Увеличение оборачиваемости запасов на 30%. Кейс сети «Густо Маркет».

«Густо Маркет» — это развивающаяся сеть супермаркетов, которая специализируется на продаже продуктов питания и напитков, а также предметов домашнего хозяйства. «Густо Маркет» – это уютная атмосфера, эргономичный дизайн и современные системы автоматизации торговли.

Первый магазин был открыт в конце 2014 года на площади 1200 кв. м. Ассортимент — более 12 000 товарных позиций. Особенностью супермаркета является то, что значительную часть площади торгового зала занимает продукция группы FRESH и товары собственного производства (пекарня, кондитерский, холодные, горячие кулинарные цеха и мясной, рыбные цеха).

Сеть на данный момент состоит из 3 супермаркетов премиум формата.

Предпосылки проекта

Для достижения операционной и финансовой эффективности сети необходимым условием является контроль и улучшение ключевых показателей: продажи и запасы. Запасы должны обеспечивать высокий уровень продаж с одной стороны и не приводить к излишкам с другой. Для этого необходим надёжный инструмент управления и контроля за состоянием товарных запасов.

В существующей реальности компания сталкивалась с такими проблемами:

• высокий процент ошибок ввиду человеческого фактора;
• большие трудозатраты на формирование заказов;
• дисбаланс в товарном остатке по сети, из-за которого часто приходилось делать перемещения между магазинами;
• свойство человека перестраховываться вело к заказам выше реальной потребности и, соответственно, к избыточным остаткам и замораживанию денежных средств.

Эти проблемы негативно отражались на качестве управления товарными запасами, и, как следствие, на эффективности работы сети. В компании отсутствовали регламент и удобный инструмент, позволяющий оценивать уровень и анализировать причины излишков и упущенных продаж. Всё это послужило толчком для поиска дополнительных инструментов контроля товарных запасов.

Причины выбора ABM Cloud

ABM Inventory – это второй софт из портфеля ABM Cloud, который внедрила компания «Густо Маркет». Причины выбора продукта для автоматизации запасов у ABM Cloud были следующими:

1. Руководство сети «Густо Маркет» отдавало предпочтение системам, основанным на принципе «вытягивания», а не «выталкивания». «Вытягивание» – это управление запасами по фактическому потреблению, реагирование на реальный спрос. Такой подход значительно эффективнее, нежели управление запасами по прогнозу (принцип «выталкивания»), который зачастую является неточным. Методология системы ABM Inventory базируется на пополнении склада в соответствии с потреблением, что позволяет избегать излишков и не попадать в упущенные продажи;

2. Прозрачная и эффективная технология внедрения, которая позволяет зафиксировать этапы внедрения, учитывать существующие бизнес-процессы и гибко реагировать на их изменения;

3. Быстрая интеграция между несколькими продуктами одной компании.

Так же важными аргументами при выборе системы были:

• SaaS модель (Software as a Service) работы системы, которая позволяет не вкладывать инвестиции в дополнительное оборудование (сервера) и поддержку системы. Оплата производится в виде ежемесячных арендных платежей по факту использования системы.
• Обучение пользователей проходит на всех основных этапах проекта, как по работе с системой, так и по методологии управления товарными запасами. После завершения проекта сопровождение осуществляется отделом Customer Success, который предоставляет технические и методологические консультации на постоянной основе, в режиме реального времени отслеживает показатели эффективности управления товарными запасами.
• Отсутствие потребности дополнительного программирования и/или длительной трудоёмкой настройки системы.
• Визуализация проблемных зон и текущего положения дел даёт возможность быстро оценить ситуацию и принять соответствующие меры.
• Отчётность, представленная в системе, даёт возможность менеджерам быстрее и лучше ориентироваться в ассортименте и управлять запасами, а руководству контролировать ситуацию и держать руку на пульсе.

Именно поэтому, проанализировав существующие системы с аналогичным функционалом, сеть «Густо Маркет» выбрала решение от ABM Cloud.

Описание проекта

В начале проекта клиент определил основные цели внедрения:

• высвобождение рабочего времени менеджеров за счёт автоматизации процесса заказа;
• сокращения уровня товарных излишков;
• улучшение оборачиваемости.

Процесс внедрения системы состоял из трёх этапов:

Этап 1. Подготовка к запуску системы ABM Inventory.

Этап 2. Обучение пользователей работе с программой и подключение SKU к автозаказу.

Этап 3. Масштабирование системы по всей сети и работа с отчётностью системы.

На первом этапе менеджерам была представлена совершенно новая методология в управлении товарными запасами. Это модель буферов, которая позволяет управлять запасами по принципу вытягивания, а не выталкивания. Такие изменения приводят к улучшению показателей работы, но для этого менеджерам необходимо было перестроится и пересмотреть подход к управлению запасами.

Далее была проведена глубокая экспресс диагностика бизнес — процессов сети и предоставленные рекомендации по настройкам системы. На втором этапе было проведено обучение работе с программой, консультирование по ее функционалу и алгоритмам. После обучения к системе начали подключать первые товары. Подключение происходило по ранее составленному списку поставщиков одновременно на всех магазинах сети. Для каждой SKU были автоматически рассчитаны рекомендованные буферы (целевой уровень запаса на каждой точке хранения) и установлен определенный статус товара – параметры, необходимые для того, чтобы заказ по товару формировался автоматически.

Система управляет буфером, исходя из фактического потребления товара, а заказ формирует, исходя из размера буфера и остатков, учитывая график поставок и упаковку. ABM Inventory всегда заказывает до полного буфера, и не формирует заказ, если по товару есть излишки. Во время просмотра первых заказов менеджерам казалось, что система заказывает недостаточно. Но спустя несколько циклов пополнения, менеджеры убедились, что это не так. Она не только покрывает текущую потребность в товаре, а и оперативно реагирует на изменения в спросе. Система с помощью алгоритма Динамического управления буферами откорректировала буферы в соответствии с фактическим потреблением товара (рис. 1).

Рисунок 1. Динамическое управление буфером

В данный момент программа ABM Inventory является основным инструментом для менеджеров по заказам и вспомогательным для коммерческого директора. На рабочем столе пользователь видит в какой зоне буфера находятся остатки подключённых товаров в разрезе TOP-товаров (SKU, генерирующие 80% оборота компании), новыx и акционных товаров, информацию об излишках, упущенных продажах и оборачиваемости запасов (Рис. 2). Все параметры обновляются и пересчитываются ежедневно, поэтому пользователи всегда имеют актуальные данные о проблемных зонах и возможность оперативно реагировать на них.

Рисунок 2. Дашборд

На третьем этапе проекта продолжили масштабирование — подключили остальной ассортимент сети, в том числе и товары категории FRESH. Для скоропортящихся товаров в системе предусмотрен специальный алгоритм расчёта запасов и заказов – FRESH. Алгоритм основан на статистическом прогнозировании продаж и использует современные методы математической статистики. Основой для него является, полученная в результате обмена данными, информация о продажах SKU, распродаже в убыток и/или передачи товара в переработку, списаний в случае порчи и истечении срока годности, коэффициентов дней недели и остаточных сроках годности товара в день их поставки.

На завершающем этапе проекта менеджерам и руководству компании было проведено обучение по работе с модулем отчётности, которая встроена в систему управления запасами. Данный модуль не просто предоставляет множество отчётов, но также позволяет перестраивать их в режиме реального времени, чтобы максимально повысить эффективность их использования. Кроме этого, существуют отчёты, которые генерируются системой и с заданной периодичностью рассылаются по электронной почте ответственным лицам. Использование такой обширной системы позволяет непрерывно контролировать состояние запасов на разных уровнях детализации.
Очень интересным и полезным является отчёт, позволяющий увидеть и оценить дисбаланс в системе распределения – товары, по которым есть излишки в одних местах хранения при одновременной потребности в других местах хранения (рис. 3). На его основе менеджер может принять решение не заказывать товар у внешнего поставщика, а переместить его с одной торговой точки на другую, таким образом, сэкономив деньги компании и улучшив структуру запасов.

Рисунок 3. Текущие излишки товаров с упущенными продажами

Важнейшей составляющей деятельности любого торгового предприятия является бизнес-процесс «Управление ассортиментом». Ведь от правильной ассортиментной политики, зависят ключевые показатели работы: рост потока покупателей, увеличения среднего чека, уменьшение количества неликвидных товаров на складе и увеличения продаж с квадратного метра полки. Но определение и поддержка, оптимального по ширине и глубине ассортимента товаров, задача сложная. В модуле отчётности представлен удобный инструмент для решения данной задачи — ABC (D) отчёт (рис. 4), который включает в себя ABC (D) и XYZ анализ.

Сочетание АВС и XYZ анализов выявляет безусловных лидеров (группа АХ) и аутсайдеров (СZ). Оба метода хорошо дополняют друг друга. Если АВС- анализ позволяет оценить вклад каждого продукта в структуру сбыта, то XYZ–анализ позволяет оценить скачки сбыта и его нестабильность.
Результаты такого анализа можно использовать для оптимизации ассортимента и оценки рентабельности товарных групп.

Результаты и эффекты

В сети «Густо Маркет» внедрена централизованная система управления запасами ABM Inventory под управлением которой находится основная часть всего ассортимента. Используя систему, компания значительно повысила свою эффективность (данные для анализа брались за период внедрения с 05.02.19 – 26.06.19 по сети).

За счёт внедрения системы были достигнуты следующие результаты:

1. Улучшение оборачиваемости на 33% (с 27 до 18 дней);
2. Увеличение продаж на 13%;
3. Снижение товарных запасов на 11 %;
4. Количество магазинов увеличилось, при этом количество менеджеров, работающими с заказами не изменилось. Проект начался, когда у сети было 2 ТТ, сейчас 3. Заказы на новый магазин также формируются системой ABM Inventory.
5. Прозрачность процесса заказа, в т.ч. и акционного ассортимента, с возможностью выявления проблемных позиций и последующего анализа каждого заказываемого SKU.
6. Минимизация ошибок при заказе (заказ вне графика, ошибки в количестве, прочее). Заказы формируются строго согласно установленных в товарно-учётной системе графиков и в необходимом количестве.

В итоге у менеджеров по заказам облегчился процесс закупок и сократилось количество рутинной работы, у покупателей всегда есть то, что им нужно, а собственник имеет удобный инструмент для контроля и аналитики и только рентабельный товарный запас.

Благодарим команду проекта за профессионализм и плодотворную работу над достижением поставленных целей. Особая благодарность ТОП-менеджменту компании за активную позицию в вопросах внедрения, а также за открытость к изменениям и пересмотру принципов управления товарными запасами, принятии решений, направленных на повышение эффективности работы компании.
Желаем сети «Густо Маркет» новых возможностей для развития и расширения бизнеса, достижения поставленных целей, успешных проектов и постоянного улучшения показателей деятельности!

Комментарии клиента: «Сотрудники компании АБМ подошли к вопросу внедрения очень тщательно и профессионально. Любые вопросы не остались без внимания, где-то нас переубедили в лучшую сторону – где-то подстроились под наши желания, — в общем мы очень довольны и огромное спасибо за то, что помогли нам освоить продукт, который сейчас для нас просто незаменим!»