Перехід від нецентралізованого до повністю централізованого управління запасами. Успішний приклад Toimart

ToiMart – велика торговельна мережа супермаркетів-дискаунтерів у Казахстані з великим вибором безалкогольних та алкогольних напоїв, продуктів харчування, побутової хімії тощо за оптовими цінами. Більшу частину асортименту займають саме напої – від локальних виробників до широкого вибору елітних алкогольних напоїв з усього світу. Починаючи з одного магазину 2014 року, ToiMart розширився до 41 торгової точки 2022 року.

До впровадження рішення

До впровадження ABM Inventory, рішення з управління товарними запасами на базі ШІ, менеджери ToiMart формували замовлення в кожній торговельній точці вручну через облікову систему АСТОР. Залежно від формату торгового об’єкта, у формуванні замовлення брало участь від 1 до 3 співробітників, що становило близько 120 осіб по всій мережі. Саме ж управління запасами не мало жодних нормативів, показників або точок контролю і базувалося виключно на експертній думці менеджера.

Системний підхід був відсутній не тільки в управлінні замовленнями, а й у категорійному менеджменті. Взаємодія між операційним і комерційним департаментом була відсутня. У магазини замовляли товар, не звертаючи уваги на глибину і ширину асортименту. Відповідно, управління замовленнями зводилося до забезпечення викладки та товарного запасу продукції, яка мала підвищений попит. Не було також інструментів звітності та контролю продажів.

Тому одним із ключових завдань була зміна цього бізнес-процесу і перехід від децентралізації до централізованого управління в головному офісі. Спочатку клієнт не бачив необхідності в цих змінах і не хотів змінювати процес, поки не побачить логіку та ефект від використання системи.

Зі зростанням мережі, ToiMart зіткнулися із завданнями, що вимагають нових технологічних рішень.

Перед ними стояли два головні виклики:

• Необхідність управління торговим простором, асортиментом і акційною активністю. Важливо було почати відстежувати і контролювати такі показники, як оборотність і доступність товару в магазині.
• Потреба в системі розподілу товарів і автозамовлень. Необхідно було автоматизувати формування і відправлення замовлень, а також систематизувати графіки поставок безпосередньо в торгові точки і через розподільні центри.

Пошук рішення і впровадження

Для вирішення цих завдань було обрано рішення ABM Inventory. Ключовим аргументом вибору стала відповідність технічних можливостей системи заданим вимогам, а також безпосередня експертність команди в аудиті та налагодженні процесів.

Для інтеграції рішення з боку клієнта було сформовано проєктну команду, яка складалася з керівників комерційного департаменту, керівника відділу аналітики, керівника операційного департаменту, ІТ директора, бізнес-аналітика і керівника проєкту. Весь процес впровадження на першому етапі проходив онлайн під керівництвом досвідченого проєктного менеджера ABM Cloud, який покроково проводив команду через необхідні процеси, в результаті яких було налаштовано автоматичний обмін даними між обліковою системою клієнта і рішенням ABM Inventory.

Щоб рішення працювало максимально ефективно, на першому етапі команди ABM Cloud і ToiMart працювали над удосконаленням внутрішніх процесів, пов’язаних з управлінням асортиментом і замовленнями. Сюди входила також інтеграція між обліковою системою та іншими програмами – було налаштовано автоматичний обмін даними в необхідному для роботи форматі.

Після завершення першого етапу команда ABM Cloud провела навчання близько 100 користувачів системи з усієї мережі. Протягом тижня відповідальні менеджери щодня на практиці закріплювали роботу з рішенням, що дало змогу швидко та легко зануритися в нові процеси взаємодії.

“Довелося перебудувати процеси з управління асортиментом як в адмініструванні, так і в процесі життєвого циклу товарів та управлінні графіками поставок. Це було найважчим, адже потрібно було звикати до нових інструментів і навчати співробітників з нуля. У результаті в компанії було сформовано новий відділ з управління товарними потоками, у відповідальності якого стоїть завдання з автоматизації замовлень і взаємодія з усіма департаментами, задіяними в роботі з товаром. Це дало видимі, вимірювані результати”

Результати

Після впровадження ABM Inventory процес управління запасами в ToiMart став повністю централізованим. Команда ToiMart, отримавши рекомендації від команди ABM Cloud щодо підбору персоналу для управління замовленнями, почала пошук. Процес відбору кандидатів дав змогу знайти фахівця, який взяв на себе функцію управління замовленнями, що дало змогу налагодити зв’язок із комерційним відділом, суворо дотримуватися рекомендацій щодо асортименту, мати центр компетенції з роботи із системою ABM Inventory, відійти від коригування замовлень, покладатися на логіку системи та досягти кількісних і якісних результатів управління запасами.

Крім того, ця зміна дала змогу звільнити робочий час менеджерів магазинів, щоб вони могли зосередитися на своїх безпосередніх завданнях. Ці зміни дали змогу застосувати більш систематизований і стандартизований підхід до управління замовленнями, управління категоріями та оптимізації асортименту.

Нове рішення на основі штучного інтелекту надало ґрунтовані на даних висновки та рекомендації, забезпечивши більш ефективне ухвалення рішень і поліпшивши контроль запасів у всіх торгових точках. Завдяки централізованому управлінню запасами компанія ToiMart змогла раціоналізувати операції, оптимізувати рівні запасів і підвищити загальну ефективність ланцюжка поставок.

У результаті роботи ABM Inventory мережі ToiMart вдалося:

• Вийти на новий рівень управління запасами: замість 2-3 менеджерів на кожній торговельній точці (понад 100 співробітників у всій мережі) управління замовленнями делегували єдиному висококваліфікованому фахівцеві, який працює з рішенням;
• Знизити трудовитрати і час на підготовку замовлень постачальникам;
• Автоматизувати процес надсилання замовлень EDI та електронною поштою;
• Почати контроль рівня оборотності та інших ключових показників мережі;
• Знизити рівень товарних запасів;
• Зробити процес управління запасами прозорим, що дало змогу керівництву компанії відстежувати ключові показники ефективності в зручному і наочному дашборді ABM Cloud.

Що стосується показників у цифрах, то вже в перші місяці впровадження рішення з оптимізації запасів дало змогу:

• Перевести на автозамовлення 50% постачальників;
• Перепрофілювати близько 30% персоналу на більш важливі завдання;
• Збільшити доступність товарів на 35%;
• Знизити час оборотності на 35%.

Торгова мережа ToiMart продовжує збільшувати кількісний і якісний ефект від інтеграції ABM Inventory. Своєю чергою, команда Customer Success Management ABM Cloud підтримує та супроводжує клієнта в його цифровій трансформації.

• Локації: 41
• Повний асортимент: 284 000 активних sku
• Років на ринку: 9