Система управления заказами для AVD trade

Внедренная система управления заказами ABM Inventory позволила предприятию значительно улучшить процессы, связанные с управлением запасами. Компании AVD Trade удалось на 46% сократить излишки и на 25% упущенные продажи, а также улучшить оборачиваемость на 41%. Читайте подробности в кейсе.

Компания AVD trade действует в качестве дистрибьюторского центра, обеспечивая более чем 1500 оптовых точек автомобильными запчастями. Кроме того, компания обеспечивает товаром собственный розничный магазин, товары в котором предназначены для коммерческих авто.

Почему понадобилась система управления заказами на предприятии?

Решение внедрить систему управления заказами было принято после того, как клиент столкнулся с определенными сложностями данной сферы торговли:

1. Так как работа ведется, в основном, с иностранными производителями, цепь поставки состоит из 3-4 звеньев. Цикл поставки иногда длился до полугода, в следствии чего, поставка была нестабильной и несвоевременной, товарный запас склада увеличивался, а деньги замораживались.
2. Менеджерам приходилось делать более дорогие заказы, для того, чтобы доставка осуществлялась быстрее.
3. Отсутствие прогноза – сколько товара нужно заказать и когда необходимо это сделать.
4. При создании и отправке заказа, менеджер полагался только лишь на свое экспертное мнение и данные об остатках.
5. Менеджеру необходимо было держать в памяти данные об условии заказа поставщику (минимальный заказ, кратность). Из-за этого нередко случались ошибки.
6. Коммуникация между магазином и ЦС отсутствовала.
7. Выявление проблемных областей было невозможным, из-за отсутствия информативной аналитики. Компания не имела возможности отслеживать ситуацию с излишками и упущенными продажами.

Причины выбора системы для управления заказами ABM Inventory

Компания AVDtrade рассматривала различные системы для управления заказами и запасами. В итоге, была выбрана система ABM Inventory, так как:

• Система работает по Теории ограничений и ориентируется на спрос, а не на прогноз. Это позволяет максимально корректно управлять уровнем запасов.
• Соотношение цена/качество. Так система является облачной, она не требует значительных затрат на покупку оборудования и программного обеспечения. Оплата производится в виде ежемесячных платежей за аренду продукта.
• Беспрерывное сопровождение: на этапе обучения, сопровождение по техническим и стратегическим вопросам во время и после внедрения.
• Благодаря функционалу системы, есть возможность рассчитать упущенную прибыль и замороженные деньги в излишках.
• Прозрачность в отслеживании причин упущенных продаж из-за отсутствия заказа/прихода, несвоевременного заказа, неполной и/или задержанной поставки товара; причин излишков и ухудшения оборачиваемости в связи с некорректными заказами/приходами с точки зрения количества и заказываемого ассортимента.

Ход внедрения системы управления заказами

Перед запуском проекта были поставлены следующие цели:

• Минимизация упущенных продаж и рост продаж за счет повышения наличия товара;
• Улучшение оборачиваемости;
• Упорядочивание внутренних бизнес-процессов для достижения максимальной отладки и точности в работе с заказами: от заказа до поступления товара в продажу;
• Оптимизация деятельности отдела закупок благодаря автоматизации процесса формирования заказов и управления уровнем товарных запасов;
• Высвобождение времени менеджеров, которое уходило на формирование заказов, в пользу управления ассортиментом (выбор товаров, поставщиков, аналитика и продвижение).

Проект состоял из двух этапов. 

На первом этапе, проводилось изучение внутренних процессов компании, подготовка технического задания для интеграции учетной системы с системой управления заказами ABM Inventory и реализация обмена данными.

Второй этап заключался в подключении к системе ассортимента магазина в разрезе категорий и центрального склада по поставщикам. На данный момент системой управляется 21 тыс. позиций активного ассортимента на обеих точках хранения.

На всех этапах внедрения, проводилось обучение пользователей по методологии управления запасами. А также обучение работе с программой и с отчетностью системы.

В ходе подготовки к запуску проекта был определен перечень работ по организации и наладке внутренних процессов для максимально корректного ведения учёта операций, связанных с управлением запасами. Была проведена инвентаризация для актуализации данных об остатках на складах и в учетной системе, поставлен запрет на продажи в минус (продажа не оприходованного товара, который могли забыть оприходовать позже, что приводило к минусовым остаткам); организована работа с возвратами бракованного товара с помощью виртуальных складов; установлена коммуникация между магазином и ЦС при вводе/выводе товара в/из ассортимента или перевода под специальный заказ. Были прописаны графики поставок, минимальное количество, которое можно заказать у поставщика и кратность заказа; создана ассортиментная матрица.

Рабочий стол менеджера системы управления заказами и запасами ABM Inventory

Система управления заказами и запасами содержит мощный блок аналитики

Блок аналитики системы управления заказами и запасами ABM Inventory представлен различными отчетами. Компания AVD Trade использует следующие отчеты:

• «Order fulfillment accuracy».

   Отчет содержит информацию о точности выполнения заказов поставщиком за выбранный период (7, 31, 45 или 60 дней). Показывает какое количество товаров было предложено системой, отправлено поставщику, получено от поставщика, а также разницу в натуральном, денежном (ценах закупки), маржинальном и процентном выражении. После внедрения системы компания занялась пересмотром поставщиков с точки зрения предоставляемой продукции, регулярности и надежности поставок, после чего следовал запуск в продажу товаров под своим собственным брендом, что благотворно повлияло на регулярность поставок и наличия товара необходимого качества.

• «Sent order accuracy»

  . Отчет позволяет увидеть точность отправленных заказов: разницу между количеством, предложенным к заказу системой, и отправленным количеством, причины таких изменений, в том числе в случае удаления всего заказа или отдельного товара из заказа. В сочетании с отчетом об упущенных продажах и излишках дает возможность руководителю оценивать работу менеджеров по закупкам.

Также отдельное внимание было уделено блоку аналитики по таким важным показателям компании, как упущенные продажи и излишки. Представлены общие данные по компании, а также детализация в разрезе складов, товарных групп и товаров, которые в них входят.  Показатели средних излишков и упущенных продаж выражены в ценах закупки и продажи соответственно. Есть информация о динамике изменения этих показателей в процентах, а также о доле средних излишков в запасах и упущенных продаж в сумме продаж.

• «Средние излишки за прошлую и 4 предшествующие недели»

  показывает по каждому SKU в разрезе выбранной категории (поставщик, менеджер, группа и т.д.) динамику изменения излишков в ценах закупки за 5 последних недель. Для удобства восприятия применена цветовая схема: красный — рост излишков, зеленый — снижение, синий — без изменений.

Система управления заказами ABM-Inventory

• Отчет

  «Еженедельная динамика запасов»

   дает возможность анализировать недельную динамику всех запасов компании, а также группы товаров в соотношении друг с другом по показателям: доля в продажах, запасы, излишки, упущенные продажи, оборачиваемость.

Показатели системы управления заказами ABM-Inventory

• Отчет «

  Запасы за прошлую неделю

  » позволяет гибко исследовать данные в разрезе одного категорийного измерения из следующих вариантов: Группа, Менеджер, Поставщик, Название склада.  И трех мер из следующих вариантов: ср. запасы, ср. излишки, продажи, упущенные продажи, оборачиваемость, маржа.

Также в данном отчете используется диаграмма, в которой представлены данные в разрезе определенной категории и отсортированы от наибольших значений в левом верхнем углу к наименьшим значениям в правом нижнем углу, что позволяет наглядно ответить на следующие бизнес вопросы и сфокусировать ограниченное время менеджеров на наиболее приоритетных задачах:

• Какие группы товаров принесли наибольший/наименьший объем продаж?
• Какие группы товаров принесли наибольшую/наименьшую маржу?
• По каким группам товаров наблюдаются наибольшие/наименьшие объемы упущенных продаж?
• Какие группы товаров имеют наиболее высокую/низкую оборачиваемость в днях?
• Соотношение средних запасов групп товаров
• Соотношение средних излишков групп товаров

Результаты внедрения системы управления заказами и запасами ABM Inventory

Благодаря внедрению системы управления заказами и запасами ABM Inventory, а также оптимизации связанных бизнес-процессов, компания AVDtrade достигла следующих результатов:

• Сократилось время

  на работу с заказами. Теперь менеджеры уделяют больше внимания управлению ассортиментом.

• Появилась

  возможность проводить анализ

  проблемных товарных позиций, благодаря тому, что повысилась прозрачность данных о всех операциях по каждому SKU.

• Повысился уровень наличия товара

  благодаря пересмотру поставщиков на основании аналитических данных об упущенных продажах, излишках и своевременности поставок.

• Расходы на логистику сократились

  в связи с тем, что уменьшилось количество срочных заказов.

• На предприятии в целом

  излишки сократились на 10%

  , а упущенные продажи на 13%.

• В магазине излишки сократились на 46%, упущенные продажи – на 25%, а

  оборачиваемость улучшилась на 41%.

Хотите, добиться таких же результатов?

Обращайтесь к нашим экспертам!

Запросить презентацию