Как успешно внедрить проекты по управлению запасами? Этапы, особенности, эффекты

В данной статье мы подробно рассмотрим методологию внедрения наших проектов по управлению запасами по системе Intuiflow. Вы узнаете о том, из каких этапов состоит каждый проект, и на каком из них вы уже начнете видеть первые значимые результаты. Мы также расскажем об инструментах, которые используются на всех уровнях проекта, как стратегическом, так и операционном. А также о том, как мы обучаем вашу команду в процессе выполнения проекта. Будет рассмотрена важнейшая часть процесса — внедрение инноваций, и мы поделимся факторами, которые сделают ваш проект успешным и позволят завершить его в оговоренные сроки.

Перед стартом проекта:

Перед началом выполнения проектных работ, мы предоставляем неделю для обучения команды заказчика методологии управления запасами DDMRP. Это необходимо для того, чтобы все участники проекта понимали его цели, знакомились с используемыми инструментами и осознавали, какие преимущества принесет им эта методология. Такое обучение также способствует формированию общего языка и понятийного аппарата, что гарантирует взаимопонимание всех участников проекта.

Мы также уделяем значительное внимание предпроектной диагностике, чтобы лучше понять особенности вашей компании или отрасли. Диагностика включает в себя анализ текущих бизнес-процессов и схемы цепи поставок. Это позволяет нам создать индивидуальный и наиболее эффективный подход к каждому проекту.

Детальнее о 3 этапах внедрения проекта

Каждый наш проект включает три ключевых этапа.

Первый этап

включает в себя все подготовительные работы перед запуском. Большую часть времени занимает настройка интеграции данных между вашей учетной системой и системой Intuiflow. Это описание технического задания, его реализация вашими IT-специалистами, совместное тестирование, и настройка автоматического обмена. Также сюда включены работы по данным: их сбор, актуализация, внесение в учетную систему, обучение ваших сотрудников, а также первоначальная настройка их профиля, (процесс, когда мы делим весь ассортимент на определенные кластеры и выбираем стратегии управления для каждого из них).

Эти выполненные задачи должны перейти во

второй этап

, который представляет собой непосредственно тестовую, а затем и промышленную эксплуатацию системы. Здесь происходит смена системы планирования, работа по алгоритмам и методикам самой программы и методологии. Именно на данном этапе вы получаете первые ощутимые эффекты, такие как повышение уровня сервиса и снижение запасов. Из качественных результатов вы получаете систему прозрачных приоритетов планирования, а также возможность реагировать на отклонения с помощью оповещений, до момента наступления кризисных событий.

Третий этап

— это косметическая донастройка системы, где мы оптимизируем параметры и настройки, анализируем работу менеджеров, а также работаем с аналитикой, для того чтобы сделать цели проекта более ощутимыми и, таким образом, быстрее их приблизить.

Наш типовой проект занимает около полугода, однако все зависит от масштабов проекта и его рамок. Сюда входят такие факторы, как: количество производственных площадок, которые будем включать, количество команд, которое будет задействовано, и тд.

Уровни ведения проекта

Управление проектами мы можем разделить на два уровня: стратегический верхнеуровневый, (где нам необходимо понять и следить за содержанием проекта, за основными вехами соблюдением сроков, и тд) и операционный уровень (где мы мониторим и продвигаем ежедневные задачи).

Для верхнеуровневого управления подойдут инструменты

Waterfull,

а для операционного —

Agile.

Наши текущие инструменты для ведения проектов позволяют миксовать эти подходы, поэтому мы используем и те, и другие инструменты.

Для топ-менеджмента особый интерес представляют диаграммы Ганта. Это столбчатые диаграммы, где в качестве зеленых отрезков выступают проекты, задачи, либо подзадачи. Они отображены на горизонтальной шкале времени.

Диаграмма Ганта

— это классический инструмент планирования, который нужен для того, чтобы мы могли визуализировать план график работ. А также, чтобы понять, как этапы размещаются на шкале времени, а также взаимозависимость, последовательность задач, определить критический путь, чтобы далее понять, какой сдвиг или задержка по задачам может привести к отставанию этапа или проекта.

Кто-то может подумать в проекте, что сдвиг задачи на один, два дня ни к чему не приведет в рамках полугодового проекта, но на самом деле именно диаграмма Ганта дает возможность оценить так ли это, критической является ли эта задача, что она за собой повлечёт. Также этот инструмент дает возможность для топ-менеджмента сделать быстрый срез, на каком этапе мы находимся, где застряли, какие отклонения по срокам.

Что же касается операционного уровня, здесь очень важен Agile подход, который основан на главных принципах. Во-первых, это итеративный способ работы над реализацией задач. Во-вторых, это постоянная коммуникация с клиентом и обратная связь, которая выражается в тех встречах, которые мы проводим. Это Daily Scrum, ежедневные стендап митинги, планирование, ретроспективы. Если что-то пошло не так, мы стараемся не говорить об этом в завершении этапа или проекта, а сразу же, по мере возникновения проблем.

Что касается инструментов Agile подхода, очень распространенным выступают Канбан доски, которые позволяют наглядно представить все текущие задачи, а также упорядочить свою ежедневную деятельность. Основными элементами в Канбан досках являются карточки. Это определенные задачи и подзадачи, или проекты. Это столбцы, которые представляют собой определенные этапы рабочего процесса, по которым мы продвигаем карточки вплоть до завершения.

Здесь может быть структура, как очень простая, например, что нам предстоит сделать, что мы сейчас делаем, и что завершено. Либо это могут быть более сложные процессы. Например, у нас есть:

• Backlog, это список всех задач проекта;
• To do, это список текущих задач, которые мы будем делать в этом спринте (например, на этой неделе, или в течении двух недель);
• In progress — то что сейчас уже в работе находится, то что на тесте, на ревью, на проверке, и то, что мы уже завершили.

Важным моментом является то, что необходимо следить за тем, какое количество карточек находится в каждом столбце. Это такое понятие, как ограничение незавершенной работы, или Work in progress. Нам необходимо отслеживать, какое максимальное количество карточек находится на том или ином этапе. Менеджеру проекта необходимо наблюдать за этим для того, чтобы понять, не взяла ли на себя команда слишком большое количество задач, не распыляет ли она усилия, и максимально ли быстро движутся карточки по потоку дальше. Данный инструмент нужен для того, чтобы фиксировать дедлайн, продолжительность задач, исполнителей, автора задачи, контролирующее лицо; прописывать комментарии, оставлять ссылки, материалы.

Текущая система, которой мы пользуемся, позволяет использовать информацию из этих инструментов для того, чтобы ее собрать и в один клик выгрузить, сгенерировать отчет по статусу проекта и по статусу задачи, передать это топ-менеджменту на рассмотрение.

В данном пункте проговорим об инструментах ведения проектов

Обучение с нашими заказчиками происходит с помощью LMS системы, под названием Sintegrum, и разработанным в ней треком. Он представляет собой около 22 квантов (или модулей), с поэтапным движением от легкого к сложному, чтобы обучить будущих пользователей системы полному функционалу работы в ней.

Это базовый курс, он дает основные знания, минимально необходимые для того, чтобы уверенно чувствовать себя в системе. Каждый квант — это набор инструкций, видеоуроков, словарей, терминов с ссылкой на дополнительные ресурсы. Очень разнообразные виды подачи информации, чтобы она усваивалась максимально эффективно. После каждого кванта предусмотрена проверка в виде теста, задачи, видео с рассуждениями человека.

“Мировая практика показывает, что повторение голосом того, что вы только что изучили, откладывается в памяти намного лучше, чем обычное прохождение тестирования”.

“Ценным в этом курсе также является то, что за каждым участником закрепляется ментор, который обязательно проверяет ваше движение по треку, и дает сразу же обратную связь. Это необходимо для того, чтобы создавался эффект присутствия вашего наставника, чтобы поддерживалась коммуникация с человеком и вовремя корректировались его действия или знания, если он свернул не в ту сторону. На выходе есть финальный тест и установленный проходной балл, в случае недостижения которого человек снова возвращается на повторное изучение курсов” — отмечает Алина Дорош, Senior Project Manager в компании ABM Cloud.

Что предоставляет Sintegrum?

Sintegrum – это инструмент для дистанционного запуска и успешной реализации проектов, даже когда команды работают удаленно. Он дает возможность проводить онбординг новых сотрудников, включая их быстрое введение в ранее незнакомые процессы. Важным бонусом является создание устойчивой базы знаний, доступной всем членам команды в любое время. Курс можно проходить неограниченное количество раз, обеспечивая доступ к актуальной информации.

С Sintegrum формируется центр компетенций, предлагая как базовые, так и продвинутые курсы. Это открывает возможность более уверенным пользователям, таким как администраторы системы, выполнять более сложные операции и настраивать систему с максимальной эффективностью.

Геймификация и элемент соревновательности встроены в платформу, способствуя более быстрому и увлекательному процессу обучения. Коллеги могут дружелюбно соперничать, стимулируя друг друга к активному участию и более быстрому освоению материала.

Среди ключевых преимуществ Sintegrum выделяется его современность и адаптированность к современным реалиям. Важной особенностью является наличие наставников, которые индивидуально оценивают ваш прогресс и предоставляют ценные рекомендации.

Ключевые компоненты внедрения инноваций

При внедрении новых систем существует три неотъемлемых компонента, которые мы выделили: это методология, инструмент и команда.

1.

Методология:

На первом этапе необходимо установить методологическую основу всего процесса. Это включает в себя идеи, принципы и постулаты, которые помогут достичь конкретных целей и результатов. Это может включать в себя подходы для управления запасами, такие как MRP, DDMRP, TOC, а также методологии, связанные с внедрением самого проекта. Очень важно четко определить процедуры внутри проекта, роли и ответственность участников, а также коммуникационные процессы между всеми сторонами. Эти элементы являются неотъемлемой частью проекта и должны быть определены заранее.

2.

Инструменты:

Эффективное внедрение инноваций также требует наличия специализированных инструментов. Это могут быть инструменты для управления запасами или инструменты, необходимые для ведения проектов. Важно, чтобы эти инструменты были прозрачными и удобными в использовании. Они должны обеспечивать возможность мониторить ход выполнения проекта в режиме реального времени и оперативно реагировать на любые проблемы или задержки.

3.

Команда:

Нельзя недооценивать важность команды при внедрении инноваций. Команда состоит из людей, и их опыт, знания, мотивация, навыки и коммуникативные способности играют решающую роль. Важно иметь в команде специалистов с глубоким пониманием предметной области, которые будут вести проект от идеи до успешного завершения. Мотивация, коммуникация и слаженная работа команды также играют ключевую роль в успешном внедрении инноваций.

“Важно подчеркнуть, что для достижения успешных и долгосрочных результатов необходимо использовать все три ключевые компоненты в комплексе. Разделенные и разбросанные составляющие, вероятно, не приведут к достижению цели, и внедрение инноваций может остаться формальностью, не влияя на повседневную деятельность”, — подчеркивает Алина Дорош.

Приведем несколько примеров для наглядности

Допустим, у компании есть только методология, но отсутствует подходящий инструмент для автоматизации, и сотрудники продолжают зависеть от Excel. В таком случае это становится узким местом, поскольку самостоятельная работа с таблицами Excel не только непрозрачна, но и трудоемка.

Представьте, что компания начинает масштабироваться, а количество управляемых продуктов растет. Вот тут и проявляются ограничения в масштабируемости, если не используется соответствующий инструмент.

С другой стороны, инструмент, который представляет собой «черный ящик» для пользователя, где непонятно, какие формулы и логика используются, также не внушает доверия. Если сотрудники не вовлечены в процесс и не видят пользы в инновациях, то директивные методы не смогут обеспечить успешное внедрение проектов.

“В наших проектах мы уделяем внимание всем трём аспектам. Мы используем методологию DDMRP, инструмент Intuiflow и команду консультантов с экспертизой в области сочетания принципов методологии и инструмента, их внедрения и интеграции в текущие процессы вашей компании”, — говорит Алина Дорош. Плашка

Завершим статью топ факторами, которые действительно приводят к реализации успешных проектов:

1. Команда и коммуникации.

   Это не просто знания, экспертность, а прежде всего их мотивации, настрой, готовность обучаться чему-то новому, внедрять эти инновации, то есть расположенность к процессу. Также очень важно не замыкать в проектах все на одном человеке или нескольких специалистах в командах, так как очень часто происходит ротация, уход сотрудников, что ставит под угрозу всю реализацию проекта, поэтому здесь очень важно взаимозаменяемость.

2. Кросс функциональность.

   Проект выполняется людьми из разных отделов, и поэтому очень важно, как люди могут между собой коммуницировать и договариваться для решения совместных задач.

3. Лидерство.

   Мы выделяем 3 основных пункта, которые должны быть обязательно соблюдены:
   — компетентность, специалист должен разбираться в ваших текущих процессах;
   — мотивированность на результат. Специалист может быть компетентным, но не настроен выполнять данный проект (к примеру, это может быть не руководитель проекта, то есть он не является лидером в данном конкретном проекте). А настрой лидера, как вы знаете, задает настрой и всей команды;
   — полномочия, которые часто упускаются, но лидер должен иметь право менять процессы в компании, он должен быть наделен полномочиями, ставить задачи, требовать и контролировать их выполнения.

4. Нацеленность компаний на результат и поддержка топ-менеджмента, причем в долгосрочной перспективе.

   Часто мы стартуем проект и у менеджмента есть определенный запал, интерес, но дальше он теряется и, соответственно, весь настрой проекта тоже скатывается в никуда. Поэтому с точки зрения спонсоров и заказчиков очень важна постоянная поддержка проекта, мотивация, выделение ресурсов, влияние на ускорение проекта, участие в эскалациях, и тд. Это ценно для успешной реализации.