Понимание процесса контроля запасов: методы и лучшие практики

Товарные запасы являются основным активом любого розничного бизнеса. Эффективное управление и контроль запасов помогает бизнесу оставаться прибыльным, максимизировать доход, эффективно использовать запасы, избегать излишков и уменьшать списанные товары. Что такое контроль запасов?

Контроль запасов иногда может быть синонимом управления запасами, поскольку и управление, и контроль помогают поддерживать финансовую устойчивость бизнеса и удовлетворять спрос клиентов.

Это сложная цепочка операций, которая контролирует хранение, пополнение, классификацию, складирование, оборот и отслеживание продукции. Контроль запасов — это многофункциональный и многомерный процесс.

Контроль запасов: элементы и функции

Основные функциональные аспекты системы управления запасами включают:

• спецификацию товаров, их идентификационные номера и типы;
• хранение информации о серийных номерах товаров;
• внедрение и контроль штрих-кодов;
• определение приоритетности товаров по АВС;
• процесс пополнения запасов;
• управление списками по запасам;
• складские отчеты в режиме реального времени;
• отслеживание местонахождения товаров в реальном времени;
• контроль хранения запасов;
• бухгалтерские и налоговые операции, связанные с управлением складом;
• синхронизация складских запасов с продажами.

В чем заключается важность системы контроля запасов?

Если бизнес не контролирует свои запасы, это может привести к возникновению задержек с заказами или излишков, что является рискованным для финансовых показателей и лояльности клиентов. Затоваривание — это избыток непроданных товаров, который замораживает операционный капитал и в конце концов становится «мертвым» запасом, подлежащим списанию или ликвидации. Затоваривание, в свою очередь, приводит к недовольству клиентов, поскольку продавец не может вовремя предоставить им желаемые товары. Если контроль запасов внедрен правильно, бизнес полностью контролирует управление своими запасами.

Оптимизируя процессы контроля запасов, бизнес также может упорядочить процессы цепочки поставок, уменьшив расходы на логистику, хранение и транспортировку.

Методы контроля запасов

Итак, основные функции систем управления запасами понятны: они помогают ритейлерам эффективно расходовать средства на пополнение склада и пополнение запасов, а также увеличивать денежные потоки за счет рационального внутреннего контроля над складом. Расскажем об основных методах, которые используют эти системы:

1) EOQ или Economic Order Quantity (экономическое количество заказа)

Эта формула рассчитывает необходимое количество запасов, используя следующие показатели:

Q — экономический объем заказа (единиц);
S — стоимость заказа на одну покупку;
D — спрос в единицах;
H — себестоимость единицы товара.

Читайте подробнее об этой формуле

2) Формула времени повторного заказа

В то время как формула экономического объема заказа указывает на экономически эффективный объем необходимого запаса, формула времени повторного заказа рассчитывает правильное время для заказа товара. Вот формула:

Потребность во времени выполнения заказа + резервный запас = время повторного заказа

Время выполнения заказа (Lead-time) — это количество дней, необходимых для того, чтобы товар был доставлен на ваш склад после того, как вы сделали заказ поставщику. Для компаний, работающих на китайском рынке и отправляющих свои запасы из Китая, этот показатель имеет решающее значение. Когда мы говорим о рутинных регулярных заказах, представьте, насколько важным он становится во время любых логистических сбоев, забастовок, всплесков спроса или сезонных поставок.

Чтобы рассчитать потребность во времени выполнения заказа, перемножьте два числа: время выполнения заказа на конкретную позицию и среднесуточное потребление этой позиции

Страховой запас — это «подушка», буфер товаров, имеющихся на вашем складе. Чтобы его рассчитать, перемножьте наибольшее (максимальное) ежедневное потребление товара и наибольший срок выполнения заказа для этой позиции (в днях). Затем перемножьте среднее ежедневное потребление товара и среднее время выполнения заказа (в днях). Наконец, вычтите последнее число из первого. Вуаля, эта разница и есть ваш страховой запас в штуках/единицах.

Важно, что эффективный контроль запасов требует сочетания этих двух методов, как EOQ, так и времени повторного заказа.

Одним из преимуществ систем управления запасами является то, что они выполняют эти расчеты автоматически, и все, что вам нужно сделать, это включить автоматические оповещения — система автоматически сообщит вам о времени и количестве повторного заказа!

Практики контроля запасов и KPI

Правильные ключевые показатели эффективности (KPI) являются фундаментальными для эффективного управления запасами, поскольку эти показатели определяют будущую производительность и прибыль. Большинство KPI связаны с запасами как основным активом розничного бизнеса и с продажами как конечным результатом в розничной торговле.

Стоит также понимать, что многие KPI «размывают» вклад каждого, а слишком мало — не дают полной картины. Поэтому стоит определить как качество, так и количество KPI в каждой сфере бизнеса, которой вы управляете.

Типичными показателями являются:

1. Расходы на запасы

Это дает общее представление об инвестициях компании в запасы на данный момент и в динамике. Помимо отслеживания этого показателя в моменте и динамике, оценка структуры запасов демонстрирует, сколько стоит компания с точки зрения страхового запаса, инвентаризационного запаса, излишков и фактического запаса для продажи.

Ниже приведены примеры структуры запасов двух продуктовых ритейлеров (серая зона — страховые запасы и запасы на полке, зеленая зона — запасы для продажи, фиолетовая зона — избыточные запасы):

2. Продажи

Продажи в закупочных ценах (себестоимость продаж) и в ценах продажи. По сути, в ритейле все работают на продажи. Что касается категорийного менеджмента, то продажи анализируются по категориям в разрезе торговых точек, поставщиков и прочей аналитики.

3. Излишки

Показывает % и стоимость запасов, которые образовались в результате увеличения заказов или значительного падения потребительского спроса. Кроме самого избытка, стоит также оценить, как долго этот избыток находится в магазине или на складе. 

4. Потерянные продажи

Показывает % и стоимость статистически потенциальных продаж, которые не состоялись из-за отсутствия товара на складе. Получить точный % потерянных продаж непросто из-за специфики самого показателя. Но это не значит, что при анализе эффективности управления запасами стоит вообще отказаться от учета этого показателя.

В системе ABM Inventory есть специальный отчет о статистике и причинах потерянных продаж, который показывает изменения в динамике показателя как по отдельной категории товаров, так и по группам.

5. Уровень сервиса

Это % наличия товаров из ассортиментной матрицы на полках магазина. Это похоже на упущенные продажи, но измеряется в единицах, а не в деньгах.

6. Отношение запасов к продажам

Отношение запасов к продажам показывает, на сколько дней продаж хватит текущего остатка.

Подытоживая, можно сказать, что приведенные выше KPI имеют потенциал для увеличения прибыльности розничной торговли и обеспечения ясности относительно операционной деятельности в условиях, когда обстоятельства постоянно меняются.

Внедрение программного обеспечения для управления запасами в вашем бизнесе

Каждый бизнес уникален, со своими индивидуальными потребностями, KPI, целями и стратегиями. Методы и способы контроля запасов различаются, но все они являются приемлемыми. Использование каждого метода зависит от размера, модели, политики и финансовых целей вашего бизнеса. Вы можете комбинировать различные методы в своей стратегии, однако имейте в виду, что слишком частое переключение между методами контроля запасов может оказать негативное влияние на финансовую отчетность, учет и аналитику, поскольку разные методы используют разные подходы и принципы.

Это руководство ознакомит вас с основами внедрения системы контроля запасов в вашей компании. Итак, для начала:

1. Определите свои цели и задачи

Что касается запасов, то показатель оборачиваемости является одним из наиболее распространенных, важных и полезных индикаторов, который показывает, сколько раз запасы продаются за год/квартал/и т.д. Чтобы установить идеальные цели по оборачиваемости запасов, вы должны принять во внимание контрольные показатели в вашей отрасли и рассчитать норму прибыли для всех запасов и каждого SKU.

Существует несколько других показателей, которые следует учитывать и отслеживать, например, балансовая стоимость запасов, продажи запасов за день, соотношение запасов к продажам и тому подобное.

2. Наведите порядок на складе

Эффективное управление складом, включая перемещение, передачу и хранение товаров, является одним из важнейших элементов управления запасами. Все зависит от здравого смысла — если на вашем складе беспорядок или товары размещены хаотично, вы вряд ли сможете обеспечить стабильный поток продаж, поставок и движения запасов. Рассмотрите подсчет циклов как способ подсчета запасов и контроля количества товаров.

3. Инвестируйте время и усилия в маркировку и категоризацию продукции

Если товары трудно найти и идентифицировать, вам понадобится больше рабочей силы и больше времени на выполнение заказов и логистику. Если товары ищут, а движением «входа-выхода» управляют вручную, вероятность человеческой ошибки возрастает. Чтобы оставаться экономически эффективными и уменьшить последствия, вызванные человеческими ошибками, создайте удобную и легко классифицируемую систему для всех ваших товаров и продуктов. Метод ABC классификации и анализа запасов, основанный на прибыльности товаров и стоимости продаж, является одним из самых эффективных вариантов, который стоит рассмотреть.

4. Следите за новыми технологиями управления запасами

Некоторые владельцы малого бизнеса осуществляют контроль с помощью таблиц Excel, которая имеет 2-3 функции, и заполняют все складские данные вручную. Ручной контроль запасов требует инвестиций в человеческий капитал, поскольку человек отвечает за фиксацию даже малейших перемещений товаров, отслеживание названий товаров, их типов, местонахождения, количества и тому подобное.

Зато автоматизированные системы контроля запасов могут выполнять эти функции за считанные секунды, экономя время и средства. Новые технологии могут автоматически предотвращать затоваривание и обратные заказы, отслеживать потребительский спрос и в соответствии с ним выравнивать уровень запасов, прогнозировать следующий складской заказ, анализируя продажи и движение товаров, управлять складскими системами и системами штрих-кодов и даже анализировать будущие тенденции продаж.

Опираясь на многолетний опыт наших клиентов из разных сфер розничной торговли, мы проанализировали все слабые стороны бизнеса и создали самую эффективную систему управления запасами — ABM Inventory.

Это облачное решение поможет вам быстро и точно определить зоны, которые требуют особого внимания. Это поможет оптимизировать заказы и доставку в кратчайшие сроки, что приведет к успешной реализации дальнейшей стратегии развития компании.

Кроме того, с помощью системы ABM Inventory вы можете минимизировать фактор человеческой ошибки при формировании заказов, опираясь исключительно на точные данные, полученные в результате сложных алгоритмических расчетов для определения реальной потребности в отдельном SKU в каждой точке хранения запасов.

Читайте также, каких эффектов достиг наш клиент Agrohub, внедрив решение для оптимизации запасов ABM Inventory:

Итоги

Всегда помните о необходимости использования должным образом интегрированной системы управления запасами в вашей деятельности. Прогнозирование спроса, ведение учета складских данных и своевременное пополнение запасов — это утомительная работа, которая требует точного планирования.

Система управления запасами призвана помочь вам: она не только обеспечит стабильный денежный поток, управление запасами, эффективность системы сканирования штрих-кодов и удовлетворенность клиентов, но и поддержит отношения с поставщиками и синхронизирует все складские процессы.