Отличие ABM Inventory от товарно-учётных систем. На что стоит обратить внимание при выборе системы для оптимизации товарных запасов?
Новые технологии дают много возможностей для трансформации бизнеса. Скорость изменений и потребностей 5 лет назад и сейчас существенно отличается. Так в розничном бизнесе доля акционных позиций стремительно возрастает, потребители привыкают покупать по низким ценам и переходят онлайн. Хотите не терять позиции на рынке, увеличивать прибыль? Тогда вы обязаны быть гибкими, использовать новые подходы и инструменты!
Оптимизировать управление товарными запасами, не замораживать деньги в излишках и сократить упущенные продажи помогают системы управления запасами. Часть компаний для этих целей используют модули товарно-учетных систем. В данной статье мы рассмотрим разницу между использованием этих двух инструментов.
Ключевые отличия товарно-учётных и специализированных систем
Первичным инструментом для управления запасами является товарно-учётная система, которая хранит документацию, базы данных контрагентов и товаров, осуществляет учет операций, и т.д.
Кажется, что такая система покрывает все необходимые моменты, верно? Так и есть, товарно-учётная система – это необходимое условие для существования компании. Однако стоит учитывать, что существование и развитие компании являются разными вещами.
В чем же заключаются ключевые отличия товарно-учётной системы?
- функционал товарно-учётной системы покрывает базовые потребности небольшой начинающей компании;
- каждая доработка/добавление новых возможностей — требует привлечение команды дорогостоящих специалистов;
- нехватку возможностей приходится компенсировать ручным трудом, как следствие текучка кадров и неудовлетворение работников;
- ограниченный функционал аналитики.
В отличие от товарно-учетных систем, первая основная задача специализированного инструмента – обеспечить автоматизированный рабочий процесс по управлению запасами.
Автозаказ, то есть автоматическое формирование и отправка заказа поставщику, освободит время сотрудника, позволяя выполнять больше работы с теми же человеческими ресурсами.
Кроме функциональных ограничений, товарно-учётные системы также имеют ограниченные аналитические возможности – самые базовые и общие отчёты, которых всегда недостаточно для качественного анализа ситуации. Это очень важное ограничение, которое является камнем преткновения на пути развития компании. Ведь для того, чтобы успешно реализовывать товары, нужно понимать – запасы по каким позициям стоит увеличивать для повышения доходности, а какие стоит выводить из ассортимента; какие торговые точки/поставщики являются прибыльными; есть ли необходимость в страховых запасах, и в каком количестве; как изменяется ситуация по товарной позиции в зависимости от сезона, и т.д. Ответы на эти вопросы дают компании возможность оптимально использовать свои денежные средства, повышая свою прибыльность и открывая новые возможности для расширения. Другими словами – компания имеет возможность развиваться, а не существовать на одном и том же уровне.
Таким образом, вторая основная задача специализированного инструмента – предоставить возможность для разностороннего и глубинного анализа товарных запасов компании.
Системы по управлению запасами решают много вторичных задач – увеличение контроля данных и сотрудников, доступность с любого устройства и в любое время (для онлайн-систем), интеграции с различными другими модулями/системами и т.д. Однако, при выборе инструмента решающим есть то, как система по управлению запасами справляется с основными двумя задачами: формированием автозаказов и наличие сильной аналитики.
Преимущества системы для оптимизации товарных запасов ABM Inventory по сравнению с товарно-учетными системами
Внутри учетных систем (SAP, 1C) обычно есть калькулятор или алгоритм предрасчёта количества товаров к заказу. Несмотря на это, заказчики предпочитают обращаться к специализированным продуктам. Основным фактором для этого служит наличие автоматического расчёта оптимального уровня запасов товарных позиций, который необходимо поддерживать для обеспечения потребления.
Система ABM Inventory сама вычисляет, сколько нужно запасов, опираясь на статистику продаж, и далее будет автоматически управлять (повышать/понижать) этим количеством в зависимости от колебаний спроса. Сотруднику больше не нужно будет сидеть с калькулятором, вручную пересчитывая соотношение продаж к запасам. На основе этого рассчитанного оптимального уровня система сама будет формировать и отправлять заказы на поставщика запасов согласно установленному графику поставок. Необходимости нажимать много раз кнопку «рассчитать заказ» и отправлять несколько десятков, а в больших компаниях и до сотни, писем в день или проводить несколько часов на телефоне для пользователя больше нет.
В базовых возможностях учётных систем нет деления запасов/заказов по виду, в то время как в специализированных системах такое есть. Для поставок напрямую, для пополнения торговых точек через центральный склад/распределительный центр, для заказов кросс-докинг, для управления скоропортящимися товарами предусмотрены отдельные алгоритмы. Более того, можно использовать сразу несколько алгоритмов на разные группы товаров.
Ещё один болезненный вопрос — управление акциями/сезонностями/пиками спроса. В учётных системах за созданными акционными/сезонными периодами нужен контроль – нужно вовремя начать, и потом не забыть закрыть этот период. И отдельной болью является расчет предполагаемого количества запасов на акцию. В ABM Inventory, когда нужно временно повысить количество запасов по товарным позициям на указанный временной промежуток, система сама рассчитает насколько должны быть повышены запасы и по истечении указанного периода сама вернет доакционные значения. Причем расчёт может быть произведен разными способами – на основе предыдущих акций такого типа, или на основе продаж за определенный временной промежуток, и не только.
Существует различие в возможностях указания страхового запаса.
Для обеспечения выкладки, красоты полки и подобных ситуаций в учётных системах можно указать определенное количество запасов, которое будет добавляться к рассчитанному количеству к заказу. В специализированных системах можно указать не только число-константу, но и задать расчётное значение – например, насколько дней продаж нужно обеспечить страховой запас, и система сама рассчитает это значение.
Разница в аналитике состоит не только в наличии специализированных отчётов, но и в их подаче. В учётных системах информация в подавляющем большинстве случаев представлена в табличном виде, и пользователю необходимо сравнивать в голове целый ряд чисел, чтобы сформировать представление о ситуации с товарной позицией. Специализированные системы имеют удобной и интуитивно понятный интерфейс с графическим представлением всех движений, заказов и уровня запасов конкретной товарной позиции на конкретной торговой точке за время существования этой позиции в системе. С помощью этого можно оценить ситуацию по позиции – когда были заказы, были ли они доставлены, как изменяется динамика спроса/продаж/уровня запасов, и многое другое.
Важно также по каким показатели системы строят отчеты. И там, и там есть основные показатели оборачиваемости, продаж и запасов, но в профессиональных системах дополнительно есть еще «излишки» и «упущенные продажи». Ведь просто по изменению уровня запасов крайне сложно определить – ситуация изменятся в лучшую или худшую сторону. Эти дополнительные показатели дают возможность определить направление динамики запасов.
Вывод
Использование специализированных инструментов в работе с товарными запасами вопрос размера и приоритетов компании. Если торговая компания достаточно маленькая, то безусловно они могут обойтись товарно-учётной системой, но при этом если масштабировать бизнес и не менять инструмент, вы понесете значительные затраты на персонал и снижение человеческого фактора. Для компаний среднего и крупного бизнеса такая система must have! Они помогут вам сокращать излишки и упущенные продажи, получать максимум с каждой торговой точки.
Ситуация с COVID-19, которая привела к непредсказуемым колебаниям спроса. Базовые возможности учётных систем не покрыли такие непредвиденные ситуации, а вносить изменения в функционал достаточно дорого и долго. Со своей стороны, отдельные системы/модули могут быть настроены более гибко, и при необходимости дополнены алгоритмами учёта вариабельности спроса. Заказчик быстро получает рабочий инструмент в непредвиденной ситуации, и не несёт дополнительные денежные затраты на его доработку.
При выборе системы обратите внимание на наличие поддержки на всех этапах сотрудничества и запросите реферес визиты текущим клиентам компании. Так вы сможете услышать реальный отзыв и понять можно ли доверять данному поставщику ПО.
