Е-ТТН: перспективи та виклики для української транспортної системи

Українська транспортна система вдосконалюється і діджиталізується. Цей рух не обходить і транспортні перевезення, які все частіше регулюються електронними ТТН замість класичного паперового варіанту. Заміна паперових накладних цифровими варіантами створює низку переваг для учасників логістичного процесу та сприятиме ефективнішому веденню бізнесу. Однак, як і все нове, впровадження е-ТТН викликає занепокоєння у бізнесу оскільки досі існує багато питань на кшталт: як працює електронна ТТН, як впровадити, які перші кроки та коли їх робити. 

Наразі в Україні обов’язковим є використання ТТН в паперовому форматі при перевезенні товарів. На практиці це документ в трьох примірниках, який має містити підписи вантажовідправника, перевізника та вантажоотримувача. Не зайвим буде зазначити наскільки це затягує процес виплат, адже остаточне перерахування коштів за надані послуги чи товари здійснюється саме після отримання підписаних трьома сторонами документів. 

Також до цього додають і менш очевидні, але не менш важливі проблеми:

• велика кількість друкованих паперів та необхідність їх зберігання;
• ресурси на обмін документів з партнерами (доставка);
• помилки, що виникають при обміні інформацією.

Все це тягне за собою необхідність переробляти документи, повторну відправку та очікування виправлених ТТН і, як наслідок, несвоєчасну реєстрацію податкових накладних і затримку оплати. Варто зазначити, що паперові носії інформації дають обширне поле для маніпуляцій. 

Зважаючи на всі вищенаведені фактори, та беручи до уваги майбутню інтеграцію е-ТТН з європейською системою e-CMR (цифровий аналог міжнародної ТТН, що значно спростить перевезення на території ЄС), у 2019 році Міністерство інфраструктури запропонувало замінити паперові накладні на електронні. До кінця 2022 року планувалося повністю перейти на систему електронного документообігу та відмовитися від паперових накладних, однак запуск довелося відкласти через повномасштабне вторгнення рф на територію України. 

Коли відбудеться обовʼязковий перехід на е-ТТН?

З 1 лютого 2023 року електронні ТТН  працюють в тестовому режимі та є добровільними. Це означає, що попри використання електронного документообігу, інспектори Державної служби з безпеки на транспорті все ще вимагають для перевірки підписаний трьома сторонами паперовий документ. Остаточний перехід до електронного формату мав завершитися 1 серпня 2023 року, однак через зворотний зв’язок від бізнесу було прийнято рішення відтермінувати запровадження обов’язкового використання е-ТТН. 

За останньою інформацією обовʼязковий перехід може відбутись вже в грудні 2023 року. Отже, лишається зовсім мало часу на підготовку, саме тому великі бізнеси в Україні, такі як ПрАТ «Концерн Хлібпром» та інші, вже зараз займаються підготовкою до впровадження е-ТТН.

Яку користь може принести електронна ТТН вже зараз?

• З е-ТТН ви одразу страхуєте себе від загублених або неточних даних – електронний документ неможливо втратити чи підробити. 
• Отримуєте вичерпну інформацію про рух вантажу (завантаження, перевезення, розвантаження), оскільки кожен з етапів фіксується в електронному документі за допомогою ЕЦП.

Незважаючи на те, що впровадження е-ТТН зараз здійснюється на добровольчих засадах, перехід до обов’язкового електронного документообігу відбудеться найближчим часом, і коли це станеться тисячі бізнесів ринуться до впровадників. Чи є гарантія що впровадники зможуть задовольнити потреби всіх бізнесів одночасно? Питання риторичне. 

На даний момент, сертифікацію пройшли 20 провайдерів на версію e-ТТН 2 (не європейська) та 2 провайдери на версію 3 яка може інтегруватись з e-СMR. Одним з них є компанія EDIN, на базі якої реалізована функція підпису е-ТТН в мобільному застосунку RouteSense. Водій може підписувати накладні не виходячи з застосунку, а інформація про підписання передається решті сторін в режимі реального часу.

Мобільний застосунок: процес роботи з е-ТТН

1. Для початку водію потрібно авторизуватись в EDIN. Екран авторизації відкривається в застосунку після відкриття маршруту. Авторизуватись кожного дня не потрібно, сесія закривається тільки після 30 днів бездіяльності на платформі. 
2. В налаштуваннях профілю водія потрібно завантажити свій ключ для підпису.
3. Водій при прийнятті товару на складі має підписати е-ТТН, що входять в його маршрут. Також в застосунку реалізований груповий підпис е-ТТН – достатньо обрати документи та підтвердити підписання паролем до ключа.
4. На точці доставки в залежності від дій водія є декілька варіантів розвитку подій:

• Водій натискає «Доставити», після чого проходить перевірка підпису вантажоотримувача, якщо документ підписаний учасником процесу, то формується статус замовлення «Доставлено».
• Водій натискає «Доставити» і після перевірки зʼявляється акт розбіжності по товару, тоді водієві відображається відредагована вантажоотримувачем електронна ТТН. Водій накладає свій підпис на акт розбіжності. Далі підписує е-ТТН вантажоодержувач і формується статус «Часткове повернення». На основі цього статусу створюється нова е-ТНН на товар, що має бути повернутий на склад.
• Водій натискає «Не доставляти», але після процесу перевірки стає зрозуміло, що є акт розбіжності по товару, тоді починається такий самий процес, як описано в пункті вище.
• Водій натискає «Не доставляти», але вантажоотримувач вже підписав е-ТТН, тоді користувач отримує повідомлення про це і кнопка не доставити стає не активна.
• Водій натискає «Не доставити», але немає ні підпису вантажоотримувача, ні акту розбіжності, тоді водій отримує повідомлення про це і після підтвердження формується статус «Не доставлено». На недоставлений товар також формується нова е-ТТН.
• Також на всіх етапах водій може відмовитись від підписання того чи іншого документа, після чого завершиться життєвий цикл е-ТТН.

Наразі в процесі розробки можливість формувати акт перевантаження, тобто передачу товару між водіями, перевізниками або перевантаження на інший транспортний засіб.

Переваги використання мобільного додатку Route Sense для підпису Е-ТТН

Окрім описаної вище функціональності команда працює над унікальними функціями аби спростити роботу водіїв в Route Sense.

Масовий підпис

Під час приймання великої кількості товарів на складі підписання кожної окремої е-ТТН може зайняти багато часу. Саме для таких випадків в застосунку RouteSense розроблена можливість одночасного підпису усіх. Ця функція значно спрощую процедуру та суттєво економить час водія. А чим менше часу водій витрачає на складі, тим більше точок встигне розвести в одному маршруті.

Відкладений підпис 

Паперову версію ТТН можна було підписати в будь-якій місцевості та за будь-яких умов. Природно, що введення електронного формату викликає певні занепокоєння: що робити, якщо провайдери недоступні, або виникнуть проблеми з сервером АЦСК, або ж, що може траплятись дуже часто, буде відсутній доступ до мережі Інтернет. Саме для таких випадків в застосунку від ABM Rinkai розроблена можливість відкладеного підпису. А отже, водій зможе продовжити виконання маршруту, а підпис накладеться після відновлення звʼязку. 

Акт перевантаження 

Чи не щодня під час доставки можуть траплятись форс-мажори: поломка авто, запізнення, ризик невиконання поставок, водій захворів і не може вийти на маршрут і т.д. Для таких випадків передбачена процедура перевантаження. В ній беруть участь лише водії – той хто перевантажує і той хто приймає, без залучення логістів, диспетчерів і т.д. 

Мобільний застосунок для водія Route Sense має ще купу корисних функцій для всіх учасників процесу доставки

• Перегляд всіх замовлень на одному екрані, легке прийняття або відмова від замовлення.
• Індивідуально налаштований список причин відмови від замовлення. 
• Обмін статусами замовлень з ERP/CRM в режимі реального часу для ефективного відстеження кожної доставки.
• Дзвінки клієнту прямо з застосунку з можливістю запису розмови через провайдерів IP-телефонії. 
• Обробка кожного товару у замовленні, в тому ж числі можливість залишити коментарі щодо всього замовлення або по конкретних товарах. 
• Наявний функціонал для фотозвіту по результатам доставки. 
• Інтеграція API з MOS/WMS.

Впровадження застосунку здійснюється спеціалістами команди ABM Rinkai в максимально короткі строки. Алгоритм впровадження застосунку наступний:

1. Обговорення нюансів впровадження між командами Замовника та Виконавця.
2. Формування технічної документації на реалізацію обмінів.
3. Розгортання та налаштування компанії Замовника.
4. Реалізація обмінів даними.
5. Тестування обмінів даними.
6. Навчання користувачів.
7. Запуск.

Підсумовуючи варто зазначити, що перехід до е-ТТН – це можливість підвищити ефективність процесів в логістиці та назавжди відмовитись від паперових аналогів. А  задуматись про впровадження потрібно вже зараз аби без жодних проблем увійти в нову еру логістики.