Оптимізація виробничих запасів в епоху ринкової турбулентності. Приклад Fast Pack

Події останніх років випробовують компанії на міцність. Діджиталізація, наслідки пандемії, повномасштабне вторгнення рф в Україну, переломи ринкових тенденцій стрімко перетворюють економічний ландшафт. Реалії сучасного бізнесу не залишають шансів тим, хто повільно реагує на зміни, що відбуваються. Тривале обмірковування виходу зі складної ситуації призводить до того, що ретельно підготовлений план швидко стає неактуальним, оскільки обстановка стала вже іншою.

Особливої цінності в умовах хронічного цейтноту набуває можливість не розробляти своє власне рішення кожної проблеми “з нуля”, а придбати і застосувати вже готовий перевірений інструмент, скористатися досвідом і експертизою лідерів ринку. Пропонуємо розглянути кейс компанії Fast Pack із впровадження системи управління запасами INTUIFLOW, заснованої на методології Demand Driven MRP.

Точка відліку

Fast Pack – найбільший в Україні постачальник кріплення в секторі DIY. Працюючи з 2007 року, компанія успішно співпрацює з лідерами українського DIY-рітейлу – Епіцентр, Нова Лінія, Leroy Merlin, має досвід ексклюзивних поставок метизної продукції для магазинів німецьких брендів Praktiker і OBI.

Наразі Fast Pack забезпечує кріпленням 83 магазини-партнери, оперуючи 15000 палето-місцями на 5 000 м2 складської площі та провівши понад 10 млн. доставок за 2020 рік.

Асортимент компанії налічує 10000 SKU в 12 товарних категоріях. Товари надходять з 10 країн, що знаходяться в різних частинах світу, відповідно, для кожного SKU – свій lead time.

За таких масштабів та інтенсивності логістичних процесів для компанії особливої актуальності набув пошук системного рішення з управління товарним потоком.

Fast Pack є бізнесом, що активно розвивається, з високим рівнем автоматизації та високо мотивованою командою. Перебуваючи в процесі безперервного поліпшення, компанія прагнула оптимізувати управління запасами, переслідуючи такі цілі:

• Мінімізація можливих помилок під час планування закупівель і поставок, зниження ролі людського фактора. Планування постачання велося за допомогою Excel, було занадто трудомістким і недостатньо точним.
• Забезпечення постійної наявності необхідного асортименту для задоволення вхідного попиту.
• Підвищення рівня сервісу. Досягнувши хороших показників у цьому напрямку, компанія ставила перед собою ще вищі цілі, прагнучи залишатися найкращим постачальником для загальнонаціональних роздрібних мереж.
• Стандартизація та автоматизація всіх процесів планування постачання та управління запасами.
• Параметризація базових логістичних умов для кожного SKU. Був потрібен обґрунтований розрахунок обсягів мінімальної партії, кратності замовлень постачальнику або виробнику, термінів виготовлення і постачання продукції, частоти замовлень.
• Зниження рівня товарних запасів, скорочення lead-time замовлень, забезпечення безперебійності постачання.
• Поліпшення опрацювання даних щодо наявності та руху товарів. Менеджмент і аналітики потребували відображення поточної ситуації щодо стану запасів у режимі реального часу.
• Вибудовування раціональних і малоуразливих ланцюгів постачання, що є важливою конкурентною перевагою для компаній такого профілю.
• Реагування на виклики пандемії – обмеження, збої у виробництві та логістиці, волатильність попиту.

Шляхи, які ми обираємо

Існує кілька способів автоматизації управління запасами. Можна, наприклад, самостійно, на свій страх і ризик, розробляти нове програмне забезпечення “з нуля” або шляхом доопрацювання якоїсь уже використовуваної програми.

А можна придбати готовий програмний продукт з консультуванням і супроводом. Робити такий вибір між різними шляхами оптимізації управління матеріальним потоком довелося і Fast Pack.

Як альтернативу хмарній програмі INTUIFLOW розглядали доопрацювання системи обліку, що використовується підприємством. Було проаналізовано потенційно слабкі місця такого рішення:

• Необхідність самостійного створення методології та алгоритмів, на яких будувалася б програма.
• Неможливість достовірного оцінювання основних параметрів проєкту – трудовитрат, загального обсягу бюджету, термінів розробки та окупності витрат.
• Відсутність гарантій якості нового програмного забезпечення, зручності користування ним.
• Значна зайнятість фахівців компанії в розробці та впровадженні ІТ-продукту – на шкоду участі в основних бізнес-процесах.

На тлі невизначеності та ризиків самостійної розробки явно виграшно виглядали умови придбання автоматизованої системи управління запасами INTUIFLOW. А головне, ця пропозиція, що надійшла від компанії ABM Cloud, виглядала переконливою за рахунок прикладів успішного впровадження хмарного рішення INTUIFLOW і підходу DDMRP на подібних підприємствах. Представники Fast Pack змогли отримати відгуки клієнтів ABM Cloud про роботу програми, з перших вуст почути думку і рекомендації користувачів.

В основу рішення про впровадження системи управління запасами, що працює за методологією DDMRP, лягли такі переваги INTUIFLOW:

• Обґрунтовані й такі, що влаштовують замовника, терміни впровадження (6 місяців) і окупності витрат (теж 6 місяців)
• Відсутність додаткових витрат на придбання комп’ютерної техніки. Для хмарного рішення, доступ до якого надається за моделлю SaaS, достатньо просто підключення до інтернету.
• Ефективність методології, на базі якої створено програмний продукт. DDMRP поєднує в собі найкращі світові практики управління ресурсами – Теорія Обмежень, Lean, Six Sigma, класичне MRP, DRP – та інноваційні розробки.
• Можливість керувати всім ланцюгом поставок через єдину систему, починаючи від закупівлі товарів до управління залишками в дистрибуційній мережі.
• Відповідність функціоналу програми завданням управління запасами. Можливості хмарного рішення дають змогу оптимізувати рівні залишків товарів, реагувати на зростання попиту, розраховувати та підтримувати необхідні кількості товарів у ключових точках ланцюга поставок.
• Відпрацьований і вивірений до дрібниць процес впровадження, що проводиться поетапно, з урахуванням особливостей бізнес-процесів клієнта.
• Якісно новий рівень зручності користування даними для управлінців.
• Навчання експертами ABM Cloud персоналу Fast Pack, а після впровадження програми.
• Технічна та консультаційна підтримка після впровадження програми – на постійній основі.

Впровадження: крок за кроком

Проєкт з оптимізації управління запасами Fast Pack передбачав упровадження автоматизованої системи INTUIFLOW для управління всією активною буферизованою і підзамовною номенклатурою, що налічує понад 10 000 SKU з термінами виконання замовлень від 3 до 200 днів. Проєкт реалізовувався в 3 етапи, на кожному з яких проводилося навчання учасників проєктної команди.

1 етап впровадження. Підготовка до запуску системи INTUIFLOW

На початковому етапі керівники та фахівці відділів продажів, закупівель, складської логістики пройшли дводенне навчання методології DDMRP і перевірку отриманих знань за допомогою тестування. Представники Fast Pack переконалися, що пропонована концепція багато в чому перегукується з їхніми власними підходами, водночас, представляючи більш повні та системні рішення в управлінні запасами.

Оскільки успішність впровадження багато в чому залежить від якості підготовки даних, перший етап проєкту полягав у підготовці даних до їх використання в автоматизованій системі управління запасами, створенні та розгортанні інформаційної бази INTUIFLOW.

Було проведено вивчення робочих процесів компанії. Проаналізовано зібрану інформацію про те, які дані вже є в обліковій системі клієнта (1С), а які необхідно актуалізувати або додати.

Для усунення виявленої проблеми відсутності формалізації закриття замовлень на поставку та обліку незавершеного виробництва, команди ABM Cloud і Fast Pack виробили спільне рішення. ІТ-фахівці Fast Pack реалізували, налаштували обмін файлами між ERP і INTUIFLOW.

Слід зазначити, що учасники проєкту приділили достатню увагу такому важливому елементу впровадження, як інтеграція нового хмарного рішення з ERP на базі облікової системи 1С, що використовується замовником. Наразі налагоджено щоденний обмін даними між INTUIFLOW і ERP 1С.

Команда проєкту стандартизувала параметри кожного SKU: lead time, цикл замовлення, мінімальна партія, кратність.

Потім SKU були згруповані за регіонами, з яких здійснюється поставка, і відповідними термінами виконання замовлення:

• Україна (найкоротший lead time);
• Європа (середній lead time);
• Азія (найдовший lead time).

Проводячи систематизацію і параметризацію SKU, учасники проєкту з боку Fast Pack змогли застосувати в INTUIFLOW єдиний простий спосіб розрахунку замовлень і зрозумілий пріоритет планування їх виконання.

2 етап впровадження INTUIFLOW

На другому етапі проходив запуск системи управління запасами. У рамках цього етапу відбулися два навчання користувачів за кожним розділом програми з подальшим тестуванням.

Потім було проведено виправлення помилок у даних, моделювання процесу приймання та обробки замовлень, розрахунок буферів.

Консультанти супроводжували роботу менеджерів з першими замовленнями, що надійшли в нову систему.

Серед досягнутих цілей другого етапу – формування довіри співробітників до програми, вироблення у них звички починати свій робочий день у INTUIFLOW.

Пандемічний тест-драйв

На цьому ж, другому, етапі проявилися перші позитивні результати від впровадження програми. Ця стадія проєкту припала на початок 2021 року, складний період, коли локдаун змушував коригувати плани буквально “на ходу”.

Можна сказати, що комплексне хмарне рішення INTUIFLOW проходило випробування “ідеальним штормом”. Закриття більшості роздрібних торгових точок обвалило попит. Зменшення кількості замовлень поставило під удар співробітників, зайнятих на складах і пакуванні, оскільки їхня оплата праці залежить від завантаження.

Однак карантинні обмеження запроваджували не назавжди, а отже, слід було зберігати і кваліфікований персонал складів, і можливість акумулювати товари для задоволення відкладеного попиту на момент відновлення роботи роздрібної торгівлі.

Для реагування на такі ситуації в програму INTUIFLOW закладений CDAF:

Це коефіцієнт коригування буфера, який і був застосований проєктною командою. Використання цієї функції програми дає змогу рівномірно, за всіма позиціями, збільшити кількість днів запасу в червоній зоні буфера. Таким чином, замовлення виробнику на випуск і поставку SKU надходить раніше, ніж за звичайних налаштувань системи. По суті, в певний момент запускається виробництво тих запасів, за рахунок яких надалі, після зняття обмежень, буде задоволено накопичений відкладений попит, що перевищує можливості виробників. Паралельно, завдяки методиці визначення оптимального циклу, система автоматично перераховує обсяги партій товарів і цикли замовлень, у такий спосіб регулюючи кількість переналагоджень, завантаження персоналу та обладнання виробників-контрагентів Fast Pack.

Таким чином, функціональні можливості INTUIFLOW дали змогу компанії гнучко відреагувати на волатильність попиту, зберегти персонал складу та ділянки пакування, підготуватися до зростання купівельної активності після скасування карантинних обмежень.

3 етап впровадження. Оптимізація параметрів системи

Завданням заключного етапу впровадження було визначено підготовку співробітників компанії до самостійного використання методології DDMRP і програми INTUIFLOW у повсякденній роботі.

Було організовано навчання персоналу роботі з аналітикою і налаштуваннями хмарного рішення за навчальною програмою Demand Driven Planner Professional.

Відгук про проходження курсу:

Крім операційного рівня, у фокусі уваги учасників проєкту перебувала модель ланцюга поставок, що включає також тактичний і стратегічний рівні управління.

Також на третьому етапі проводилося налаштування параметрів програми, проведено розрахунки оптимальних циклів виробництва і поставок, надано рекомендації щодо поліпшення оборотності запасів. Сфера управління автоматизованої системи охопила весь асортимент Fast Pack, стартувала робота з оповіщеннями, звітністю та аналітикою.

Якщо основні можливості хмарного рішення персонал замовника вивчив ще на попередньому рівні реалізації проєкту, то третій етап був присвячений більш тонким налаштуванням параметрів, більш повному використанню програмного функціоналу.

Вище ми вже розглянули використання одного із закладених у логіку програми INTUIFLOW механізмів реагування на значні та непередбачувані коливання попиту. Подібні функції передбачені і для врахування прогнозованих подій і тенденцій.

У процесі здійснення проєкту представники Fast Pack на власному досвіді переконалися в ефективності застосування коригування буферів, а також коефіцієнтів сезонності та перерахунку одиниць для управління запасами.

Частина асортименту характеризується сезонністю. Відповідно, робити замовлення за такими товарними позиціями треба завчасно. У INTUIFLOW для динамічного коригування рівня буфера під очікуваний попит застосовуються коефіцієнти сезонності (PAF).

При отриманні інформації про майбутні планові події, наприклад повідомлення постачальника про підняття цін або зупинку на плановий ремонт, можливе створення додаткового запасу продукції цього виробника. Уже знайомий нам коефіцієнт коригування CDAF дає змогу автоматично збільшити червоні або жовті зони буферів, додавши до них певну кількість додаткових днів продажів або одиниць зберігання.

Слід відзначити зручність користування хмарною системою, спрямованою на розв’язання щоденних проблем фахівців з торгівлі та логістики.

Наприклад, нерідко оперативний облік товарів ведеться в штуках, упаковках, комплектах тощо. А ось замовлення постачальнику робиться в одиницях транспортування товару, як правило, в одиницях маси. Присутній у функціоналі програми коефіцієнт перерахунку одиниць допомагає економити робочий час співробітників.

На всіх етапах проєкту команда ABM Cloud проводила методичний і технічний супровід співробітників Fast Pack, які починають користуватися хмарним рішенням INTUIFLOW. Сервісна підтримка відділу Customer Success компанії ABM Cloud зберігається і після впровадження, на постійній основі. Щотижня проводяться зустрічі користувачів і консультантів, відбувається обмін думками, ведеться аналіз застосування програми.

Проєкт впровадження – завершено, процес вдосконалення – триває. Яких економічних результатів досягнуто?

Проєкт із впровадження автоматизованої системи управління виробничими запасами INTUIFLOW було здійснено, як і планувалося, за півроку. Тривалість кожного з етапів становила два місяці.

Підбиваючи підсумки автоматизованого управління активною номенклатурою запасів за DDMRP, було досягнуто результатів:

• Повністю автоматизовано процес замовлення на поставку товарів у виробників.
• За період використання INTUIFLOW частка SKU, за якими є надлишки і дефіцити, скоротилася в 2 рази від загальної кількості позицій.
• Рівень сервісу підвищився до 98%. Передпроєктний показник сервісу (відношення кількості виконаних у строк замовлень до загальної кількості) вже був досить високим, а з практики добре відомо, наскільки важко дається кожен “додатковий” (після 90%) процентний пункт зростання цього показника. Проте рівень сервісу вдалося підвищити і, що особливо важливо, при одночасному зниженні запасів.
• Загальний рівень запасів знизився на 20%, а отже, забезпечено скорочення витрат на зберігання товарів, покращилася структура оборотного капіталу компанії. Запаси здебільшого товарних позицій підтримуються на оптимальному рівні.

Керівник відділу закупівель ділиться кейсом Fast Pack:

Ключових результатів компанії вдалося досягти попри те, що в період пандемії знизився рівень сервісу постачальників, водночас на 30% подовжився lead-time, а також посилилася волатильність попиту.

Компанії вдалося подолати характерне для багатьох підприємств явище бімодального розподілу, за якого значна частина SKU перебуває в зоні дефіциту, за багатьма позиціями спостерігаються надлишки, а ось на оптимальному рівні перебувають запаси вкрай незначної частини SKU.

• Забезпечено гнучке та своєчасне реагування системи на коливання фактичного попиту за рахунок використання функціоналу хмарного рішення INTUIFLOW (динамічні зміни буферів, коригувальні коефіцієнти тощо).
• Знизилася ймовірність виникнення помилок внаслідок т.зв. “людського фактора”. Більша частина рішень і розрахунків виконується автоматично, за системними алгоритмами.
• Раціональніше став використовуватися робочий час персоналу. Автоматизована система забезпечує виконання рутинних повторюваних операцій, даючи змогу менеджерам зосередитися на вирішенні креативних завдань.

Підсумки

Успіх проєкту багато в чому визначався тим, що колектив Fast Pack був відкритий для нових ідей і перегляду бізнес-процесів. Співробітники компанії сприйняли й успішно застосовують інноваційний підхід DDMRP до управління матеріальними та інформаційними потоками. Прозорість процесів управління закупівлями та рухом товарів спрощує проведення аналізу ефективності на всіх стадіях поставок.

За час роботи автоматизована система INTUIFLOW продемонструвала здатність до самостійних налаштувань і зарекомендувала себе надійним управлінським інструментом, завдяки якому Fast Pack вдалося без значних втрат пройти період пандемічної ринкової турбулентності. Використовуючи показники, що генеруються хмарним рішенням, у логістиці, компанія фактично ділиться позитивним ефектом від застосування DDMRP зі своїми постачальниками та клієнтами. Так підхід до управління запасами на основі актуального попиту оптимізує весь ланцюжок руху товару – від виробників, чию продукцію продає Fast Pack, до роздрібної полиці.

Насамкінець слід зазначити, що експерти ABM Cloud пильно вивчають специфіку застосування методології DDMRP і заснованого на ній хмарного рішення в різних бізнес-моделях. Удосконалення програмного забезпечення триває, доповнюється функціонал, клієнти отримують нові версії продукту, а разом з ними – і нові можливості підвищення ефективності управління запасами.