Як визначити оптимальний розмір замовлення

• Оптимальний розмір замовлення, графік постачання, рівень товарних запасів
• Причини вибору системи ABM Inventory для визначення оптимального розміру замовлення
• Оптимальний розмір замовлення, зменшення рівня втраченого продажу та інші результати проекту

Якщо ваша торгова компанія відноситься до середнього та великого бізнесу, то вручну визначити оптимальний розмір замовлення – непросте завдання. У міру зростання бізнесу вам слід розглянути питання про інвестування в систему управління запасами, щоб керувати запасами більш ефективно.

Є багато причин, чому бізнес повинен інвестувати в систему для розрахунку оптимального замовлення і всі вони виходять за рамки простого відстеження рівня наявності. З основними передумовами та причинами інвестувати в автоматизовану систему управління запасами нещодавно зіткнулася велика роздрібна мережа східного регіону України.

Про компанію

Компанія у сфері ритейлу в Східному регіоні, що налічує близько 20 магазинів. У компанії є власне виробництво: кондитерський цех, пекарня. Є власний розподільний центр і оптова база.

• Загальна торговельна площа – понад 6,5 тис м2
• Загальна кількість активних SKU – понад 11 000
• Кількість користувачів системи – понад 30
• Понад 500 акційних пропозицій щодня

Оптимальний розмір замовлення, графік поставок, рівень товарних запасів та інші передумови

Часто в компаніях оптимальний розмір замовлення визначають за різними інтерпретаціями формули Вілсона вручну:

де
S – річне споживання,
C0 – витрати на виконання замовлення,
C1 – ціна одиниці продукції,
i – витрати на утримання запасів (%).

На момент передпроєктного обстеження мережі в модель оптимального розміру замовлення було закладено формулу, яка спиралася на прогноз продажів. Усі замовлення мережі формувалися в напівавтоматичному режимі за допомогою товарно-облікової системи ERP8.2 за методом “мін-макс”, що збільшувало трудовитрати та знижувало якість замовлень, у мережі виникали надлишки за одними товарами та нестачі інших. Графіки поставок велися менеджерами в Excel, тому під час формування замовлень менеджери в ручному режимі враховували цю інформацію. Також в обліковій системі практично була відсутня можливість оцінки надлишкових товарних запасів і причин їх виникнення.

Для ефективної діяльності торговельної компанії, якою є клієнт, необхідно виконати дві умови: з одного боку, забезпечити прибуток, шляхом зменшення товарних запасів, не продаючи товар зі знижками, постачаючи дорожчим і швидшим видом транспорту, а з другого боку – збільшувати продажі, для цього тримати більше товарних запасів, продавати зі знижками, постачати дорожчим і швидшим видом транспорту. Щоб задовольнити обидві умови мережі необхідно визначити оптимальну партію замовлення, забезпечити постійну наявність потрібного товару в потрібному місці в потрібний час, при цьому не мати товарних надлишків.

Для оптимізації роботи мережі та поліпшення фінансових показників, ТОП-менеджмент прийняв рішення впровадити спеціалізоване рішення для управління товарними запасами.

Критерії вибору системи для визначення оптимального розміру замовлення

Для вибору програми для управління запасами та автоматичного визначення оптимального розміру замовлення був проведений аналіз ринку, компанія залучала зовнішнього консультанта для оцінки можливостей системи, і після детального вивчення основних характеристик продукту вибір зупинили на рішенні від АВМ Cloud.

Рішення ABM Inventory для дистрибуції та ритейлу базується на двох установках:

• Постачати для забезпечення наявності;
• Створити і підтримувати надійну систему дистрибуції, спрямовану на забезпечення наявності товару.

На відміну від класичної моделі поповнення запасів за прогнозом продажів, система використовує поняття “буфер запасу”, що характеризує необхідний і достатній рівень запасу на кожній точці зберігання для кожної керованої одиниці, а також динамічну зміну цього запасу залежно від зони знаходження залишку.

Система ABM Inventory забезпечує:

• Підтримання обсягів товарних запасів на встановленому рівні, що забезпечує постійну наявність товару при оптимальних запасах у системі. Це досягається шляхом автоматичного виконання процесів:
  1.1 Планування замовлення
  1.2 Формування замовлення
  1.3 Розрахунок оптимального розміру замовлення
  1.4 Оптимізація замовлення
  1.5 Відправлення замовлення
  1.6 Періодичне коригування необхідного рівня зберігання 1.7.
  1.7 Економічне обґрунтування підтримуваного рівня
  1.8 Контроль за станом запасів
• Управління асортиментом (шляхом визначення найменш затребуваних споживачами позицій; а також визначення позицій замовленого асортименту, що користуються постійним попитом для введення їх у регулярну асортиментну матрицю)
• Розгорнуту аналітику про стан запасів та їхній вплив на фінансові показники бізнесу.

Кроме методологической составляющей, важным аргументом для принятия решения в пользу системы АВМ Inventory стала возможность использования программы, как услуги, модель SaaS. Облачная модель продукта не предполагает покупки системы и установки на компьютеры пользователей, оплата производится ежемесячно, по факту использования системы. Это позволяет существенно экономить: не требуются капитальные инвестиции в продукт, нет доп.расходов на дорогостоящее оборудование и поддержание системы в рабочем состоянии.  Компания получает доступ к системе, установленной на защищенных серверах в дата-центре, где и происходят все расчеты и процессы работы с запасами и заказами.

Крім методологічної складової, важливим аргументом для ухвалення рішення на користь системи АВМ Inventory стала можливість використання програми, як послуги, по моделі SaaS. Хмарна модель продукту не передбачає купівлі системи та встановлення на комп’ютери користувачів, оплата здійснюється щомісяця, за фактом використання системи. Це дає змогу істотно заощаджувати: не потрібні капітальні інвестиції в продукт, немає додаткових витрат на дороге устаткування і підтримання системи в робочому стані. Компанія отримує доступ до системи, встановленої на захищених серверах у дата-центрі, де і відбуваються всі розрахунки та процеси роботи із запасами і замовленнями.

Опис проєкту

Проєкт проходив у 2 етапи: підключення зовнішніх постачальників і підключення розподільчого центру.

Перед початком проєкту було сформульовано цілі, яких потрібно було досягти:

• Визначити оптимальну партію замовлення
• Зменшити надлишки товарних запасів і оптимізувати асортимент;
• Поліпшити показники оборотності підприємства;
• Автоматизувати замовлення;
• Оптимізувати робочий час персоналу за рахунок автоматизації процесів роботи із запасами і замовленнями.

Протягом проєкту до системи управління товарними запасами ABM було під’єднано всі основні категорії товарів, окрім групи товарів Фреш-сегмента. Наразі під управлінням системи 332 постачальники, близько 108 тис. позицій товарів.

Система щодня автоматично формує від 150 до 200 замовлень центральному складу відповідно до узгодженого графіка замовлень, а також від 500 до 1000 замовлень на зовнішніх постачальників, причому близько третини цих замовлень (28%) відправляють на постачальників без участі менеджера, решту замовлень коригують менше ніж на 20%.

За кожним SKU на кожній точці зберігання під час підключення встановлюється свій рівень запасу (буфер), який розраховується, виходячи зі споживання з цієї ланки і графіка поставок. Після кількох циклів система автоматично (або після підтвердження менеджером) змінює буфери, виходячи з реального споживання (не прогнозного). Цей механізм називається Dynamic Buffer Managemen (DBM, Динамічне управлінням буфером) і є одним з основних інструментів в управлінні запасами за методологією ТОС. Оптимальний рівень замовлення видно на графіку.

У процесі підключення системи для управління запасами менеджери провели роботу з коректного заповнення параметрів товарів у товаро-обліковій системі, промальовування планограм (оскільки є можливість автоматично враховувати цю інформацію під час формування замовлення). Використовуючи дані системи, було виявлено та скориговано невідповідності між викладкою на полицях і продажами. Це дало змогу поліпшити показники оборотності запасу: оборотність самої полиці прискорили з 32 до 20 днів, а дані щодо її оборотності використовували під час проведення переговорів із постачальниками для обґрунтування маркетингових платежів.

Близько 30% всього асортименту поставляється на полиці без зберігання на РЦ, в системі це реалізовано за допомогою функціоналу Крос-Докінг. Цей функціонал дає змогу раціональніше використовувати площу складу, водночас для постачальника процедура постачання не ускладнюється через розвезення товарів торговельними точками, тобто система є взаємовигідною як для постачальника, так і для покупця. Крім того, знижується навантаження на склад, зменшуються логістичні витрати, більш оптимально використовується складська площа.

Для фокусування уваги фахівців, основні показники ефективності управління товарними запасами – надлишки, втрачені продажі та оборотність – представлені на головному екрані системи. Втрачені продажі – показник, який доволі складно порахувати, хоча найпростіше виявити візуально – адже втрачений продаж – це нездійснений продаж через відсутність товару на полиці, і який найбільше впливає на враження від магазину.

Відстежувати динаміку надлишків та втрачених продажів і причини їх виникнення, особливо за TOP-mover (товари, що генерують 80 і більше % обороту компанії), новими товарами, товарами в акції, – одна з ключових функцій менеджера, адже лише визначивши причину виникнення проблеми, можна знайти оптимальне рішення. З головного екрана є можливість перейти до списку проблемних позицій і фокусуватися саме на них.

Компанія проводить активну маркетингову політику, що включає в себе акції та розпродажі з метою залучення клієнтів. Також продажі деяких товарів мають яскраво виражені сезонні коливання. Для управління такими товарними позиціями в системі ABM передбачено процедуру планування сплесків, яка широко використовується менеджерами в щоденній роботі.

Оптимальний економічний розмір замовлення, графіки постачань і дані мінімальної замовлюваної кількості вказуються безпосередньо в системі, що дає змогу змінювати їх одразу ж при отриманні нової інформації від постачальника і одразу ж формувати замовлення згідно з оновленою інформацією.

Система ABM, крім безпосередньої функції – автозамовлення, ще й дає змогу контролювати ефективність управління запасами за допомогою системи звітності. Система генерує близько 30 звітів за різними процесами управління запасами: корекція надісланих замовлень менеджерами, оптимальний розмір замовлення, виконання замовлень постачальниками, товари із зайвим рівнем запасів, упущені продажі, список ТОР-товарів (забезпечують 80% обороту), залишки товарів, які виводять з асортименту тощо.

Фахівці компанії-клієнта використовують звіт про динаміку запасів, як по всьому підприємству, так і в розрізі складів і постачальників для оцінки роботи. Графік містить інформацію про всі основні ключові показники ефективності управління запасами – надлишки, втрачені продажі, рівень залишків і продажів, а також оборотність і ROI. До кінця року запаси мережі дещо збільшилися, що пов’язано з відкриттям нового магазину, а також попереднім збільшенням запасу менеджерами напередодні Нового року.

Щотижнева динаміка показників управління запасами.

Активно використовується щоденний звіт щодо нестач ТОР-товарів, який попереджає про ризик виникнення нестачі товару ще до моменту його виникнення і дає можливість зробити позапланове замовлення у постачальника.

За допомогою звіту по NON-movers (товари, що генерують менше 2% прибутку підприємства) ухвалюють рішення щодо виведення товару з асортименту.

У переговорній діяльності використовують дані звіту про надійність постачальника, де прораховано його дисципліну щодо виконання договірних зобов’язань.

Оптимальний розмір замовлення, зменшення рівня втрачених продажів та інші результати проєкту

За період з січня 2016 року по листопад 2016 були досягнуті такі результати:

• Замовлення автоматизовані, процес замовлення, як і управління запасами в цілому, став прозорим. Автоматично визначається оптимальна партія замовлення запасу.
• За основними показниками управління запасами:
  • Оборотність скоротилася в 1,5 раза.
  • Втрачені продажі зменшилися на 39 %.
  • Надлишки скоротилися на 21%.
• Оптимізовано асортимент магазинів. Виявлено і виведено з асортименту товари з низькою оборотністю, асортимент скорочено на 6%. Як результат, покращилися показники оборотності, знижено рівень застарілих запасів, вивільнено заморожені грошові кошти.
• Оптимізовано модель оптимального замовлення акційних товарів.

Дякуємо командам проєкту за професіоналізм і плідну роботу над досягненням поставлених цілей. Особлива подяка ТОР-менеджменту компанії за активну позицію в питаннях впровадження, а також за постійний пошук можливостей поліпшення поточних показників управління запасами.

Хочете впровадити систему для розрахунку оптимального запасу?

Звертайтесь!