Подготовка персонала к внедрению системы управления запасами

В современном бизнесе все больше и больше увеличивается степень автоматизации. Однако человек по-прежнему остаётся ключевой фигурой рабочих процессов, и «человеческий фактор» все ещё является важной составляющей любого процесса или проекта, которую нужно учитывать.

Поэтому в данной статье будут рассмотрены следующие моменты:

1. Почему важно подготовить персонал морально перед началом проекта внедрения?
2. Какие проблемы могут возникнуть в ходе проекта внедрения, если этого не сделать?
3. Примеры из проектов, как можно такую подготовку провести.

Материалы статьи приведены из опыта внедрения системы управления запасами ABM Inventory, но являются применимыми (с учетом специфики области) к любому проекту внедрения.

Почему важно подготовить персонал морально

Внедрение любой системы автоматизации подразумевает под собой определённые изменения в рабочих процессах, и печальная правда жизни состоит в том, что к изменениям всегда относятся с подозрением и опаской. Негативное отношение к системе, как и к любому инструменту, приведёт к тому, что такой инструмент будет использоваться неохотно и неэффективно. Более того, если пользователи не доверяют алгоритмам системы, они могут вмешиваться в автоматизированный процесс, внося ручные правки. Такие правки могут сбивать работу алгоритмов, нарушать логику расчётов и вносить хаос в работу предприятия. Из-за этого будет создаваться ложное впечатление – что система усложняет рабочие процессы, вместо их упрощения.

Основными целями моральной подготовки персонала являются:

•  Донесение идеи о том, что с новым инструментом приходит новая методика работы – то есть старые подходы и методы расчётов уже не применимы.
• Максимизация доверия и минимизация страха и сопротивления будущих пользователей к новому инструменту.
• Установка у персонала высокого уровня дисциплины и положительного отношения к проекту в целом.
• Формирование корректных ожиданий к проекту у всего персонала.

Какие проблемы могут быть, если не подготовить персонал

Самая первоочерёдная проблема – персонал может просто отказаться работать с системой и уйти. Согласитесь, было бы неприятно потерять хорошего специалиста просто из-за недопонимания – что система предназначена помочь пользователю, а не усложнить ему жизнь.

Вторая по важности проблема – ручное вмешательство в расчёт количества к заказу. Чаще всего такое случается, когда на магазинах происходит акция, и человек ответственный за заказы «на всякий случай, вдруг акция выстрелит» увеличивает вручную заказ. Также такое ручное увеличение (или уменьшение заказа) может быть сделано пользователем согласно его «экспертному мнению». В результате, исходя из проведённого нами анализа, в 80% случаев такие заказы создают излишки, которые потом лежат неделями или даже месяцами на магазинах, замораживая средства компании и ограничивая возможности к расширению ассортимента.

Третья проблема – конфликты внутри компании между разными участниками процесса заказа. Например, одной из основных целей системы по управлению запасами ABM Inventory является снижение товарных запасов на магазинах до оптимального, и из-за этого могут быть случаи паники у продавцов непосредственно на магазинах, которые привыкли держать завышенные уровни запасов. Соответственно, они начнут оказывать давление на специалистов по заказу, пытаясь обеспечить себе привычное количество товара.

Ещё одной проблемой может быть несоответствие ожиданий у будущих пользователей реальной ситуации на проекте. Самым ярким и часто встречающимся примером является расхождение в ожидании, что после покупки системы больше ничего делать не нужно будет. На самом деле, до того, как система сможет начать выдавать эффект, есть объем работ по выверке и заполнению необходимых данных, который ложится на персонал и на первоначальном этапе может, наоборот, завалить их дополнительными задачами. Такое расхождение сразу же создаёт недоверие к системе и негативное отношение к проекту в целом, что в свою очередь ведёт к затягиванию внедрения, ухудшению результатов от использования системы и подобные отрицательные эффекты.

Примеры из проектов, как провести подготовку персонала

На многих проектах руководство компаний принимает решение о создании нового отдела, который будет работать исключительно в системе ABM Inventory. Даже если подобный отдел уже существует в компании, его формально переименовывают и перерабатывают список обязанностей специалистов этого отдела. Такой приём поможет пользователям на психологическом уровне легче принять новизну системы, и быстрее отойти от привычных им методов расчета заказа.

Успешно применяемым приёмом является издание формального указа на уровне компании, от лица собственника или хотя бы исполнительного директора, который подтверждает внедряемую систему ABM Inventory как официальный новый рабочий инструмент. Это поможет персоналу осознать серьёзность предстоящего проекта, и отнестись к нему с соответствующим старанием.

Очень важно выделить человека внутри компании, который проведёт обсуждение с будущей командой пользователей системы ABM Inventory в начале проекта, выяснит и разрешит (при необходимости с участием экспертов ABM Inventory) все беспокоящие их моменты. Критично важно, чтобы этого человека знали и уважали все члены будущей команды пользователей. Таким образом доверие к системе и к команде ABM Inventory со стороны пользователей будет гораздо выше.

Поскольку система управления запасами ABM Inventory опирается в том числе и на данные о продажах и поставках, следует уделить внимание специалистам смежных отделов – по приемке заказов и продавцам на магазине, например. Предварительное ознакомление этого персонала с требованиями системы ABM Inventory поможет избежать ошибок и искажений при выгрузке данных о продажах и поставках из товарно-учётной системы, то есть предотвратить некорректные заказы. Как вариант реализации этого приёма может служит принятие новых регламентов по закрытию кассовых смен и приему заказов в соответствии с требованиями системы.

Также важно не забывать о внешних участниках процесса заказа, а именно поставщиках. Несмотря на то, что они не являются частью компании, с ними тоже крайне желательно проведение предварительных работ. Поставщики должны быть уведомлены, что с момента использования системы заказы будут к ним поступать в определённом виде, согласно чёткому графику, и должны быть выполнены в соответствии с этим графиком. Часто заключаются дополнительные соглашения о штрафах в случае недопоставок, поскольку ABM Inventory предоставляет инструментарий для анализа и отслеживания невыполненных или не до конца выполненных заказах.

Возможные приемы не ограничиваются вышеперечисленными. Применение указанных в данной статье методов привело к следующим результатам в проектах:

• Отсутствие сопротивления со стороны пользователей позволило быстро перейти от пилотной фазы использования системы ABM Inventory к фазе расширения на все категории товаров и все магазины компании – то есть быстро выполнить проект;
  
• Высокий уровень доверия к инструменту позволил решать повседневные вопросы с пользователями без обязательного подключения руководства компании;
• Таким образом не было затрат времени на дополнительные встречи и согласования ни у высшего руководства компании, ни у команды управления проектом;
• Предварительное информирование смежного и внешнего персонала позволило быстро получить эффект от внедрения системы ABM Inventory.

Исходя из вышеперечисленного, мы рекомендуем руководству компании и/или ответственным за проект лицам всегда перед началом проекта уделять внимание описанным в данной статье моментам.