Електронний документообіг – ефективний інструмент для управління бізнесом

Проблеми документообігу в паперовому вигляді формувалися роками, накопичувалися і дійшли до критичної точки безвиході. Сьогодні існує широкий вибір електронних варіантів вирішення, але навіть це не завжди дає чітке розуміння того, як правильно організувати документообіг. Підійдемо до цієї проблеми більш комплексно, щоб зрозуміти, як система електронного документообігу стає ефективним інструментом управління бізнесом.

Приміром, проєкт у багатогалузевому концерні, який охоплює не тільки автоматизацію, а й консолідацію, бюджетне планування, управлінський облік і платіжний календар документообігу.

Довгий час концерн слідував передовим технологіям управління бізнесом, безперервно розвиваючись зсередини. Однак система бюджетування, управлінська звітність, платіжний календар, KPI велися в Excel, а регламентований облік – у різних інших базах. Система управління базувалася на документообігу, методологічно дуже продуманому, але не автоматизованому.

Основним елементом інформаційного обміну та підставою для ухвалення управлінських рішень були Службові записки (СЗ), які складали й затверджували тільки в паперовому вигляді. До СЗ додавався великий пакет додатків, які копіювалися з вихідних документів щоразу, коли були необхідні. Їх узгоджували кілька співробітників, які перебували не тільки в різних кабінетах, але іноді й у протилежних кінцях міста. Документ міг багаторазово відправлятися на доопрацювання, що створювало затримки під час узгодження. Через тривалий процес ухвалення рішень часто страждали взаємини з постачальниками, затягувалися підписання договорів і актів, зривалися тендери.

Зрештою топменеджмент групи компаній поставив собі за мету впровадити сучасну інформаційну систему управління. Саме так народився спільний проєкт концерну і ГК. Програмний продукт ABM Finance вже давно підкорив ринок тим, що дає змогу автоматизувати як документообіг, так і будь-яку методологію бюджетування та управлінського обліку. Крім того, завдяки багаторічному досвіду експертам вдалося знайти саме ті алгоритми, які сприяють розв’язанню багатьох інших проблем системи управління фінансами.

Планування

Управлінський цикл починається з постановки цілей і планування їх виконання. Складання планів автоматизовано бізнес-процесом. Для відстеження та управління цим процесом у структурі виділена Служба корпоративного секретаря, її співробітник визначає відповідальних, які вносять плани за допомогою документа «Подій». Складені плани робіт консолідуються, узгоджуються, слугують шляховою картою діяльності. При внесенні подій формується план робіт, а в міру виконання – факт.

Виконання

Усі питання щодо виконання «Подій» вирішуються за допомогою СЗ.

На етапі методології було опрацьовано наявний процес узгодження і запропоновано рішення оптимізації, доступні під час автоматизації.

• Паралельне погодження.
• Розмежування зони відповідальності при затвердженні СЗ.
• Автоформування списку обов’язкових узгоджувачів – залежно від посади та підрозділу співробітника, без можливості коригування.
• Зв’язок СЗ з конкретною (або декількома) «Подіями».
• Електронний архів документів – можна багаторазово звертатися до документа без повторного завантаження, прикладати до різних СЗ, підтримується версійність карток.
• Можливість побачити правки документа – для документів формату Word через порівняння версій.
• Можливість відстежувати отримання віз, етап і своєчасність узгодження завдань.
• Різні рівні безпеки, доступ тільки до дозволених документів.
• Інформування про погодження/повернення на доопрацювання СЗ.

Під час проведення СЗ проходить автоматичний контроль наявності ключових параметрів і коректності, наприклад, незаповнені реквізити, наявність дублів у рядках.

Узгодження відбувається за допомогою налаштованого алгоритму, постановка завдань – з урахуванням графіка роботи користувача. Також у процесі узгодження обмежена можливість відправляти СЗ на коригування (не більше одного разу), що забезпечує узгодження за один цикл без «ходіння по колу». Ба більше, розроблено інтерфейс для узгодження на планшеті.

Для зручності всі документи й додатки СЗ зверстані в єдиний файл, працює скролінг на сенсорному екрані. По кожній СЗ можна подивитися процес погодження, візи, заходи, графік виконання. Для надійності узгодження в умовах транспорту при встановленні візи спливає вікно підтвердження. Після отримання візи керівництвом, формується завдання Службі корпоративного секретаря для фіксування рішення в «Події» або створення нової «Події».

Контроль і аналіз

Хід узгодження СЗ і аналіз виконання «Подій» відстежується за допомогою автоматичних звітів, тому можливо:

• подивитися, хто не погодив або несвоєчасно погодив завдання;
• виявити кількість СЗ і візи щодо них у розрізі підрозділів;
• оперативно бачити стан виконання планів;
• детально аналізувати причини невиконання, перенесення термінів «Подій».

Формування управлінського впливу

Своєчасне виконання запланованих «Подій» слугує основою для розрахунку коефіцієнтів преміювання/депреміювання. Що вищий відсоток виконання планів у строк, то суттєвіший рівень винагороди. Таким чином, впровадження автоматизованої системи документообігу на базі програмного продукту ABM Finance забезпечило прозорість повного циклу управління – від постановки цілей через контроль і аналіз до управлінського впливу. Підвищилася швидкість інформаційних потоків і скоротився час прийняття рішення. Автоматизація дала змогу отримувати звіти й розрахунки автоматично, оперативно, без впливу людського фактора. Усе це сприяло підвищенню ефективності системи управління, і як наслідок – ефективності компанії загалом.

Вашій компанії необхідно впровадити ефективний інструмент для управління бізнесом? Звертайтеся до команди професіоналів ABM Finance.