Від мистецтва до бізнесу: оптимізація запасів у художній сфері за допомогою технологій

На перший погляд, виробництво художніх матеріалів може здатися звичайною справою. Однак, за кожним малюнком, за кожною палітрою або пензликом стоїть складний і тонкий процес, який потребує від виробників особливого відношення до деталей і високої якості.

У світі конкурентної творчості це виробництво є ключовим ланцюжком у подаруванні мистецтва всім навколо, а вибір високоякісних матеріалів має рішуче значення для клієнтів. Давайте розглянемо, як цей процес відбувається та які особливості і конкурентні переваги сховані за кожним барвником і пензлем.

Про компанію:

ROSA – провідний український виробник та дистриб’ютор художніх матеріалів, який створює продукти, що дарують можливість виразити свою унікальність через мистецтво.

Працівники з гордістю спостерігають, як художники з України та 36 інших країн світу вибирають продукцію бренду ROSA для втілення своїх творчих ідей.

“Наша місія – створювати та вдосконалювати продукти, які відповідають потребам та очікуванням наших клієнтів. Ми дослухаємося до вас, вивчаємо найсучасніші тенденції ринку, і впроваджуємо нові технології. Наша кваліфікована команда та сучасна лабораторія дозволяють нам створювати продукцію, яка відповідає найвищим стандартам якості”.

Асортимент продукції ROSA налічує більше 10 тисяч позицій, а мапа магазинів, де можна її придбати виглядає так:

Які події супроводжували початок змін в управлінні запасами?

У сучасному BANI-світі, що заповнив життя з початку пандемії в 2020 році, реалізація проектів стала складнішою та непередбачуванішою. Термін BANI, вперше введений Джеймсом Кашіо з Інституту майбутнього (США) у роботі «Перед обличчям епохи хаосу», описує нашу сучасність як щось, схоже на туман (пар). Це світ, де неможливо передбачити все, тому цей термін розшифровується як:

B — brittle (крихкий)

A — anxious (тривожний)

N — nonlinear (нелінійний)

I — incomprehensible (незрозумілий)

Наведемо деякі масштабні події, що вплинули на проєкт впровадження технологій в ROSA:

• Пандемія COVID-19, яка вибухнула безпосередньо перед початком проєкту.
• Контейнерна криза, яка спостерігалася протягом проєкту.
• Повномасштабне вторгнення РФ в Україну на етапі супроводу проєкту.

Компанія ROSA впоралася з даними викликами впродовж проєкту, завдяки високому рівню підготовки своєї команди та використанню технологій, що дозволили працювати та досягати результатів навіть у таких непередбачуваних обставинах. Поговоримо про них детальніше.

Які складнощі в управлінні запасами супроводжували бізнес ROSA перед впровадженням технологій?

Галузь виробництва художніх матеріалів являється складним сектором, в якому інновації та конкурентоспроможність грають вирішальну роль. Шлях компанії Rosa був заповнений складними завданнями, ось декілька з них:

1. Закупівельне планування і відсутність сучасних інструментів: Планування виробництва та закупівель здійснювалося за допомогою Excel. Асортимент товарів налічував понад 20 тисяч позицій, і для кожної з них потрібно було скласти власну формулу, що збільшувало ймовірність помилок.
2. Слабкий рівень обслуговування: Незважаючи на певний рівень сервісу, компанія прагнула підвищити його, ставши надійнішим постачальником для глобального ринку.
3. Неструктурована інформація про запаси: Базові логістичні умови для кожного товару, такі як мінімальні партії, кратність замовлень постачальнику або у виробництво, час до постачання і час виготовлення, часто були розпорошені та малодоступні для працівників.
4. Неможливість точно розрахувати потребу в поповненні запасів: Необхідно було працювати з тривалими періодами відсутності деяких товарів на складі.
5. Відсутність аналітики по ланцюгу постачань: Важко було аналізувати запаси по всьому ланцюгу.
6. Неефективність реакції на обсяжні експортні замовлення: Компанія отримувала різні експортні замовлення щомісяця, і кожен раз вимагалася реакція від всіх ланок ланцюга постачань.
7. Складність у плануванні закупівель довгострокових товарів: Деякі компоненти мали довгий термін постачання, що ускладнювало їхнє планування.
8. Довгий виробничий час деяких товарів: Зменшення виробничого часу було б важливою конкурентною перевагою.

Це були деякі з труднощів, які супроводжували бізнес ROSA перед впровадженням нових технологій управління запасами.

Головні причини вибору програмного забезпечення:

Підстави, що вплинули на вибір програмного забезпечення Intuiflow для управління запасами в компанії ROSA, були обумовлені кількома ключовими факторами:

• SaaS модель роботи системи, яка уникне необхідності в додаткових інвестиціях в обладнання, що дозволить компанії зосередитися на оптимізації процесів.
• Система надає візуальну репрезентацію проблемних зон і поточного стану справ, що дозволяє оперативно виявляти та вирішувати проблеми.
• Intuiflow об’єднує всі ланки ланцюга постачань, починаючи від закупівлі сировини і закінчуючи управлінням запасами в дистрибуційній мережі.
• Компанія надає постійну консультаційну підтримку, що є важливою складовою успішного впровадження.
• Intuiflow має відпрацьовану технологію впровадження, яка дозволяє систематично фіксувати етапи і розробляти плани змін в бізнес-процесах.
• Система надає багато різних варіантів планування, що враховують різну стабільність чи варіабельність попиту на кожну позицію товару.
• Intuiflow дозволяє створювати замовлення на закупівлю сировини та виробництво готової продукції з урахуванням їхнього часу доставки, умов постачальників, обмежень та налаштувань виробничих ліній.

Також, важливим фактором було повноцінне навчання методології DDMRP перед впровадженням. Керівники різних відділів вивчили суть методології та побачили її простоту та відповідність їхнім уявленням про управління запасами.

Цілі проєкту, що ставила перед собою ROSA:

Поставлені перед проєктом завдання з управління запасами на виробництві були наповнені великими амбіціями важливих поліпшень. Ось ці завдання, що викликають значний інтерес:

• Оптимізація структури запасів: Проєкт ставить перед собою завдання ефективно розподілити запаси і матеріали, гарантуючи їх наявність для виробництва та зменшуючи надлишки, що дозволить зекономити ресурси та зменшити фінансові витрати.
• Підвищення ROI: Однією з важливих цілей є збільшення повернення інвестицій (ROI) через оптимізацію процесів управління запасами та підвищення продуктивності виробництва.
• Покращення рівня сервісу: Проєкт спрямований на зростання рівня обслуговування клієнтів, забезпечуючи доставку продукції вчасно та в повному обсязі, що підвищить задоволення клієнтів та зміцнить їхню лояльність.
• Скорочення Lead time: Прискорення часу виробництва і постачань дозволить компанії більш оперативно реагувати на зміни в попиті та ринкових умовах.

З чого складаються головні етапи впровадження INTUIFLOW?

I. Підготовка до запуску проєкту, що включає в себе:

• Обстеження поточних процесів компанії та збір необхідних даних.
• Актуалізація та формалізація даних у товарообліковій системі.
• Навчання команди основам методології Demand Driven MRP.
• Налаштування обміну даними між програмою Intuiflow та обліковою системою

II. Запуск проєкту, що включає:

• Підтримка менеджерів під час роботи з замовленнями на виробництво та постачаннями.
• Виправлення помилок у даних з облікової системи.
• Навчання користувачів роботі з програмним забезпеченням Intuiflow.

III. Супровід, який передбачає:

• Підготовка співробітників до самостійного використання системи та методології.
• Налаштування параметрів системи.
• Зустрічі та рекомендації щодо поліпшення управління запасами.
• Навчання з аналітики та налаштувань програмного забезпечення.
• Після впровадження системи, компанія ROSA отримала доступ до підтримки та рекомендацій щодо покращень управління запасами від спеціалістів ABM Cloud.

Запланована тривалість впровадження проєкту складала 7 місяців, однак фактично він зайняв 8 місяців. Ця затримка виникла через одночасне впровадження обліку напівфабрикатів та обмежені ресурси програмістів у замовника. Важливо відзначити, що не зважаючи на зміни в графіку, вартість проєкту залишилася незмінною.

Після впровадження системи, компанія отримала доступ до підтримки та рекомендацій щодо покращень управління запасами від команди ABM Cloud.

Головні економічні результати від використання технологій

Як вже було відзначено на початку статті, компанія ROSA ставили перед собою чотири головні цілі перед стартом проєкту: оптимізацію структури запасів, підвищення ROI, покращення рівня обслуговування та скорочення lead-time. Після чотирьох місяців роботи з системою Intuiflow ми зробили важливі кроки до досягнення цих цілей, тому:

• Надлишки зменшились на 30%
• Дефіцити запасів скоротились на 45%
• Показник OTIF – On Time In Full (вчасне та повне виконання замовлень) зріс на 13%
• Виробничий Lead Time скоротився вдвічі

Завдяки цьому проекту, ROSA також здобула і інші вигоди:

• Зниження залежності від людського фактору завдяки оцифрованому обліку даних та зменшенню помилок.
• Візуалізація для постачальників, що дозволяє більш ефективно співпрацювати та прогнозувати закупівлі.
• Використання результатів проєкту для фінансового планування та централізації планування виробництва.
• Активна підтримка від відділу Customer Success, яка максимізує бізнес-результати.

Особливості бізнесу, що були покриті додатковим функціоналом системи

Важливим аспектом впровадження системи є її адаптація до конкретного бізнесу. Наявність додаткового функціоналу в системі дозволяє враховувати особливості саме вашого підприємства та оптимізувати процеси, які можуть відрізнятися від стандартних сценаріїв. Давайте розглянемо, як саме додатковий функціонал системи допоміг вирішити конкретні завдання ROSA.

Умови постачальників:

В умовах постачальників часто вимагається замовлення на всі позиції не менше певної суми, наприклад, Х тисяч доларів. Замість того, щоб складно враховувати це в ексель чи обліковій системі, ми вирішили скористатися функціоналом оптимізації замовлень. Він дозволяє виділити позиції, які треба замовити, ввести необхідну суму, і система автоматично розподілить замовлення по всім позиціям рівномірно відповідно до відсотка наповненості буфера.

Постійне оновлення асортименту:

Особливість галузі полягає у постійному оновленні асортименту. Творчі люди та конкурентне середовище вимагають постійних змін, таких як яскрава упаковка, покращена якість, акції типу “1+1=3” за ту ж ціну тощо. Однак при оновленні продукту деякий час клієнтам може надходити обидва варіанти – оновлений і не оновлений. Щоб уникнути утримання подвійних запасів і системного включення неоновлених позицій у виробництво, ми використовуємо функціонал зв’язки номенклатури. Ця функція дозволяє автоматично керувати обидвома позиціями, спрощуючи процес для менеджера.

Інструменти для скорочення Lead Time:

Методологія DDMRP включає в себе поняття роз’єднаного Lead Time, який є критичним для визначення строків. Шлях до скорочення Lead Time полягає в аналізі цього параметра та встановленні буферів на найбільш критичних ділянках. Це допомагає зменшити час виробництва та підвищити ефективність виробництва, що ми і виконали.

Також важливо відзначити, що для успішного переходу через кризовий період компанією ROSA було використано декілька стратегій:

• Диверсифікація ринків збуту у минулому: Компанія раніше активно розширювала свою присутність на різних ринках і експортувала продукцію до 36 країн світу. Це дозволило їй зберегти стабільний потік замовлень навіть під час кризи.
• Застосування класичних антикризових методів: Компанія встановила контакти з постачальниками і домовилася про відстрочку платежів, а також скоротила витрати.
• Впровадження системи пріорітетів в Intuiflow: Важливою складовою успішної адаптації була система пріоритетів, реалізована в Intuiflow. Вона надає зрозумілу і просту методологію для визначення пріоритетів у закупівлях та виробництві різних товарів. Червоний колір вказує на нагальну потребу, жовтий – на потребу в закупівлі, а зелений – на відсутність необхідності в замовленні. Це допомогло ефективно управляти оборотними коштами та уникнути проблем при майбутніх відвантаженнях.

Ці фактори дозволили ROSA успішно функціонувати в умовах BANI-світу, показавши, що навіть в кризових ситуаціях технології та методології можуть бути найкращими союзниками бізнесу.

Підсумки

Впровадження технологій в управлінні запасами та виробництві є критично важливим аспектом. Технології дозволяють оптимізувати виробництво, знизити витрати та підвищити ефективність використання ресурсів. Вони також допомагають відстежувати та управляти запасами, що є ключовим завданням в умовах вимогливого середовища. Впровадження сучасних технологій допомагає забезпечити стабільність виробництва та постачання товарів і послуг, а також сприяє інноваціям та розвитку нових стратегій управління ресурсами. Тому важливо використовувати технології для підвищення ефективності бізнесу в будь-який час. Компанії ROSA бажаємо досягати постійного покращення і нових можливостей на шляху їх розвитку.