатов и ограниченных ресурсов программистов у заказчика. Важно отметить, что несмотря на изменения в графике, стоимость проекта осталась неизменной.

После внедрения системы, компания ROSA получила доступ к поддержке и рекомендациям по улучшению управления запасами от специалистов ABM Cloud

[cta_1 btn=»Получить презентацию INTUIFLOW» title=»Узнайте, как эффективно управлять запасами на производстве»][/cta_1]

Главные экономические результаты от использования технологий

Как уже было отмечено в начале статьи, компания ROSA ставили перед собой такие цели перед стартом проекта: оптимизацию структуры запасов, повышение ROI, улучшение уровня обслуживания и сокращение lead-time. После четырех месяцев работы с системой Intuiflow мы сделали важные шаги к достижению этих целей, поэтому: 

• Излишки уменьшились на 30% 

• Дефициты запасов сократились на 45% 

• Показатель OTIF — On Time In Full (своевременное и полное выполнение заказов) вырос на 13% 

• Производственный Lead Time сократился вдвое

Благодаря этому проекту, ROSA также получила и другие выгоды:

• Снижение зависимости от человеческого фактора благодаря оцифрованному учету данных и уменьшению ошибок.
• Визуализация для поставщиков, что позволяет более эффективно сотрудничать и прогнозировать закупки.
• Использование результатов проекта для финансового планирования и централизации планирования производства.
• Активная поддержка от отдела Customer Success, которая максимизирует бизнес-результаты.

Особенности бизнеса, которые были покрыты дополнительным функционалом системы.

Важным аспектом внедрения системы является ее адаптация к конкретному бизнесу. Наличие дополнительного функционала в системе позволяет учитывать особенности именно вашего предприятия и оптимизировать процессы, которые могут отличаться от стандартных сценариев. Давайте рассмотрим, как именно дополнительный функционал системы помог решить конкретные задачи ROSA.

• Условия поставщиков:

   В условиях поставщиков часто требуется заказ на все позиции не менее определенной суммы, например, Х тысяч долларов. Вместо того, чтобы сложно рассчитывать это в эксель или учетной системе, мы решили воспользоваться функционалом оптимизации заказов. Он позволяет выделить позиции, которые надо заказать. Необходимо ввести нужную сумму и система автоматически распределяет заказ по всем позициям равномерно в соответствии с процентом наполненности буфера.

• Постоянное обновление ассортимента:

  Особенность отрасли заключается в постоянном обновлении ассортимента. Творческие люди и конкурентная среда требуют постоянных изменений, таких как яркая упаковка, улучшенное качество, акции по типу: «1+1=3», за ту же цену, и тому подобное. Однако при обновлении продукта некоторое время клиентам может поступать оба варианта — обновленный и не обновленный. Чтобы избежать удержания двойных запасов и системного включения не обновленных позиций в производство, мы используем функционал связки номенклатуры. Эта функция позволяет автоматически управлять обеими позициями, упрощая процесс для менеджера.

• Инструменты для сокращения Lead Time:

  Методология DDMRP включает в себя понятие разъединенного Lead Time, который является критическим для определения сроков. Путь к сокращению Lead Time заключается в анализе этого параметра и установлении буферов на наиболее критических участках. Это помогает уменьшить время производства и повысить эффективность производства, что мы и сделали.

Также важно отметить, что для успешного перехода через кризисный период компанией ROSA было использовано несколько стратегий:

• Диверсификация рынков сбыта в прошлом:

  Компания ранее активно расширяла свое присутствие на различных рынках и экспортировала продукцию в 36 стран мира. Это позволило ей сохранить стабильный поток заказов даже во время кризиса.

• Применение классических антикризисных методов:

  Компания установила контакты с поставщиками и договорилась об отсрочке платежей, а также сократила расходы.

• Внедрение системы приоритетов в Intuiflow:

  Важной составляющей успешной адаптации была система приоритетов, реализованная в Intuiflow. Она предоставляет понятную и простую методологию для определения приоритетов в закупках и производстве различных товаров. Красный цвет указывает на насущную потребность, желтый — на потребность в закупке, а зеленый — на отсутствие необходимости в заказе. Это помогло эффективно управлять оборотными средствами и избежать проблем при будущих отгрузках.

Эти факторы позволили ROSA успешно функционировать в условиях BANI-мира, показав, что даже в кризисных ситуациях технологии и методологии могут быть лучшими союзниками бизнеса.

Итоги:

Внедрение технологий в управлении запасами на производстве является критически важным аспектом. Технологии позволяют оптимизировать производство, снизить затраты и повысить эффективность использования ресурсов. Внедрение современных технологий помогает обеспечить стабильность производства и поставок товаров и услуг, а также способствует инновациям и развитию новых стратегий управления ресурсами. Поэтому важно использовать технологии для повышения эффективности бизнеса в любое время.