Управление запасами в ритейле: как рассчитать ключевые показатели эффективности
Просчет и анализ KPI в управлении запасами дает представление о том, где сосредоточены деньги в цепочке поставок. Часто они остаются замороженными в излишках на складах и в торговых точках или ритейлер теряет лояльность и недополучает прибыль из-за упущенных продаж.
Управление запасами в розничной сети сводится к балансу: добиться оборачиваемости товаров при максимальном удовлетворении спроса. Необходимо отслеживать ключевые показатели эффективности, чтобы видеть куда вложены деньги и как скоро они вернуться в виде прибыли.
Наш опыт показывает, что мало ритейлеров знают свои KPI в сфере управления запасами или могут их корректно посчитать.
Разберем подробно, на каких показателях стоит сфокусировать внимание и как они влияют на продажи и прибыль.
6 основных KPI в управлении запасами
Насколько эффективно вы управляете товарными запасами? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно регулярно отслеживать и анализировать следующие показатели:
- запасы
- продажи
- излишки
- упущенные продажи
- процент доступности
- оборачиваемость запасов
Какую роль запасы играют в рентабельности бизнеса и что нужно знать для расчета показателя
Запас товара — основной актив для ритейлера.
Чтобы обеспечить бесперебойный процесс продаж, нужно не только выложить товар в магазине для представленности ассортимента, но и сформировать его в достаточном количестве на складе. Важно также понимать, сколько единиц каких категорий в наличии, какое количество необходимо дозаказать и как сделать это вовремя.
Запасы постоянно меняющийся показатель, поэтому его отслеживают в динамике. Например, в сравнении с предыдущей неделей, месяцем, годом. Еще один способ — like for like — сравнение с аналогичными показателями за такой же период в прошлом.
Помимо отслеживания изменений в уровне запасов нужно также оценивать их структуру. Такой подход позволяет увидеть, куда вложены деньги и как избежать непредвиденных расходов и убытков.
Структура запасов в ритейле делится на три основные категории:
- деньги, вложенные в запасы для продаж
- деньги, вложенные в запасы для выкладки на полках и в страховые запасы
- излишние товарные запасы
Система по управления запасами ABM Inventory позволяет сформировать специальные отчеты, в которых наглядно видна структура запасов в деньгах и в количестве товаров.
В практике наших клиентов были случаи, когда наблюдалась неудовлетворительная оборачиваемость товаров при отсутствии излишков.
Проанализировав отчеты по структуре запасов, удалось найти причину: стоимость товарного запаса для продаж и для мерчандайзинговой выкладки была примерно равной, что существенно, а главное, искусственно увеличивало оборачиваемость.
У такой проблемы есть решение: для улучшения оборачиваемости достаточно снизить выкладку на полках некоторых SKU в ряде магазинов сети.
Ориентир на продажи
Один из ключевых KPI в управлении запасами — продажи.
Показатель продаж также есть смысл рассматривать с точки зрения их структуры. Небольшое исследование, которое мы провели среди наших клиентов, показало ряд особенностей спроса и как они влияют на этот KPI.
В первой колонке таблицы, указана среднесуточная продажа, разделенная на интервалы. Товары с оборачиваемость выше 0,6 % в день, мы относим в категорию высокооборачиваемых.
Если рассмотреть разные отрасли ритейла, то даже в food-категории процент высокооборачиваемых позиций – это всего 30% от объема продаж. В категориях drogerie, health & beauty, toy retail, автозапчасти и т.д. большая часть товаров попадает под слабооборачиваемые.
Это говорит о том, что стоит держать в фокусе такие позиции и прицельно работать с ними. Цена ошибки в работе со слабооборачиваемыми товарами с высокой вариабельностью спроса может привести к потере прибыли.
В системе ABM Inventory есть специальный алгоритм, прицельно работающий с редкопродающимися товарами с высокой вариабельностью спроса.
Регулярный анализ ассортимента позволяет вовремя отследить, какие позиции перестали пользоваться спросом и выяснять, почему так произошло. В некоторых случаях имеет смысл вывести эти товары из ассортиментной матрицы. Так, в торговых точках одного из наших клиентов после проведения ABC(D) анализа, ассортимент был планомерно почищен от товаров категорий D. Это решение привело к увеличению продаж на 56% без существенного роста запасов.
Как рассчитать излишки и что делать, если они растут
Следующий показатель эффективности в управлении запасами — излишки.
Важно анализировать причины возникновения излишков, чтобы избежать повторения аналогичной ситуации в будущем.
Если все же переизбыток товара возник, нужно решить, что с ним делать с минимальными потерями для бизнеса.
Три основные стратегии работы с излишками
Первая стратегия— возврат излишних товарных запасов поставщику. К сожалению, на законодательном уровне это разрешено не во всех странах и не для всех категорий товаров. Если у вас есть такая возможность, лучше воспользоваться этим вариантом.
Вторая стратегияпредполагает проведение промокампании. Если излишек сформировался не в результате промо, где закупочная цена была ниже, это может негативно повлиять на маржу и даже свести ее к нулю или отрицательному значению. При выборе этой стратегии важно понимать целостную картину, и выбирать пути с наименьшими рисками и соизмерять это с выгодами для каждой торговой точки.
По третьей стратегииизлишки перемещают между торговыми точками или возвращают на центральный склад. Перед тем, как выбрать этот путь, нужно проанализировать структуру запасов и излишков, а также оценить потребности той торговой точки, куда осуществляется перемещение.
Почему появляются упущенные продажи и как посчитать этот показатель
Четвертый KPI в управлении запасами — упущенные продажи, сформировавшиеся из-за отсутствия остатков на складе.
Упущенные продажи могут спровоцировать: частичная или полная недопоставка от поставщика, отсутствие параметров для формирования заказа, резкие скачки спроса на конкретные группы товаров и другие причины.
Часто упущенные продажи возникают под влиянием комбинации этих факторов. Здесь важно найти наиболее частую причину и фокусно работать с ней, увеличивая доступность товара и, как следствие, объем продаж.
В переговорах от многих клиентов неоднократно слышали, что упущенные продажи – величина гипотетическая. Зачем тратить время на ее просчет? Действительно, сложно получить абсолютно точную цифру из-за специфики самого показателя. Но это не значит, что при анализе эффективности управления запасами стоит совсем отказаться от упущенных продаж. И вот почему.
Предположим, на сегодня показатели вашей торговой точки соответствуют цифрам из столбца «Текущие данные». Что будет, если увеличить продажи на 1% за счет упущенных продаж, при этом операционные расходы остаются на прежнем уровне?
Как мы видим из представленной таблицы – это приведет к увеличению чистой прибыли на 10%. Третий столбик показывает, к чему приведет увеличение продаж на 5%. Неплохо, правда?
Безусловно, это упрощенный вариант расчета и в реальной жизни на результат влияет множество факторов. Однако мы видим, как упущенные продажи связаны с размером прибыли и, если есть способ ее увеличить, то почему бы им не воспользоваться?
В системе ABM Inventory есть специальный отчет по статистике и причинам возникновения упущенных продаж, который демонстрирует изменения показателя в динамике как по отдельной категории товаров, так по группам. Анализ этих данных позволяет выявить корень проблем и заняться поиском решений.
В отчете также доступна статистика упущенных продаж по каждому менеджеру и/или торговой точке. И это важный критерий для анализа, поскольку человеческий фактор также влияет на продажи. Он помогает прояснить ситуацию и ответить на вопрос: почему покупатель не нашел на полке нужный товар.
Доступность товаров: о чем говорит этот показатель
Еще один важный KPI в управлении запасами — доступность товара.
Процент доступности товаров указывает на наполненность ассортиментной матрицы и позволяет определить, какое количество товаров есть в наличии. Этот показатель оценивают в разрезе категорий сети, поставщиков и менеджеров, которые управляют товарными запасами.
Что нужно знать для расчета оборачиваемости запасов
Шестой показатель эффективности — оборачиваемость запасов, который отображает отношение запасов к продажам розничной сети.
Оборачиваемость – это относительный показатель и, чаще всего, его анализируют в разрезе сети или категории.
Например, если оборачиваемость сети составляет 22 дня и, вдруг, повышается до 26 дней при прочих равных условиях – это звоночек к тому, что нужно найти причину, которая привела к такому существенному росту показателя.
Так, с одним из наших клиентов нам удалось сократить оборачиваемость на 14% за 3 недели без увеличения логистических затрат, благодаря целенаправленной работе с перераспределением излишков.
Отсутствие алгоритмов и системности в расчете основных KPI в управлении запасами приводит к тому, что любые прогнозы рисков не соответствуют действительности. В результате бизнес теряет деньги.
Если вы до сих пор не измеряете все эти показатели, самое время пересмотреть подход к управлению запасами. Внедрение автоматизированной системы помогает оперативно оценивать любые изменения, сокращает время на создание заказов, а также предоставляет полную аналитику по разным критериям.
Что дает системный анализ ключевых показателей эффективности в управлении запасами и какую роль в этом играет автоматизация процессов — рассказывает Елена Щепаник — CEO ABM Inventory.
