15 июня, 2023
·
5 минут читать
Переход от децентрализованного к полностью централизованному управлению запасами: успешный пример ToiMart
ToiMart – крупная торговая сеть супермаркетов-дискаунтеров в Казахстане с большим выбором безалкогольных и алкогольных напитков, продуктов питания, бытовой химии и т.д. по оптовым ценам. Большую часть ассортимента занимают именно напитки – от локальных производителей до широкого выбора элитных алкогольных напитков со всего мира. Начиная с одного магазина в 2014 году, ToiMart расширился до 41 торговой точки в 2022 году.
До внедрения решения
До внедрения ABM Inventory, решения по управлению товарными запасами на базе ИИ, менеджеры ToiMart формировали заказы в каждой торговой точке вручную через учетную систему АСТОР. В зависимости от формата торгового объекта, в формировании заказа участвовало от 1 до 3 сотрудников, что составляло около 120 человек по всей сети. Само же управление запасами не имело никаких нормативов, показателей или точек контроля и базировалось исключительно на экспертном мнении менеджера.
Системный подход отсутствовал не только в управлении заказами, но и в категорийном менеджменте. Взаимодействие между операционным и коммерческим департаментом отсутствовало. В магазины заказывали товар, не обращая внимания на глубину и ширину ассортимента. Соответственно, управление заказами сводилось к обеспечению выкладки и товарного запаса продукции, которая имела повышенный спрос. Не было также инструментов отчетности и контроля продаж.
Поэтому одной из ключевых задач было изменение этого бизнес-процесса и переход от децентрализации к централизованному управлению в головном офисе. Первоначально клиент не видел необходимости в этих изменениях и не хотел менять процесс, пока не увидит логику и эффект от использования системы.
С ростом сети, ToiMart столкнулись с задачами, требующими новых технологических решений. Перед ними стояли два главных вызова:
- Необходимость управления торговым пространством, ассортиментом и акционной активностью. Важно было начать отслеживать и контролировать такие показатели, как оборотность и доступность товара в магазине.
- Потребность в системе распределения товаров и автозаказов. Необходимо было автоматизировать формирование и отправку заказов, а также систематизировать графики поставок напрямую в торговые точки и через распределительные центры.
Поиск решения и внедрение
Для решения этих задач было выбрано решение ABM Inventory. Ключевым аргументом выбора послужило соответствие технических возможностей системы заданным требованиям, а также непосредственная экспертность команды в аудите и налаживании процессов.
Для интеграции решения со стороны клиента была сформирована проектная команда, которая состояла из руководителей коммерческого департамента, руководителя отдела аналитики, руководителя операционного департамента, ИТ директора, бизнес-аналитика и руководителя проекта. Весь процесс внедрения на первом этапе проходил онлайн под руководством опытного проектного менеджера ABM Cloud, пошагово проводившего команду через необходимые процессы, в результате которых был настроен автоматический обмен данными между учетной системой клиента и решением ABM Inventory.
Чтобы решение работало максимально эффективно, на первом этапе команды ABM Cloud и ToiMart работали над усовершенствованием внутренних процессов, связанных с управлением ассортиментом и заказами. Сюда входила также интеграция между учетной системой и другими программами – был настроен автоматический обмен данными в необходимом для работы формате.
После завершения первого этапа команда ABM Cloud провела обучение около 100 пользователей системы со всей сети. В течение недели ответственные менеджеры ежедневно на практике закрепляли работу с решением, что позволило быстро и легко погрузиться в новые процессы взаимодействия.
“Пришлось перестроить процессы по управлению ассортиментом как в администрировании, так и в процессе жизненного цикла товаров и управлении графиками поставок. Это было самым трудным, ведь нужно было привыкать к новым инструментам и обучать сотрудников с нуля. В результате в компании был сформирован новый отдел по управлению товарными потоками, в ответственности которого стоит задача по автоматизации заказов и взаимодействие со всеми департаментами, задействованными в работе с товаром. Это дало видимые, измеряемые результаты”
Результаты
После внедрения ABM Inventory процесс управления запасами в ToiMart стал полностью централизованным. Команда ToiMart, получив рекомендации от команды ABM Cloud по подбору персонала для управления заказами, начала поиск. Процесс отбора кандидатов позволил найти специалиста, который взял на себя функцию управления заказами, что позволило наладить связь с коммерческим отделом, строго придерживаться рекомендаций по ассортименту, иметь центр компетенции по работе с системой ABM Inventory, уйти от корректировки заказов, полагаться на логику системы и достичь количественных и качественных результатов управления запасами. Кроме того, это изменение позволило освободить рабочее время менеджеров магазинов, чтобы они могли сосредоточиться на своих непосредственных задачах. Эти изменения позволили применить более систематизированный и стандартизированный подход к управлению заказами, управлению категориями и оптимизации ассортимента.
Новое решение на основе искусственного интеллекта предоставило основанные на данных выводы и рекомендации, обеспечив более эффективное принятие решений и улучшив контроль запасов во всех торговых точках. Благодаря централизованному управлению запасами компания ToiMart смогла рационализировать операции, оптимизировать уровни запасов и повысить общую эффективность цепочки поставок.
В результате работы ABM Inventory сети ToiMart удалось:
- Выйти на новый уровень управления запасами: вместо 2-3 менеджеров на каждой торговой точке (более 100 сотрудников по всей сети) управление заказами делегировали единому высококвалифицированному специалисту, работающему с решением;
- Снизить трудозатраты и время на подготовку заказов поставщикам;
- Автоматизировать процесс отправки заказов по EDI и электронной почте;
- Начать контроль уровня оборачиваемости и других ключевых показателей сети;
- Снизить уровень товарных запасов;
- Сделать процесс управления запасами прозрачным, что позволило руководству компании отслеживать ключевые показатели эффективности в удобном и наглядном дашборде ABM Cloud.
Что касается показателей в цифрах, то уже в первые месяцы внедрения решение по оптимизации запасов позволило:
- Перевести на автозаказ 50% поставщиков;
- Перепрофилировать около 30% персонала на более важные задачи;
- Увеличить доступность товаров на 35%;
- Снизить время оборачиваемости на 35%.
Торговая сеть ToiMart продолжает увеличивать количественный и качественный эффект от интеграции ABM Inventory. В свою очередь, команда Customer Success Management ABM Cloud поддерживает и сопровождает клиента в его цифровой трансформации.
- Локации: 41
- Полный ассортимент: 284 000 активних sku
- Лет на рынке: 9
| Было | Стало |
| Около 100 менеджеров в 41 магазине, которые формировали заказ вручную | Централизованный и полностью контролируемый процесс управления заказами через систему одним менеджером |
| Оборачиваемость товара 60 дней | Оборачиваемость товара 40 дней |
| Ручное оформление заказов | 50% поставщиков получают заказы автоматически |
| Доступность товаров на уровне 60% | Доступность товаров на уровне 80% |
