Як успішно впровадити проекти з управління запасами? Етапи, особливості, ефекти

У цій статті ми детально розглянемо нашу методологію впровадження проєктів з управління запасами по системі Intuiflow. Ви дізнаєтеся про те, з яких етапів складається кожен проєкт, і на якому з них ви вже почнете бачити перші значущі результати. Ми також розповімо про інструменти, які використовуються на всіх рівнях проєкту, як стратегічному, так і операційному. А також про те, як ми навчаємо вашу команду в процесі виконання проєкту. Буде розглянуто найважливішу частину процесу – впровадження інновацій, і ми поділимося факторами, які зроблять ваш проєкт успішним і дадуть змогу завершити його в обумовлені терміни.

Перед стартом впровадження проєкту:

Перед початком виконання проєктних робіт, ми надаємо тиждень для навчання команди замовника методології управління запасами DDMRP. Це необхідно для того, щоб усі учасники проєкту розуміли його мету, знайомилися з використовуваними інструментами та усвідомлювали, які переваги принесе їм ця методологія. Таке навчання також сприяє формуванню спільної мови та понятійного апарату, що гарантує взаєморозуміння всіх учасників проєкту.

Ми також приділяємо значну увагу передпроєктній діагностиці, щоб краще зрозуміти особливості вашої компанії або галузі. Діагностика охоплює аналіз поточних бізнес-процесів і схеми ланцюга постачань. Це дає нам змогу створити індивідуальний і найбільш ефективний підхід до кожного проєкту.

Детальніше про 3 етапи впровадження проєкту

Кожен наш проєкт включає три ключові етапи.

• Перший етап впровадження проєкту включає в себе всі підготовчі роботи перед запуском. Більшу частину часу займає налаштування інтеграції даних між вашою обліковою системою та системою Intuiflow. Це опис технічного завдання, його реалізація вашими IT-фахівцями, спільне тестування і налаштування автоматичного обміну. Також сюди включені роботи за даними: їх збір, актуалізація, внесення в облікову систему, навчання ваших співробітників, а також початкове налаштування їх профілю (процес, коли ми ділимо весь асортимент на певні кластери і вибираємо стратегії управління для кожного з них).
• Ці виконані завдання повинні перейти в другий етап, який являє собою безпосередньо тестову, а потім і промислову експлуатацію системи. Тут відбувається зміна системи планування, робота за алгоритмами і методиками самої програми та методології. Саме на цьому етапі ви отримуєте перші відчутні ефекти, такі як підвищення рівня сервісу і зниження запасів. З якісних результатів ви отримуєте систему прозорих пріоритетів планування, а також можливість реагувати на відхилення за допомогою сповіщень, до моменту настання кризових подій.
• Третій етап впровадження проєктів – це косметичне доналаштування системи, де ми оптимізуємо параметри і налаштування, аналізуємо роботу менеджерів, а також працюємо з аналітикою, для того, щоб зробити цілі проєкту більш відчутними і, таким чином, швидше їх наблизити.

Наш типовий проєкт займає близько півроку, проте все залежить від масштабів проєкту та його рамок. Сюди входять такі фактори, як: кількість виробничих майданчиків, які включатимемо, кількість команд, які буде задіяно, і т.д.

Рівні ведення проєктів

Управління проєктами в управлінні запасами ми можемо розділити на два рівні:

• стратегічний верхньорівневий (де нам необхідно зрозуміти і стежити за змістом проєкту, за основними віхами, дотриманням термінів тощо)
• і операційний рівень (де ми моніторимо і просуваємо щоденні завдання).

Для верхньорівневого управління підійдуть інструменти Waterfull, а для операційного – Agile. Наші поточні інструменти для ведення проєктів дають змогу міксувати ці підходи, тому ми використовуємо і ті, і інші інструменти.

Для топ-менеджменту особливий інтерес представляють діаграми Ганта. Це стовпчасті діаграми, де як зелені відрізки виступають проєкти, завдання або підзадачі. Вони відображені на горизонтальній шкалі часу.

Діаграма Ганта – це класичний інструмент планування, який потрібен для того, щоб ми могли візуалізувати план графік робіт. А також, щоб зрозуміти, як етапи розміщуються на шкалі часу, а також взаємозалежність, послідовність завдань, визначити критичний шлях, щоб далі зрозуміти, який зсув або затримка за завданнями може призвести до відставання етапу або проєкту.

Хтось може подумати в проєкті, що зрушення завдання на один, два дні ні до чого не призведе в рамках піврічного проєкту, але насправді саме діаграма Ганта дає змогу оцінити, чи так це, чи критичним є це завдання, що воно за собою потягне. Також цей інструмент дає можливість для топ-менеджменту зробити швидкий зріз, на якому етапі ми перебуваємо, де застрягли, які відхилення за термінами.

Що ж стосується операційного рівня, тут дуже важливий Agile підхід, який заснований на головних принципах. По-перше, це ітеративний спосіб роботи над реалізацією завдань. По-друге, це постійна комунікація з клієнтом і зворотний зв’язок, який виражається в тих зустрічах, які ми проводимо. Це Daily Scrum, щоденні стендап мітинги, планування, ретроспективи. Якщо щось пішло не так, ми намагаємося не говорити про це по завершенні етапу або проєкту, а одразу ж, у міру виникнення проблем.

Що стосується інструментів Agile підходу, дуже поширеним виступають Канбан дошки, які дають змогу наочно уявити всі поточні завдання, а також упорядкувати свою щоденну діяльність. Основними елементами в Канбан дошках є картки. Це певні завдання і підзадачі, або проєкти. Це стовпці, які являють собою певні етапи робочого процесу, за якими ми просуваємо картки аж до завершення.

Тут може бути структура, як дуже проста, наприклад, що нам належить зробити, що ми зараз робимо, і що завершено. Або це можуть бути складніші процеси. Наприклад, у нас є:

• Backlog, це список усіх завдань проєкту
• To do, це список поточних завдань, які ми робитимемо в цьому спринті (наприклад, цього тижня, або протягом двох тижнів)
• In progress – те що зараз уже в роботі перебуває, те що на тесті, на рев’ю, на перевірці, і те, що ми вже завершили

Важливим моментом є те, що необхідно слідкувати за тим, яка кількість карток знаходиться в кожному стовпчику. Це таке поняття, як обмеження незавершеної роботи, або Work in progress. Нам необхідно відстежувати, яка максимальна кількість карток перебуває на тому чи іншому етапі. Менеджеру проєкту необхідно спостерігати за цим для того, щоб зрозуміти, чи не взяла на себе команда занадто велику кількість завдань, чи не розпорошує вона зусилля, і чи максимально швидко рухаються картки потоком далі. Цей інструмент потрібен для того, щоб фіксувати дедлайн, тривалість завдань, виконавців, автора завдання, контролюючу особу; прописувати коментарі, залишати посилання, матеріали.

Поточна система, якою ми користуємося, дає змогу використовувати інформацію з цих інструментів для того, щоб її зібрати і в один клік вивантажити, згенерувати звіт за статусом проєкту і за статусом завдання, передати це топ менеджменту на розгляд.

У цьому пункті проговоримо про інструменти ведення проєктів

Навчання з нашими замовниками відбувається за допомогою LMS-системи під назвою Sintegrum і розробленим у ній треком. Він являє собою близько 22 квантів (або модулів), з поетапним рухом від легкого до складного, щоб навчити майбутніх користувачів системи повного функціоналу роботи в ній.

Це базовий курс, він дає основні знання, мінімально необхідні для того, щоб впевнено почуватися в системі. Кожен квант – це набір інструкцій, відеоуроків, словників, термінів із посиланням на додаткові ресурси. Дуже різноманітні види подачі інформації, щоб вона засвоювалася максимально ефективно. Після кожного кванта передбачена перевірка у вигляді тесту, завдання, відео з міркуваннями людини.

Світова практика показує, що повторення голосом того, що ви щойно вивчили, відкладається в пам'яті набагато краще, ніж звичайне проходження тестування. Цінним у цьому курсі також є те, що за кожним учасником закріплюється ментор, який обов'язково перевіряє ваш рух треком, і дає одразу ж зворотний зв'язок. Це необхідно для того, щоб створювався ефект присутності вашого наставника, щоб підтримувалася комунікація з людиною і вчасно коригувалися її дії чи знання, якщо вона звернула не в той бік. На виході є фінальний тест і встановлений прохідний бал, у разі недосягнення якого людина знову повертається на повторне вивчення курсів

зазначає Аліна Дорош, Senior Project Manager у компанії ABM Cloud

Що надає інструмент Sintegrum для впровадження проєкту?

Sintegrum – це інструмент для дистанційного запуску та успішної реалізації проєктів, навіть коли команди працюють віддалено. Він дає можливість проводити онбординг нових співробітників, включно з їхнім швидким введенням у раніше незнайомі процеси. Важливим бонусом є створення стійкої бази знань, доступної всім членам команди в будь-який час. Курс можна проходити необмежену кількість разів, забезпечуючи доступ до актуальної інформації.

Із Sintegrum формується центр компетенцій, пропонуючи як базові, так і просунуті курси. Це відкриває можливість більш упевненим користувачам, таким як адміністратори системи, виконувати складніші операції та налаштовувати систему з максимальною ефективністю.

Гейміфікація та елемент змагальності вбудовані в платформу, сприяючи більш швидкому та захопливому процесу навчання. Колеги можуть доброзичливо змагатися, стимулюючи один одного до активної участі та швидшого засвоєння матеріалу.

Серед ключових переваг Sintegrum виділяється його сучасність та адаптованість до сучасних реалій. Важливою особливістю є наявність наставників, які індивідуально оцінюють ваш прогрес і надають цінні рекомендації.

Ключові компоненти впровадження інноваційного проєкту на підприємстві

При впровадженні нових систем на підприємстві існує три невід’ємні компоненти, які ми виділили: це методологія, інструмент і команда.

1. Методологія: На першому етапі необхідно встановити методологічну основу всього процесу. Це включає в себе ідеї, принципи та постулати, які допоможуть досягти конкретних цілей і результатів. Це може охоплювати підходи для управління запасами, такі як MRP, DDMRP, TOC, а також методології, пов’язані з впровадженням самого проєкту. Дуже важливо чітко визначити процедури всередині проєкту, ролі та відповідальність учасників, а також комунікаційні процеси між усіма сторонами. Ці елементи є невід’ємною частиною проєкту і мають бути визначені заздалегідь.
2. Інструменти: Ефективне впровадження інноваційного проєкту також вимагає наявності спеціалізованих інструментів. Це можуть бути інструменти для управління запасами або інструменти, необхідні для ведення проєктів. Важливо, щоб ці інструменти були прозорими та зручними у використанні. Вони мають забезпечувати можливість моніторити перебіг виконання проєкту в режимі реального часу та оперативно реагувати на будь-які проблеми чи затримки.
3. Команда: Не можна недооцінювати важливість команди під час впровадження інновацій. Команда складається з людей, і їхній досвід, знання, мотивація, навички та комунікативні здібності відіграють вирішальну роль. Важливо мати в команді фахівців із глибоким розумінням предметної області, які вестимуть проєкт від ідеї до успішного завершення. Мотивація, комунікація та злагоджена робота команди також відіграють ключову роль в успішному впровадженні інновацій.

Важливо підкреслити, що для досягнення успішних і довгострокових результатів необхідно використовувати всі три ключові компоненти в комплексі. Розділені та розкидані складові, ймовірно, не призведуть до досягнення мети, і впровадження інновацій може залишитися формальністю, не впливаючи на повсякденну діяльність

підкреслює Аліна Дорош

Наведемо кілька прикладів для наочності

Припустимо, у компанії є тільки методологія, але відсутній відповідний інструмент для автоматизації, і співробітники продовжують залежати від Excel. У такому разі, це стає вузьким місцем, оскільки самостійна робота з таблицями Excel не тільки непрозора, а й трудомістка.

Уявіть, що компанія починає масштабуватися, а кількість керованих продуктів зростає. Ось тут і проявляються обмеження в масштабованості, якщо не використовується відповідний інструмент.

З іншого боку, інструмент, який являє собою “чорну скриньку” для користувача, де незрозуміло, які формули і логіка використовуються, також не вселяє довіри. Якщо співробітники не залучені в процес і не бачать користі в інноваціях, то директивні методи не зможуть забезпечити успішне впровадження проєктів в управлінні запасами.

У наших проєктах ми приділяємо увагу всім трьом аспектам. Ми використовуємо методологію DDMRP, інструмент Intuiflow і команду консультантів з експертизою в галузі поєднання принципів методології та інструменту, їхнього впровадження та інтеграції в поточні процеси вашої компанії

каже експертка Аліна Дорош

Завершимо статтю топ факторами, які дійсно призводять до реалізації успішних проєктів:

1. Команда та комунікації. Це не просто знання, експертність, а насамперед їхні мотивації, налаштованість, готовність навчатися чогось нового, впроваджувати ці інновації, тобто прихильність до процесу. Також дуже важливо не замикати в проєкті все на одній людині або кількох фахівцях у командах, оскільки дуже часто відбувається ротація, звільнення співробітників, що ставить під загрозу всю реалізацію проєкту, тому тут дуже важлива взаємозамінність.
2. Крос функціональність. Проєкт виконується людьми з різних відділів, і тому дуже важливо, як люди можуть між собою комунікувати і домовлятися для вирішення спільних завдань.
3. Лідерство. Ми виокремлюємо 3 основні пункти, які мають бути обов’язково дотримані: – компетентність, фахівець повинен розбиратися у ваших поточних процесах – мотивованість на результат. Спеціаліст може бути компетентним, але не налаштований виконувати цей проєкт (наприклад, це може бути не керівник проєкту, тобто він не є лідером у цьому конкретному проєкті). А настрій лідера, як ви знаєте, задає настрій і всієї команди – повноваження, які часто не беруть до уваги, але лідер повинен мати право змінювати процеси в компанії, він повинен бути наділений повноваженнями, ставити завдання, вимагати і контролювати їх виконання.
4. Націленість компаній на результат і підтримка топ-менеджменту, причому в довгостроковій перспективі. Часто ми стартуємо проєкт і в менеджменту є певний запал, інтерес, але далі він втрачається і, відповідно, весь настрій проєкту теж скочується в нікуди. Тому з точки зору спонсорів і замовників дуже важлива постійна підтримка проєкту, мотивація, виділення ресурсів, вплив на прискорення проєкту, участь в ескалаціях тощо. Це цінно для успішної реалізації.

Наступні два пункти, які ми виділили, не стільки впливають на успіх проєкту, скільки на тривалість і на те, як проєкт буде легко або складно зроблено:

• Рівень побудови бізнес-процесів компанії. Тобто те, як зараз у вас будуються бізнес-процеси з логістики, виробництва, закупівель, планування, S&OP. Як комунікують між собою відділи, як взаємодіють між собою різні служби, наскільки легко чи складно ухвалюються рішення, наскільки бюрократизовані процеси. Це також є великим прискорювачем у проєкті, якщо дійсно процеси в компанії налаштовані належним чином.
• Готовність облікової системи, або ступінь використання облікової системи. Чи є формалізовані параметри, які необхідні для управління, чи використовуєте ви облікову систему для операційного та актуального відображення подій, операцій, які відбуваються (по приходу, витраті, списанню, і тд). Тобто те, наскільки готова ваша облікова система до того, щоб бути автоматизованою іншим процесом.
• Як бонусний фактор, який також допомагає в успішному впровадженні проєктів, це залученість і зацікавленість IT-фахівців. Це важливі люди в наших проєктах, і якщо їм цей проєкт не несимпатичний, то проєкти, як правило, впроваджуються дуже складно. Якщо ж IT-фахівці налаштовані так, щоб процес інновацій відбувався в компанії якнайшвидше, то і проєкт рухається з іншою атмосферою і темпами.

Вебінар, де говоримо про автоматизацію управління запасами та інтеграцію системи Intuiflow з іншими ERP

Завершення

Мотивація IT-фахівців і всієї команди – ключовий аспект нашої діяльності при впровадженні проєктів. Ми не тільки усвідомлюємо важливість мотивації, а й маємо в своєму розпорядженні ефективні інструменти, які рекомендуємо для додаткової підтримки наших команд. Наш досвід в управлінні проєктами дозволяє нам робити це правильно. Саме такі інновації та багаторічний досвід допомагають нам успішно рухатися вперед і досягати результатів в ефективному управлінні запасами.