Как правильно выбрать систему управления запасами?

Подход розничных сетей к управлению запасами сильно изменился за последние несколько лет. И дело здесь не только в автоматизации этой функции, но и в формировании осознанности у ритейлеров. Появилось четкое понимание, почему это важно и что конкретно они хотят от системы управления запасами.

Если взглянуть на рынок 7 лет назад, то у большинства сетей закупки были децентрализованы, а о специальном инструменте и речи не было. Не было ни методологии в управлении запасами, ни специализированных инструментов. Сейчас же ситуация противоположная и сетей, которые используют такой подход становится все меньше и меньше.

Торговые сети уменьшают возможность человека влиять на количество заказываемых товаров.

Причинами этого служат такие факторы:

• Персонал на местах может быть финансово заинтересован в закупках того или иного товара;
• Личные KPI сотрудника могут отличаться от KPI, которые лежат в основе в управлении запасами.

Яркий этому пример, когда операционный персонал замотивирован на минимизацию списаний. В этом случае категории, которые подвержены списаниям заказываются с особой осторожностью, чаще всего с дефицитом и точно ни сверх нормы. Если же мотивация привязана к продажам, то возникают проблемы с заказом товаров, которые есть в ассортиментной матрице, но плохо продаются. Таким образом, выполнение ассортиментной матрицы происходит некорректно, и дальше искажается общая информация о товародвижении.

Все эти факторы привели к активному развитию рынка систем управления запасами. Ключевая их ценность заключается в том, что система формирует заказ за человека.

До появления таких инструментов сети обрабатывали информацию в Excel файле. Им на смену пришли встроенные модули в ERP системах, но они как правило содержали упрощенные алгоритмы min/max и не позволяли обеспечить индивидуальный подход для разных типов SKU, тем более в автоматическом режиме, без вмешательства человека. И снова это влекло за собой использование старого доброго Excel в качестве помощника. Сотрудникам приходилось принимать решение и утверждать количество к заказу, которое считала система.

По факту, это была просто статистика продаж, которая позволяла человеку опираясь на нее и на его собственное мнение, указать сколько товара нужно заказать. Принятие решение по каждому SKU занимало много времени и энергии и было неэффективным. Сейчас эту рутинную функцию выполняют специализированные решения. Они позволяют применять разные алгоритмы для разных категорий товаров и учитывать огромное количество факторов влияющих на спрос. Звучит как волшебная таблетка для отдела закупок, не так ли?

Но на самом деле, важно понимать, какую бы вы систему не выбрали, без правильно настроенных бизнес процессов внутри компании вы не получите улучшение финансовых показателей.

Эффективность розничной компании, на уровне финансов, определяется отрицательным финансовым циклом и его величиной. Чем больше разница между отсрочкой платежей поставщикам и оборачиваемостью товарных запасов — тем больше операционных средств доступно для развития сети.

Отсрочка платежей — вопрос не только рыночной силы сети, но и виртуозности в переговорах категорийных менеджеров. А оборачиваемость — ключевой балансирующий показатель эффективности товарных запасов. В расчете оборачиваемости участвуют запасы и продажи в определенном периоде, показывая на сколько дней продаж хватит текущего запаса. Ключевую роль в том, насколько хорошей она будет играют факторы эффективности ассортиментной матрицы и системы управления запасами.

В широком смысле, система управления запасами — набор бизнес-процессов розничной компании, которые призваны выполнить определенный уровень доступности ассортиментной матрицы для клиента в магазине. К таким бизнес процессам относятся:

• пополнение запасов магазинов и центрального склада как товаров регулярного спроса, так и акционных, сезонного ассортимента (с учетом всех ограничений собственной SC так и поставщиков);
• анализ ключевых показателей эффективности товарных запасов;
• реагирование на возникающие проблемы;
• анализ “что если”, позволяющий моделировать ключевые показатели эффективности при смене входящих параметров. Представим розничную компанию, состоящую из 30 магазинов с средним количеством ассортимента в 5000 SKU. Количество объектов управления для пополнения товарного запаса равно 150 000, для каждого из которых есть своя динамика спроса, особенности предложения, категорийная принадлежность. Каждый из этих товаров требует отдельного внимания, логики расчета и анализа. Это объясняет необходимость наличия автоматизированной системы управления запасами, делающей все вычисления “под капотом. Пользователь в такой парадигме становится менеджером, управляющим ограничениями и работающий с KPI и их улучшениями.

На что важно обращать внимание при аудите текущей или выборе новой системы управления запасами?

Система управления товарными запасами должна выполнять такие задачи:

• Корректно рассчитывать целевой запас и количество к заказу каждого SKU в каждом месте хранения розничной сети;
• Уметь заблаговременно готовится к организованным колебаниям в спросе — промо акциям, и к сезонным и праздничным пикам продаж;
• Предоставлять линейным менеджерам и менеджменту компании аналитику ключевых показателей эффективности управления запасами.

Для выполнения этих задач, система управления товарными запасами должна соответствовать таким требованиям:

1. Высокий уровень автоматизации & Качественный UI/UX.

Система управления запасами должна определить задачи пользователя на день и приоритезировать их. По итогу, у сотрудника всегда должно быть понимание текущего состояния товаров за которые он отвечает, а именно излишков, дефицитов, поставок, заказов, которые задерживаются и т.д.
Кроме того он должен получать предупреждения о фактических и вероятных ошибках, которые он мог не заметить, благодаря подсказкам в интерфейсе.

Интуитивно-понятный интерфейс — основа быстрой работы ее пользователей. Помните, система должна не только автоматизировать все рутинные функции, но и позволить сотрудникам любой квалификации быстро разобраться как работать в ней.

2.Способность системы влиять на ключевые финансовые показатели компании.

Это становится возможным благодаря:

• Автоматическому расчету необходимого количества запаса для каждого SKU/location и автоматической актуализации этого показателя при изменении спроса, параметров поставок, изменения упаковки поставщиков и других параметров.
• Автоматическому формированию и отправке перемещений внутри собственной цепочки поставок, заказов поставщикам как с магазинов так и с складов, заказов кросс-докинг.
• Алгоритмам для заказов магазинов, заказов РЦ с учетом потребности сети и продаж РЦ, заказов товаров не повседневного спроса, скоропортящихся товаров, сезонности и промо.

Факторы, которые должны быть учтены в алгоритмах для разных категорий товаров разные.

Поэтому при выборе системы управления запасами следует уделить этому особое внимание. Так, например, для сухого товара они должны учитывать: среднесуточное потребление, сезонность, планируемые промо, коэффициенты вариации спроса, надежность поставщиков.

Для товаров категории Fresh помимо вышеперечисленного, нужно принять во внимание: вариацию спроса внутри недели, целевую доступность на полке, остаточные сроки годности.

Система управления товарными запасами должна обязательно учитывать все эти факторы и дать возможность ритейлеру настроить алгоритмы под особенности его бизнеса.

При формировании заказов на центральный склад алгоритмы должны учитывать:

• все параметры магазинов и спрос на магазинах;
• промо на магазинах;
• сезонность;
• продажи РЦ (если есть);
• другие факторы, которые будут иметь место на магазинах в течение плеча поставки след. заказа на РЦ.

3. Дополнительный функционал при формировании заказов

• Оптимизация заказов по сумме, весу, паллетам, количеству.
  Может происходить как вверх, так и вниз. Вверх — если есть ограничение у поставщика по минимальной сумме и вниз — есть ограничение по бюджету и нет возможности отправить заказ выше какой-то суммы.
• Разделение заказа согласно грузоподъемности/объему транспортных средств.
• Учет товаров-аналогов при формировании заказов (товары одновременно присутствующие в ассортиментной матрице).
• Учет товаров-заменителей (один товар наследует другой, либо только один из них есть в ассортиментной матрице, причем для клиента сети абсолютно неважно какой именно).
• Возможность учета альтернативных поставщиков

4. Ведение акций и сезонности

• Автоматический пересчет уровня запаса для подготовки к выходу из акции/сезона.
• Автоматическая возможность учета коэффициентов сезонности.
  В зависимости от сети / категорий товаров в системе должен быть учет коэффициентов сезонности в разрезе месяцев и недель.
• Учет праздничных дней и отклонения в заказах.
  Это важный аспект, который позволяет избежать финансовых потерь, когда поставщик на протяжении нескольких дней или какого-то времени не может выполнить заказ. Система управления товарными запасами должна позволить вам подготовиться к таким ситуациям и иметь возможность не формировать заказы в указанное время.
• Автоматический расчет количества товара в акцию и времени, когда этот товар должен быть в магазине (подготовка к промо).
• Возможность гибко добавлять и убирать товары из промо (если это необходимо с точки зрения бизнес процессов в розничной компании).
• Автоматический пересчет потребности согласно текущим промо продажам .
• Учет акционных ДМП (дополнительных мест поставщика) разных видов.
• В системе должна быть возможность правильного выхода из акции. Функционал, который позволяет проводить как распродажи, так и акции для товаров in-out, так и обычные промо с разными механиками.
• Визуальная представленность (дает четкое понимание и возможность проанализировать когда и по каким товаром происходило промо в прошлом)

5. Сообщения о показателях эффективности и отклонениях

Отображение общей ситуации по показателям: out-of-stock, overstock, оборачиваемость, доступность, стоимость товарных запасов и динамики продаж.

Индикация требующих внимания задач, например, ухудшение доступности по акционным товарам.

6. Контроль и прозрачность данных

Возможность в любое время быстро сформировать список товаров с нехваткой или излишним запасом, посмотреть историю заказов и движения каждого товара на складе для оперативного анализа ситуации.

Логирование внесения изменений пользователями в систему.

7. Блок аналитики

• Гибкая отчетность для анализа упущенных продаж, излишков, доступности и оборачиваемости в разрезе складов, менеджеров, групп товаров.
• Отчеты по своевременности и качеству выполнения заказов поставщиками;
• Отчет о показателях доступности и оборачиваемости.
• Отчет для сравнения показателей like for like.
• Возможность отдельно проанализировать товары категории Fresh, товары, которые находятся в акции или по которым акция уже прошла.
• Возможность проанализировать какие изменения вносят пользователи в систему и по каким причинам.

8. Кроссплатформенность & Гибкость

• Возможность войти в систему с любого девайса и любой точки мира.
• Гибкость в настройках — must have!
• Чтобы система максимально соответствовала бизнес процессам клиента, ее настройки должны позволить быстро адаптировать все это под конкретный запрос. Доработки hard кода — стоят дороже и длятся гораздо дольше. Поэтому обратите на это особое внимание!
• Возможность интеграции с любой учетной системой.
• Высокая скорость работы системы.

9. Постоянная техническая и консультационная поддержка провайдера системы.

Подведем итог, при выборе системы управления запасами стоит обратить внимание на:

• алгоритмы системы пополнения и их адаптивность к изменению рыночных условий;
• удобство интерфейса, с которым работают люди;
• возможность учесть особенности бизнес-процессов вашей компании
  возможность быстро получить прозрачную картину KPI;
• систему уведомлений, которые обращают внимание менеджера на случившиеся или вероятные проблемы с товарным запасом.

Соответствие этим требованиям уже стало стандартом отрасли, особенно в развитых странах. Несмотря на это, важность наличия правильного инструмента, автоматизирующего столь важный процесс, нельзя недооценивать т.к. он лежит в основе финансовой эффективности любой компании розничной торговли. Поэтому определите соответствует ли ваша система управления запасами стандартам отрасли или есть места, которые требуют оптимизации. Возможно они и станут зоной роста прибыли вашей сети.

В основе программных решений лежит разная методология, наибольший эффект приносит сочетание практик вытягивания и прогнозирования, там где каждая из них дает лучший результат. Этот подход заложен в систему ABM Inventory. Он позволяет улучшать оборачиваемость, способствовать росту продаж и формирует прозрачность в управлении запасами.