Управление запасами магазина

От того, как организовано управление запасами магазина зависит доволен покупатель или нет, лоялен и готов платить деньги или уйдет к конкуренту? Важным фактором лояльности клиента является постоянное наличие нужного товара на полках. При этом борьба за клиентов не может вестись «любой ценой» — бизнес должен получать прибыль. Чтобы клиент был доволен, а бизнес-процессы проходили гладко и эффективно, магазины и сети автоматизируют главный процесс обеспечения наличия товара — управление товарными запасами и ассортиментом в магазине.

Управление запасами в магазине VS Централизованное управление товарными запасами в магазинах. Кейс сети Барвинок

В розничной сети «Барвинок», которая насчитывает 53 магазина с 1450 работниками, действовала децентрализованная система заказов: созданием заказов занимались специалисты непосредственно в каждом магазине. Управление товарными запасами в магазине оказалось крайне неэффективным и руководство розничной сети приняло решение централизовать и автоматизировать систему управления запасами.

Процесс отбора IT — решения был достаточно сложным и содержал несколько этапов. При принятии решения был проведен тендер среди компаний, которые предлагают решения, работающие на разных методологиях: на прогнозировании и на основе методологии Теории Ограничений, управление по спросу.

«Во-первых важно было найти несложное решение. Потому что сложность ИТ-системы напрямую коррелирует с ее стоимостью. Однако обычно мы считались и с операционными аспектами. Поэтому решили инвестировать в систему, у которой соотношение цена/качество было наиболее оптимальным, которую мы смогли применить к имеющимся операционным процессам, и которая позволит достичь цели — повысить уровень наличия», — отметил Конрад Пыж.

Окончательное решение было принято в пользу программы управления товарными запасами магазина ABM Inventory, принимая во внимание перечисленные ниже факторы:

• Автоматический заказ в программе ABM Cloud базируется на реальном спросе покупателей. Действует механизм «вытягивания» вместо «выталкивания», что позволяет более точно рассчитывать уровень целевого запаса каждого товара для недопущения излишков с одной стороны, и потерянных продаж — с другой.
• Возможность проведения многофакторного причинно — следственного вариационного анализа запасов, упущенных продаж и т.д, с помощью системы.
• Система не требует значительных инвестиций при внедрении и дальнейшей эксплуатации благодаря тому, что ABM Inventory предлагается на условиях аренды. Расчет осуществляется по факту использования. Инновационная гибкая технология, которая способна обмениваться данными с любой учетной системы.

Цели проекта:

• Обеспечение необходимого уровня наличия товаров для обеспечения продаж;
• Снижение уровня товарных запасов в системе, при этом обеспечение постоянного наличия товара на полках.
• Ускорение оборачиваемости товарных запасов;
• Повышение оперативности получения данных (информации, которая касается товарных запасов и ключевых показателей).

Прежде всего было централизовано управление товарными запасами в магазинах и создан отдел заказов в центре, который бы обеспечивал товарами всю сеть. Благодаря такому изменению, вместо 40 работников, которые были задействованы в процессе заказов, теперь заказ на всю сеть формирует программа ABM Cloud и 3 специалиста, которые контролируют корректность работы системы. Часть высвобожденного в магазинах персонала перевели на другие процессы.

Процесс внедрения содержал следующие шаги:

• Подготовка к проекту (1 месяц);
• Аналитика и планирование (2 месяца): были выбраны поставщики и товары, которые будут внедрены в систему ABM Inventory, настроен обмен данными;
• Непосредственное внедрение (6 месяцев).

В ходе проекта был реализован обмен данными между товарно-учетной системой Софт-маркет и системой по управлению запасами ABM Inventory. Таким образом, система ABM Inventory получает ежедневную информацию относительно ассортимента товаров, ежедневные остатки и операции, которые изменяют остатки: продажи, перемещения, поступления, списания, возвращение поставщику, ведомости о поставщиках и фактов оприходования заказов. После тестирования данных и проведения всех необходимых учеб по системе, были рассчитаны первичные буферы — началось подключение поставщиков к системе ABM Inventory. В ходе проекта и после его завершения на этапе сопровождения, был проведен ряд личных и удаленных встреч с командой проекта со стороны сети Барвинок. В ходе встреч обсуждались вопросы внедрения системы, анализа динамики ключевых показателей, а также выявления ошибок и пробелов.

Эффекты проекта

В результате плодотворного сотрудничества команды внедрения «Барвинка» и консультантов компании АВМ Cloud централизованно управление товарными запасами магазинов розничной сети Барвинок. Сеть получила единую автоматизированную систему управления заказами, запасами и ассортиментом.

К системе ABM Inventory подключено около 35000 уникальных товаров, из них около 180000 строк — товары, которые заказывает система ABM Inventory (товары со статусом MTS): полный перечень товаров. Для каждого из этих 180 000 товаров рассчитан буфер, который динамически изменяется в зависимости от текущего спроса.

Также к системе подключены товары, которые поставляются Кросс-докинг методом.

После внедрения, компания «Барвинок» получила не только систему автоматического заказа, но и полноценную систему управления запасами и ассортиментом с более чем исчерпывающим перечнем отчетности: 3 отчета непосредственно из интерфейса системы и 26 отчетов, которые приходят на электронную почту в виде письма с прикрепленным отчетом и рекомендациями относительно работы с отчетом. Ниже примеры таких отчетов.

Отчет по динамике запасов

Отчет отображает динамику основных показателей: продаж, запасов, упущенных продаж, излишков и оборачиваемости за последние 3 месяца. Этот отчет наглядно демонстрирует результаты работы системы управления запасами, как в физическом аспекте, так и в информационном. В отчете сравниваются еженедельные продажи, средние запасы, потерянные продажи, излишки и оборачиваемость за последние 52 недели. Такой отчет можно выгрузить в MS Excel и проанализировать значение в числовом выражении.

Отчет отображает динамику ключевых показателей товаров поставщика: продаж, излишков, упущенных продаж и оборачиваемости. Также в отчете рассчитан результирующий показатель надежности поставщика — процент товаров, которые пришли вовремя и в заказанном количестве. Этот отчет используется менеджером как для работы с поставщиками (при заключении договоров), так и системой для определения уровня необходимого резервного страхового запаса при расчете и пересчете буфера. Чем ниже является рейтинг поставщика — тем выше уровень страхового запаса будет заложен системой.

К главным результатам внедрения проекта следует отнести:

• Уменьшение потерянных продаж на 7%;
• На 20% снижен средний уровень запасов;
• Уменьшение в 7 раз количества работников, которые задействованы в процессе заказа. Теперь ежедневные заказы, которые содержат около 7 000 строк обрабатываются 2 сотрудниками;
• Лучшее понимание уровня сервиса со стороны поставщика: кто опаздывает с поставкой, кто не выполняет заказа, где есть проблема с качеством товара.
• Значительно увеличилась доступность информации: не нужно тратить много времени на приготовление отчетов.Система позволяет быстро получить ответ относительно ключевых показателей.

Ключевые показатели управления запасами выведены на рабочий стол (дашборд). Организация системы и индикаторов фокусируют внимание менеджера на работе с проблемными позициями, что дает возможность не тратить время на непроблемные позиции. Система drill down позволяет менеджеру непосредственно с рабочего стола попасть в сегмент позиций, по которым уровень запасов находится в зоне излишков или потерянных продаж для принятия управленческих решений относительно таких позиций.

Для примера – рабочий стол менеджера по заказам:

Искренне благодарны командам из внедрения сети Барвинок и компании ABM Cloud за активную работу в проекте, ведь только системная работа позволяет добиваться постоянных гарантированных результатов.