Автоматизація управління запасами в аптеці, які особливості?

Аптечні мережі є одними з визнаних лідерів роздрібної торгівлі з точки зору складності управління запасами. Галузь аптечного ритейлу характеризується значним державним регулюванням, обмеженою місткістю полиць, а головне – широким і складним асортиментом продукції.

Аптечний рітейл налічує десятки тисяч найменувань. Ліки представлені на ринку в різних формах і дозуваннях. Дуже специфічною сферою є продаж рецептурних препаратів.

Значну частину асортименту становить також парафармацевтика, яка включає товари для гігієни та догляду за хворими, косметику, біологічно активні добавки. Крім того, в аптеках продаються медичні прилади, обладнання та витратні матеріали.

Такий набір особливостей та обмежень робить управління запасами лікарських засобів та парафармацевтики складним завданням.

Автоматизація управління запасами в аптеках: ключ до росту

Зі збільшенням товарообігу та кількості торгових точок для будь-якої аптеки чи мережі важливим є ефективне управління запасами:

• Централізація замовлень приносить кращі умови від постачальників та оптимізує логістику.
• Збільшення обсягу інформації про товари неможливо обробити вручну або імпровізованими методами, такими як електронні таблиці.
• Рішення про кількість замовлень і рівень запасів не повинні прийматися виключно на основі прогнозів аналітиків або суб’єктивних суджень менеджерів на місцях. Ціна помилок занадто висока, щоб сліпо покладатися на чиюсь інтуїцію чи минулий успіх.

Потрібна комплексна автоматизація, заснована на оперативній обробці даних і перевірених алгоритмах. Прикладом такого підходу є система ABM Inventory, яка оптимізує асортимент і забезпечує наявність товарів на достатньому рівні. Це хмарний сервіс, який працює за моделлю SaaS і доступний через веб-браузер на смартфонах або комп’ютерах з будь-якою операційною системою.

До впровадження ABM Inventory управління запасами у нас було децентралізованим. У кожній із сотень аптек менеджери створювали замовлення вручну. При такому формуванні замовлень проблеми виникали переважно через людський фактор. Іноді менеджери пропускали важливі SKU, а іноді замовляли не ту кількість. Тому головне, чого ми хотіли – щоб замовлення розраховувалися централізовано, за допомогою програмного забезпечення, а не людиною. І система нам це забезпечила, – розповідає Ото Гварамія, головний програміст мережі аптек “Аверсі” (Грузія).

Поєднання практик витягування та прогнозування, використання фактичних даних про попит, різних алгоритмів управління запасами для роздрібних торгових точок та розподільчих центрів, а також потужний аналітичний блок роблять ABM Inventory надійним інструментом для управління фармацевтичним ритейлом.

Зараз ми повністю змінили підхід до формування замовлень. Цим займаються 8 людей в нашому офісі, а не кожна аптека окремо. Це значно спростило процес і прискорило постачання торгових точок. З ABM Inventory аптеки замовляють стільки, скільки їм дійсно потрібно для продажу, а не для резервування і створення надлишків, або просто для зберігання запасів. Наші надлишки товарів зменшилися на кілька мільйонів. Це величезний ефект для бізнесу.

Oto Gvaramia повністю задоволений результатами впровадження автоматизованої системи. З його досвіду, використання ABM Inventory дозволяє ритейлеру розраховувати оптимальні обсяги замовлень і підтримувати наявність товару в торгових точках, щоб уникнути втрат продажів.

Функціонал системи на випадок складних ситуацій або “підводних каменів”

Онлайн-платформа ABM Inventory – це універсальне рішення для роздрібної торгівлі, яке враховує специфіку та досвід роботи аптеки. Подібно до того, як рекомендовані ліки призначаються для лікування хвороби, відповідний функціонал хмарної системи вирішує проблеми управління запасами аптеки.

Особливості попиту та його коливання, низька частота закупівель деяких видів продукції

Не всі ліки користуються постійним попитом. Дуже дорогі препарати або засоби від рідкісних захворювань мають низьку частоту купівлі. Проте такі ліки мають бути в наявності на складі та доступні для замовлення. Водночас, у разі надлишку таких препаратів зростає ризик закінчення терміну їх придатності та пов’язаних з цим фінансових втрат.

Виходячи з цієї галузевої специфіки, в програмному забезпеченні реалізовано підхід поділу товарів за частотою продажу.
Визначено три групи:

• часто продавані,
• середньо продавані
• та рідко продавані товари, для яких в систему вводяться окремі налаштування.

Для кожної з цих груп автоматично розраховується середньоденне споживання. З урахуванням частоти продажів встановлюється цільовий рівень запасів (буфер).

Робота з товарами з низькою частотою попиту спрощується завдяки управлінню статусами. Кожному SKU в аптеці присвоюється статус, відповідно до якого замовлення здійснюється автоматично, за розкладом, або шляхом створення спеціального замовлення. Оскільки статус встановлюється в контексті торгової точки, це дозволяє управляти замовленнями в залежності від потреб різних аптек, при цьому товар завжди знаходиться в асортиментній матриці і є в наявності.

Аналоги та продукти-замінники

Поряд з оригінальними ліками на ринку постійно з’являються нові генерики, а фармацевтичні бренди розробляють і випускають власні версії популярних препаратів. За відсутності потрібного товару покупцеві набагато складніше зробити новий вибір в аптеці, ніж у звичайному магазині. Коректна заміна препарату, як правило, вимагає відповідального діалогу між пацієнтом, його лікарем і провізором, а також наявності в аптеці вичерпної перевіреної інформації про можливі альтернативи запитуваному лікарському засобу. Менеджери, в свою чергу, при формуванні замовлень повинні робити вибір серед цілих лінійок аналогічних лікарських засобів.

Крім того, для препаратів, які вже є на ринку, періодично змінюється дозування, кількість в упаковці, сама упаковка, відбувається ребрендинг або зміни в реєстраційних документах.

Іноді пацієнти можуть не погодитися з підбором аналога препарату, до якого вони звикли, і зробити спеціальне замовлення. Аптечна мережа повинна бути готова до цього. Недостатня увага до такого показника може призвести до втрати продажів, а клієнти підуть до конкурента.

Робота з такими складними аналогами в складі асортименту також враховується системою управління запасами. Якщо кількість упаковки продукту змінилася або був проведений ребрендинг, він вважається новим SKU, але при введенні в систему позначається як аналогічний продукт. В результаті, планування буферу для цього препарату буде базуватися на історії продажів попередніх аналогів. Так само можна зробити і для препаратів, які щойно надійшли в аптеку, але їх склад відповідає препаратам, які раніше в ній продавалися. Таким чином, замовлення навіть на нові товарні позиції формуються на основі даних про продажі.

Сезонність та регіональна специфіка асортименту

Усе це характерно для аптечного ритейлу. Осінь-зима – піковий сезон для ліків від застуди та грипу. У свою чергу, до початку літнього сезону аптеки в країнах з більш жарким кліматом повинні мати в наявності сонцезахисні засоби та мазі від сонячних опіків.

Для врахування зміни пір року в програмі передбачено функціонал сезонності. Коефіцієнти сезонності (місячні та тижневі) для кожної групи товарів розраховуються автоматично на основі фактичних продажів попередніх періодів і враховуються системою при формуванні замовлень. Якщо, наприклад, згідно з епідеміологічним прогнозом, сплеск якихось захворювань очікується раніше або пізніше, ніж у попередні роки, то дії програми можна скоригувати, підсвітивши минулий період зі схожими показниками.

Система прийме шаблон і зробить розрахунки на основі даних вказаного в ньому періоду. Також функціонал дозволяє враховувати визначені періоди свят і довгих вихідних, коли постачальники можуть не працювати.

Подільність кількості ліків в одній упаковці

Кількість ліків в одній упаковці може бути розділена і продаватися частинами. Поширеним прикладом є те, що коробка з таблетками містить кілька блістерів, кожен з яких може продаватися в аптеці окремо, що є потенційним джерелом плутанини.

В системі передбачено функціонал “Одиниці виміру постачальника”. Для певного SKU можна вказати одиницю виміру як для аптеки (наприклад, позиції, за якими здійснюються продажі), так і для постачальника (наприклад, упаковки, в яких надходить товар). Також можна налаштувати перерахунок кількості замовлення з аптечних одиниць в одиниці постачальника.

Обмежений термін придатності

Обмежений термін придатності жорстко контролюється і збільшує ризик втрат від надлишків і неліквідів. Для аптек цей показник варто враховувати не лише при управлінні наявними запасами, а й при формуванні замовлень. Адже важливо оцінити залишковий термін придатності на момент надходження товару в аптеки. Крім того, в аптеках немає можливості влаштовувати традиційні для супермаркетів розпродажі товарів, термін придатності яких наближається до завершення.

Терміни придатності товарів автоматично контролюються електронною системою управління запасами, користувачі якої мають можливість своєчасно реагувати на збільшення відповідного ризику.

Індивідуальні умови зберігання лікарських засобів

Існує необхідність суворого контролю за тим, як зберігається кожна товарна позиція. Може знадобитися підтримка температури (холодильні камери), захист від сонячного світла (темні приміщення) тощо.

В ABM Inventory ви можете фіксувати і контролювати умови зберігання для кожної категорії товарів.

Разові коливання попиту або цільові замовлення

Це стосується будь-яких сплесків попиту, які, як очікується, не будуть повторюватись у майбутньому. Дійсно, важливо, щоб програма не сприймала будь-які унікальні події (термінові цільові програми, надзвичайні ситуації тощо) як ознаку довгострокового зростання попиту і не збільшувала відповідні запаси.

У цьому випадку застосовується функція “одноразового поповнення”, яка збільшує тільки одне конкретне замовлення, не впливаючи на обсяги наступних, а також на рівень буферів.

Акції, пропозиції

Маркетингова діяльність у фармацевтичній галузі не може здійснюватися за шаблонами, прийнятими для продажу товарів повсякденного попиту. Просування безрецептурних препаратів і супутніх товарів використовується, але вимагає ретельної підготовки, оскільки такі товари рідко купуються відвідувачами аптек спонтанно, без консультації фахівця.

Система автоматично розраховує кількість партії товару, необхідну для підготовки та проведення акції. Також є можливість працювати з новими акціями або товарами, за якими немає даних за попередні періоди. Співробітники все одно можуть вручну встановити збільшений буфер, і тоді система продовжить автоматичне управління запасами.

Проілюструємо роботу з промо-кампаніями за допомогою ABM Inventory словами нашого грузинського колеги:

Впровадження автоматизованої системи дозволило якісно планувати промо-акції. Ми навіть прийняли відповідний внутрішній стандарт. Раніше все залежало від менеджерів, коли і скільки вони замовлять товару. Як наслідок, акції часто запізнювалися. А тепер, плануючи акцію, наші фахівці просто застосовують коефіцієнти з очікуваним приростом продажів відповідних товарних позицій.

Які діючі речовини входять до складу цього препарату?

Одним з ключових елементів ABM Inventory є моніторинг, розрахунок та зміна буферів для кожного SKU. Буфер – це вся доступна кількість товару, включаючи залишки на складі, замовлення, прийняті постачальником до виконання, а також партії в процесі доставки.

Програма виконує первинний розрахунок буферів на основі даних про середні періоди продажів і поповнення запасів, імпортованих з облікової системи. При формуванні перших замовлень менеджер відстежує рівень буферів і вносить необхідні корективи. Після одного-двох циклів поповнення програма налаштується, і операції моніторингу наявності товарів і розрахунку розміру замовлення, достатнього для поповнення буфера, будуть виконуватися автоматично. Перерахунки буферу відбуваються для кожного SKU в кожній торговій точці, залежно від фактичного попиту.

Інтеграція з іншим програмним забезпеченням користувача є важливою особливістю автоматизованої системи управління запасами. ABM Inventory не тільки сумісна з будь-яким бухгалтерським або ERP програмним забезпеченням, а й дозволяє імпортувати дані з них, перевіряючи їх точність і виправляючи помилки.

Автоматизовані рішення, такі як ABM Inventory, дозволяють аптечним мережам відповідати сучасному тренду омніканального маркетингу. Це означає єдину модель організації товарних потоків для всіх продажів – як через роздрібні точки, так і онлайн. При такому підході різні канали продажів і комунікацій не просто використовуються одночасно, а інтегруються і працюють синхронно. Для цього функціонал програми передбачає, що підрозділи онлайн-продажів також включені в загальну систему управління запасами. Це усуває проблеми можливого дублювання замовлень і накопичення надлишків.

ABM Inventory – це зручний у використанні продукт. Вся основна інформація системи відображається на дашбордах. Там можна постійно відстежувати рух найпопулярніших SKU, що генерують 80% обороту компанії, а також нові та акційні товари. Щодня оновлюються дані за основними KPI: продажі, залишки, втрачені продажі, товарообіг. Система автоматично створює завдання для менеджера, розставляє пріоритети та відстежує їх виконання.

Окрім функцій оперативного управління, для кожного ритейлера важливими є звіти та аналітичні інструменти програмного забезпечення для управління запасами.

Рух за категоріями товарів, показники оборотності та втрачених продажів, рівень запасів, як у закупівельних цінах, так і в днях, завжди під рукою.

Представник компанії Aversi підкреслює цю особливість програмного забезпечення:

Звіти дуже корисні. Вони чіткі та інформативні. Ми відстежуємо показники по всьому фармацевтичному ланцюжку. Раніше, наприклад, розрахунок показників оборотності та втрачених продажів займав багато часу, а зараз все доступно в один клік.

Висновки робить клієнт

На відміну від прибутку, відносини бренду з клієнтурою не можна виміряти, але вони, тим не менш, є цінними. Зусилля персоналу, звільненого від необхідності вручну заповнювати замовлення постачальникам, та асортимент, що автоматично розраховується відповідно до реального попиту, виключаючи прикрі аут-стоки, допомагають створити позитивний клієнтський досвід, пов’язаний з аптекою.

Дослідження показують, що 71% споживачів здійснюють нові покупки на основі досвіду попередніх, а 91% з більшою ймовірністю зроблять покупку вдруге, якщо їхній клієнтський досвід був позитивним. Ось чому критично важливо почати управляти запасами в аптеках за допомогою ABM Inventory.