Управление запасами в компании

Система управления запасами на предприятии

Управлением товарными запасами на предприятии в ритейле и дистрибуции занимается отдел закупок, тесно сотрудничая с другими департаментами. Система пополнения запасов строится таким образом, чтобы спрос потребителей полностью покрывался и присутствовал необходимый резерв. При этом уровень запасов был минимальным. Для этого специалисты по закупкам должны точно рассчитать необходимый объем, плечо поставки, знать динамику спроса на продукты и специфику работы с поставщиками.

Когда эта работа ведется вручную менеджерами, в цепочке поставок могут возникать проблемы, связанные с человеческим фактором. Поэтому ритейлеры все чаще решают автоматизировать этот процесс. Для этого внедряются IT-технологии, которые делают бизнес-процессы эффективнее. Современная система управления запасами на предприятии складывается из:

• метода управления запасами;
• автоматизированной системы;
• оптимизированных процессов;
• обученного персонала.

Управление материальными запасами организации напрямую влияет на рентабельность бизнеса. Для достижения финансовой и операционной эффективности сети, запасы должны обеспечивать необходимый уровень продаж и не приводить к излишкам с другой.

В статье мы расскажем теорию, а также опыт оптимизации управления запасами одного из наших клиентов. Благодаря инновациям есть получила такие результаты:

• излишки сократились на 30-35%,
• оборачиваемость улучшилась в 2-2,5 раза,
• упущенные продажи снизились на 27%.

Как проявляется неэффективное управление запасами компании

Из-за ошибок в управлении товарными запасами, предприятие сталкивается с такими проблемами:

• упущенные продажи из-за недостатка запасов;
• увеличение оборота;
• излишки, в которых замораживаются средства компании;
• дополнительные затраты на хранение;
• списания из-за порчи, старения запасов.

Если система управления запасов не централизована, а заказы формируются на каждой торговой точке отдельно, это добавляет сложности. Не всегда пополнение товара происходит прозрачно, многое зависит от экспертизы специалиста.

Особенно проблемы с запасами становятся ощутимыми, когда сеть масштабируется. Открытие новых магазинов предполагает расширения штата сотрудников, специализирующихся на закупке. Ресурсов компании требуется больше, но процесс все равно не достаточно эффективный.

Как это проявляется на практике — покажем на примере кейса клиента ниже.

Компания с 20 летним опытом работы в индустрии красоты и здоровья, насчитывающая 100 магазинов в 20 городах. В магазинах представлены товары более 30 торговых марок от ведущих мировых производителей товаров для красоты и здоровья.

На момент предпроектного аудита сети, все заказы формировались в полуавтоматическом режиме с помощью товарно-учетной системы ERPи Excel. В учетной системе была ассортиментная матрица на группы магазинов (без детализации для каждого магазина), поэтому ассортимент магазина необходимо было актуализировать при каждом заказе. Такой подход к формированию заказов требовал больших временных затрат и порождал неизбежные ошибки, связанные с человеческим фактором.

Также не было возможности анализировать динамику запасов, анализировались исключительно продажи, поэтому оценить уровень товарных излишков было невозможно. Эти факторы сказывались на качестве управления товарными запасами, а, значит, на прибыльности всей сети. Руководство решило внедрить инструмент контроля за уровнем товарных запасов ABM Inventory.

Как оптимизировать управление товарными запасами

Первое, на что стоит обратить внимание — это методология управления запасами. Многие сети используют принцип «выталкивания», который основан на прогнозировании спроса. У такого подхода есть недостатки:

• из-за непостоянства спроса, прогноз имеет невысокую точность;
• прогнозу хорошо поддаются агрегированные данные, но не разовые продажи;
• точные модели прогнозирования основаны на сложном математическом аппарате, что усложняет работу человека.

Поэтому компании сейчас внедряют решение, основанное на методологии «вытягивания» (управление товарными запасами в торговле по фактическому потреблению товара).

Методология «вытягивания» работает проще и материально эффективнее: анализирует текущие продажи и продажи недавнего прошлого, пополняет запасы исходя из потребления. Такой подход позволяет существенно повысить наличие товара, не увеличивая, а снижая средние запасы в системе.

Выбор системы

При выборе системы управления запасами компании, менеджмент рассматривает программные продукты, основанные на разных методологиях — о них мы говорили в предыдущим пункте. На практике более эффективно себя показывают системы, основанные на методе «Вытягивания», что заложено в ABM Inventory.

Рабочий стол системы ABM Inventory

Помимо методологического преимущества, решение имеет ряд дополнительных плюсов.

1. Система не нуждается в трудоемких настройках, также не требуется дополнительное программирование.
2. Не нужно инвестировать в дополнительное оборудование.
3. Оплата производится по факту использования системы.

Облачная система ABM Inventory обеспечивает оптимальное количество товара на полке, сокращая излишки на складе.

Как работает система ABM Inventory

Облачная система управления запасами в ритейле ABM Inventory обеспечивает оптимальное количество (баланс) товара на полке, сокращая излишки на складе.

Цель проекта по оптимизации

Перед началом внедрения программы, предприятию необходимо определить цели, которых они хотят достичь в процессе использования системы. Мы всегда стараемся еще на этапе переговоров задать вопрос: «Какие у вас ожидания от работы системы ABM Inventory?». Затем проводится технический анализ, рассматриваем существующие бизнес-процессы, связанные с управлением запасами, выявляем слабые стороны. На основе полученной информации, вместе с клиентом мы ставим цели проекта.

К примеру, в кейсе одного из клиентов ABM Inventory были проставлены такие цели:

• оптимизация ассортимента;

• снижение излишков товарных запасов;

• рост показателей оборачиваемости предприятия;

• автоматизация заказов;

• автоматизация управления ассортиментом: настройка индивидуальной ассортиментной матрицы для разных магазинов;

• обучение пользователей.

Под эти цели прописывался план внедрения системы, определялись сроки. Правильная постановка цели — основа успеха проекта.

Управление запасами на предприятии — этапы проекта

Каждый проект имеет свою специфику, но процесс внедрения можно условно поделить на три этапа. На начальной стадии мы проводим диагностику эффективности управления запасами на предприятии, прописываем цели и план. Затем мы проводим пилотный запуск программы ABM Inventory — это могут быть несколько магазинов или определенная категория товаров. И последний этап — это масштабирование, то есть, подключение к системе всей сети.

Как это проходило в случае с нашим клиентом.

Проект предполагал 2 условных этапа.

• Подключение главного региона (40 торговых точек).

• Подключение других регионов (35 торговые точки).

После выполнения этих 2 этапов, руководством компании было принято решение подключить к системе еще и оптовое подразделение (11 складов). На первоначальном этапе подключения товаров, был рассчитан целевой уровень запасов по каждому SKU на каждой точке хранения.

Контроль и аналитика в отчетах

ABM Inventory помимо функции автозаказа позволяет контролировать управление запасами продукции в компании с помощью системы отчетности для контроля за состоянием запасов.

Система генерирует порядка 30 отчетов.

Сегодня специалисты компании используют отчеты об излишках и упущенных продажах, которые помогают ежедневно улучшать показатели деятельности компании.

Что позволяют анализировать отчеты:

1. Показатели упущенных продаж/излишков в агрегированном виде
2. Позиции, по которым на прошлой неделе были самые большие упущенные продажи или излишки в деньгах.
3. Сопоставление упущенных продаж по товару на этой неделе и на прошлой неделе
4. Дни дефицита этого товара. Аналогичный отчет генерируется по излишкам товара.
5. Отчет по товарам, которые выводятся из ассортимента.

В системе предусмотрена процедура вывода товара из ассортимента, которая предполагает автоматическое изменение статусов товаров исходя из остатков.

Управление товарными запасами — узнать больше о системе

В системе предусмотрено 5 отчетов о товарах, выводимых из ассортимента, но наиболее интересный для компании – отчет о товарах, которые уже блокированы к заказу с торговых точек на центральный склад (остатки товара на центральном складе были обнулены), но на центральном складе появился остаток. С помощью такого отчета можно контролировать корректное распределение товаров, выводимых из ассортимента для недопущения ситуации «застревания» товаров на центральном складе.

Также есть отчет о динамике запасов, который показывает недельные результаты ключевых показателей за последний год, в разрезе торговой точки, поставщика, группы товара или пользователя системы:

Результаты внедрения системы ABM Inventory

Главный результат оптимизации управления запасами — увеличение прибыли предприятия. Путем уменьшения излишков освобождаются средства, которые фирма теперь может инвестировать в другие проекты. За счет

В настоящий момент под контролем системы находится порядка 50 тыс. позиций товаров (активный ассортимент по торговым точкам и складам). Система ежедневно автоматически формирует и рассылает от 11 до 21 заказа центральному складу в зависимости от согласованного графика заказов.

За 7 месяцев были достигнуты следующие результаты:

1) По главному региону:

• запасы сократились на 8,7% при росте продаж;
• упущенные продажи сократились на 8,1%;
• излишки сократились на 30%;
• оборачиваемость улучшилась в 2,5 раза.

2. По остальным регионам:

• запасы сократились на 21,2% при росте продаж;
• излишки сократились на 36,1%;
• оборачиваемость улучшилась в 1,9 раза.

3. По оптовому подразделению:

• запасы сократились на 38,4% при снижении продаж;
• упущенные продажи сократились на 27%;
• излишки сократились на 68,3%;

Заказы автоматизированы и процесс заказа, как и управления запасами в целом стал прозрачным.

Оптимизирована схема заказа акционных товаров.