Як керувати надлишковими запасами?

Шукаєте найкраще програмне забезпечення для управління запасами? Сьогодні ви можете обирати із сотень варіантів, які можуть дати чудові результати вашому роздрібному бізнесу і допомогти вам керувати відносинами із зовнішніми постачальниками. Усі ці програмні рішення працюють з різними алгоритмами, методами і техніками. Як вибрати найкраще, що відповідатиме потребам вашого бізнесу?

Кожен бізнес унікальний, зі своїми стратегіями, KPI, метриками і підходами до управління запасами. Проте, проблеми і виклики, з якими стикаються компанії під час роботи із запасами, часто одні й ті самі. Давайте обговоримо надлишкові запаси, одну з найпоширеніших проблем, з якою стикаються майже всі ритейлери.

Розглянемо тему надлишкових запасів зверху:

1. Визначення “Надлишкові запаси”
2. Які причини їхньої появи
3. Наслідки неуваги до додаткових запасів
4. Способи та приклади боротьби з надлишковими запасами

Усі кейси та приклади ґрунтуються на реальних бізнес-проєктах роздрібної торгівлі, успішно реалізованих за допомогою ABM Cloud і його програмного забезпечення для управління запасами ABM Inventory.

Що таке надлишковий запас?

Надлишкові запаси – це кількість товарів (за певним артикулом, за складом), що перевищує раціонально розрахований і рентабельний рівень запасів. Своєю чергою, раціональний рентабельний рівень запасів розраховується з використанням таких показників:

Цикл поповнення

– кількість днів між розміщенням поточного замовлення і доставкою наступного. Цей показник охоплює час, необхідний для виконання, обробки та доставки замовлення.

1. Середній обсяг продажів (кількість товарів у SKU)
2. Мінімальна кількість для замовлення. Слід враховувати упаковку, оскільки деякі позиції поставляються поштучно, а деякі продаються в коробках або упаковках.

Щоб розрахувати оптимальний рівень запасів для конкретної SKU в певному місці продажів, ми повинні помножити середній час поповнення на середні продажі, додавши мінімальний обсяг замовлення.

Роздрібні продавці повинні підтримувати оптимальний рівень запасів для кожного продукту. Перевищення цього оптимального рівня призводить до складування додаткових предметів і, зрештою, до надлишкового запасу.

Описана вище методологія виявлення надлишкових запасів дає ритейлерам можливість проводити точний аналіз запасів і сортувати дані за товарними категоріями/підкатегоріями/місцями продажів/менеджерами з продажу тощо.

Які причини появи додаткових запасів?

Ми проаналізували безліч кейсів клієнтів і дійшли деяких висновків. Отже, основними причинами, через які ритейлери тримають занадто багато товарів, є:

1. Інтуїтивне прогнозування замовлень і поганий розрахунок замовлень. Менеджери із закупівель часто схильні замовляти більше, щоб було “про всяк випадок”, або вони покладаються на свою інтуїцію та професійний досвід роботи, а не на реальні потреби бізнесу та рівень попиту. Проаналізовані нами кейси показали, що 80% таких “інтуїтивних” замовлень погано прогнозуються і призводять до надлишків.
2. Замовлення оптом. Постачальники часто роблять знижки на великі замовлення. Іноді недобросовісні постачальники можуть пропонувати вам знижки, намагаючись позбутися своїх товарів з повільним оборотом. У результаті у вас залишається занадто багато товарів, які ви не можете продати. Якщо товари не продаються, вони перетворюються на мертвий запас. Деякі ритейлери, з якими ми працювали, скаржилися, що 3/4 товарів, куплених гуртом, припадали пилом понад рік, тоді як ритейлеру вдалося продати тільки 1/4 партії.
3. Іноді постачальники платять додаткові гроші, щоб забезпечити місце для своєї продукції під час рекламного сезону або в інші періоди. З одного боку, цей захід може здатися безпрограшним як для ритейлера, так і для постачальника, оскільки ритейлер отримує гарантовані гроші і товар. З іншого боку, якщо показники просування не увінчалися успіхом або рівень продажів нижчий від очікуваного, у ритейлера трапляється перевантаження прилавків, а грошей, отриманих від постачальника, недостатньо для покриття збитків від продажів.Простір на полицях – головний актив ритейлера. Якщо ви не отримаєте максимальну віддачу від місця на полиці або помістите туди товари, що повільно продаються, ви втратите прибутковість основного активу.
4. Недобросовісна практика угод між менеджерами із закупівель і постачальниками. На жаль, іноді людина, відповідальна за закупівлі, ініціює дискримінаційні відносини з постачальником, які спотворюють конкуренцію. Або навпаки, постачальник може зв’язатися з менеджерами із закупівель, пропонуючи гроші або інші бонуси за замовлення певних товарів у певних кількостях. Ці замовлення не мають нічого спільного з реальними потребами бізнесу. Постачальники позбуваються мертвих запасів, переміщуючи їх на склади роздрібних продавців.
5. У рідкісних випадках національні або великі міжнародні постачальники встановлюють спеціальні пороги замовлень (вимоги або мінімальні обсяги замовлень), що впливають на замовлення, зроблені роздрібними продавцями. Ця ситуація не є широко поширеною, але її слід вважати ризикованою.
6. Раптове падіння рівня попиту. Якщо це станеться, вам доведеться швидко перерахувати і переглянути ваш оптимальний рівень запасів. Найімовірніше, ваш поточний рівень запасів буде вищим за оптимальний. Ця ризикована ситуація зрозуміла, але щоб уникнути її в майбутньому, ви маєте регулярно зіставляти свої поточні запаси і рівні попиту, принаймні один раз на сезон/квартал. Що частіше ви порівнюєте, то краще.

Що станеться, якщо ви проігноруєте надлишкові запаси?

Зайвий інвентар – штука хитра, і ви не знайдете жодної чарівної формули, яка допоможе вам повністю його позбутися. Усі ваші зусилля можуть призвести лише до мінімізації та скорочення кількості надлишкових запасів. Таким чином, багато роздрібних продавців мало або зовсім не звертають уваги на надлишкові запаси і вважають за краще ігнорувати проблеми з додатковими запасами, а не вирішувати їх. Ось наслідки такої поведінки:

1. Надлишкові запаси займають складські та торгові площі, заморожуючи ваш капітал. Наявність надто великої кількості запасів, які лежать на полицях і не продаються – заморожують операційний та оборотний капітал.
2. Швидкопсувні товари, що мають термін придатності (наприклад, харчові продукти), якщо їх не продати, можуть зіпсуватися. Непродовольчі товари, електроніка, модні речі можуть застаріти. Тенденції споживчого попиту можуть швидко змінюватися і погано впливати на ваші надлишкові запаси, перетворюючи їх на мертві (або застарілі), що коштуватиме вам грошей.
3. Маючи надто багато запасів для певної категорії або позиція бренду можуть обмежувати ваші можливості щодо замовлення нових товарів і розширення асортименту. А всім відомо, що виграшний асортимент приносить виграшні продажі, більше клієнтів і більший прибуток.

Покрокове керівництво з позбавлення від зайвих запасів

По-перше, проаналізуйте свої запаси як у кількісному, так і в грошовому вираженні. Ми настійно рекомендуємо враховувати обидва терміни та інтегрувати обидва індикатори у свій аналіз, оскільки вибір грошей або кількості не дасть вам повнішої картини. Такий аналіз потребує трохи більше часу і зусиль, але воно того варте.
Якщо ви порівняєте кількість і гроші, витрачені на запаси, ви побачите, скільки у вас надлишкових запасів і які додаткові товари є найдорожчими. Іноді ритейлери позбуваються дорогого зайвого інвентарю і це ні до чого не призводить, полиці все одно заповнені. Або навпаки, позбуваються дешевих товарів, що повільно продаються, і втрачають великі гроші.

Точний і повний аналіз стане керівництвом до подальших ефективних кроків у боротьбі з надлишковими запасами.

Розділіть зайві запаси на 2 групи:

1. Товари в надлишку, що мають більш-менш регулярні продажі (або, принаймні, товари, які можуть бути продані за один день); надлишкові запаси з низьким попитом.
2. Товари, які, ймовірно, не будуть продаватися.

Рішення для управління запасами допоможуть вам згрупувати запаси, склавши звіт про рівень продажів (динаміку запасів) за кожною товарною категорією/підкатегорією/артикулом за вказаний період часу. Звичайно, ви маєте позбутися товарів, які довгий час лежать на полицях вашого складу.

Товари, що мають низький рівень продажів, підлягають ретельному контролю. Ви повинні розуміти причини виникнення додаткових запасів і усувати їх. Потім ви маєте зосередитися на продажі наявних додаткових товарів, врівноважуючи рівень запасів, або розпочати рекламну кампанію, щоб швидше продати ваші надлишки.

Мертвий інвентар, який не може бути проданий, має бути знятий з полиць. Не зосереджуйтеся на причинах мертвого запасу, натомість знайдіть попереджувальні та творчі способи управління ним.

Як керувати мертвими запасами?

1. Поверніть його своєму постачальнику. Можливо, у додаткових договірних угодах зафіксовані особливі умови для цього.
2. Використовуйте застарілі запаси (непродовольчі товари) для внутрішніх потреб бізнесу (виробництво тощо).
3. Аналізуйте рівень запасів у всіх точках продажів. Перемістіть надлишкові запаси в інше місце продажів, де може бути вищий попит або нестача товару. Рівні попиту можуть бути дуже мінливими і залежати від географічних, соціальних та інших факторів. Щоб ефективно аналізувати рівні запасів у кількох місцях, вам необхідне інтегроване рішення для управління запасами, яке створює спеціальні звіти.

Як переміщати товари між торговими точками?

Якщо у вас є розподільний центр (РЦ), ви можете переміщати туди всі зайві запаси і перерозподіляти їх між іншими локаціями або повертати постачальнику.

Якщо у вас немає РЦ або передача товару може бути дорогою/неефективною з погляду логістики процедурою, ви можете перетворити найближчий або найбільш підходящий магазин на “тимчасовий РЦ” (або “тимчасовий склад”).

Можна переміщати товари між магазинами, якщо вони розташовані близько один до одного (в одному місті/районі/області) і якщо ви впевнені, що це не вплине на ваш прибуток. Іноді витрати на логістику і транспортні витрати перевищують прибуток, який ви можете отримати.

Після того, як ви ліквідували свій мертвий запас, ви повинні негайно вивести його з асортиментного ряду (або товарної матриці). Якщо у вас досі немає асортиментної матриці, настійно рекомендуємо вам створити її та регулярно аналізувати, переглядаючи позиції, які погано продаються і малорентабельні. Ваш асортиментний ряд має бути актуальним і наповненим ходовими та прибутковими товарами.

Висновки

Управління надлишковими запасами – складний процес, що вимагає багаторічних зусиль керівництва компанії, відділу закупівель і кожного категорійного менеджера. Ризик наявності надлишкового запасу високий, безризикових періодів і секретів не буває. Усе, що вам потрібно зробити, щоб знизити ризик наявності надто великого запасу, – це ретельно і точно управляти своїми запасами, застосовуючи систематичні, стратегічні та обґрунтовані методології роботи із запасами.
Сподіваємося, що наші рекомендації допоможуть вам досягти успіху!