Розуміння процесу контролю запасів: методи та найкращі практики

Товарні запаси є основним активом будь-якого роздрібного бізнесу. Ефективне управління та контроль запасів допомагає бізнесу залишатися прибутковим, максимізувати дохід, ефективно використовувати запаси, уникати надлишків та зменшувати кількість списаних товарів. Що таке контроль запасів?

Контроль запасів іноді може бути синонімом управління запасами, оскільки і управління, і контроль допомагають підтримувати фінансову стійкість бізнесу та задовольняти попит клієнтів.

Це складний ланцюг операцій, який контролює зберігання, поповнення, класифікацію, зберігання, обіг і відстеження продукції. Контроль запасів – це багатофункціональний і багаторівневий процес.

Контроль запасів: елементи та функції

Основні функціональні аспекти системи управління запасами включають:

• специфікацію товарів, їх ідентифікаційні номери та типи;
• зберігання інформації про серійні номери товарів;
• впровадження та контроль штрих-кодів;
• визначення пріоритетності товарів за АВС-аналізом;
• процес поповнення запасів;
• управління переліком запасів;
• складські звіти в режимі реального часу;
• відстеження місцезнаходження товарів у реальному часі;
• контроль зберігання запасів;
• бухгалтерські та податкові операції, пов’язані з управлінням складом;
• синхронізація складських запасів з продажами.

В чому полягає важливість системи контролю запасів?

Якщо бізнес не контролює свої запаси, це може призвести до виникнення затримок із замовленнями або надлишків, що є ризикованим для фінансових показників та лояльності клієнтів. Товарні надлишки – це сукупність непроданих товарів, які заморожують операційний капітал і зрештою стають “мертвим” запасом, що підлягає списанню або ліквідації. Нестача ж товарів призводить до незадоволення клієнтів, оскільки продавець не може вчасно надати їм бажані товари. Якщо контроль запасів впроваджено правильно, то бізнес повністю контролює управління своїми запасами.

Оптимізуючи процеси контролю запасів, бізнес також може впорядкувати процеси ланцюжка постачань, зменшивши витрати на логістику, зберігання та транспортування.

Методи контролю запасів

Отже, основні функції систем управління запасами зрозумілі: вони допомагають ритейлерам ефективно витрачати кошти на поповнення запасів, а також збільшувати грошові потоки за рахунок раціонального внутрішнього контролю над складом. Розповімо про основні методи, які використовують ці системи:

1.EOQ або Economic Order Quantity (Економічна Кількість Замовлення)

Ця формула розраховує необхідну кількість запасів, використовуючи наступні показники:

• Q – економічний кількість замовлення (одиниць);
• S – вартість замовлення за одну покупку;
• D – попит в одиницях;
• H – собівартість одиниці товару.

Читайте докладніше про цю формулу

2. Формула часу повторного замовлення

У той час як формула економічного обсягу замовлення вказує на економічно ефективний обсяг необхідного запасу, формула часу повторного замовлення розраховує правильний час для замовлення товару:

Час на виконання замовлення + резервний запас = час повторного замовлення

Час виконання замовлення (Lead-time) — це кількість днів, необхідних для того, щоб товар був доставлений на ваш склад після того, як ви зробили замовлення постачальнику. Для компаній, що працюють на китайському ринку і відправляють свої запаси з Китаю, цей показник має вирішальне значення. Коли ми говоримо про рутинні регулярні замовлення, уявіть, наскільки важливим він стає під час будь-яких логістичних збоїв, страйків, сплесків попиту або сезонних поставок.

Щоб розрахувати потребу в часі виконання замовлення, перемножте два числа: час виконання замовлення на конкретну позицію та середньодобове споживання цієї позиції

Страховий запас — це “подушка”, буфер наявних товарів на вашому складі. Щоб його розрахувати, перемножте найбільше (максимальне) щоденне споживання товару і найбільший термін виконання замовлення для цієї позиції (в днях). Потім перемножте середнє щоденне споживання товару і середній час виконання замовлення (у днях). Нарешті, відніміть останнє число від першого. Вуаля, ця різниця і є вашим страховим запасом в штуках/одиницях.

Приклад:

Важливо, що ефективний контроль запасів потребує поєднання цих двох методів, як EOQ, так і часу повторного замовлення.

Однією з переваг систем управління запасами є те, що вони виконують ці розрахунки автоматично, і все, що вам потрібно зробити, це увімкнути сповіщення – система автоматично повідомить вас про час і кількість повторного замовлення.

Практики контролю запасів та KPI

Правильні ключові показники ефективності (KPI) є фундаментальними для ефективного управління запасами, оскільки ці показники визначають майбутню продуктивність і прибуток. Більшість KPI пов’язані з запасами як основним активом роздрібного бізнесу та з продажами як кінцевим результатом у роздрібній торгівлі.

Варто також розуміти, що багато KPI “розмивають” значення кожного окремо, ба більше — не дають повної картини. Тому варто визначити як якість, так і кількість KPI в кожній сфері бізнесу, якою ви керуєте.

Типові показники для управління запасами:

1. Витрати на запаси

Це дає загальне уявлення про інвестиції компанії в запаси на даний момент і в динаміці. Крім відстеження цього показника в моменті і динаміці, оцінка структури запасів демонструє, скільки коштує компанія з точки зору страхового запасу, товарного запасу, надлишків і фактичного запасу для продажу.

Нижче наведено приклади структури запасів двох продуктових ритейлерів (сіра зона — страхові запаси та запаси на полиці, зелена зона — запаси для продажу, фіолетова — надлишкові запаси):

2. Продажі

Продажі в закупівельних цінах (собівартість продажів) і в цінах продажу. По суті, в ритейлі всі працюють на продажі. Що стосується категорійного менеджменту, то продажі аналізуються за категоріями в розрізі торгових точок, постачальників та іншої аналітики.

3. Надлишки

Показує % і вартість запасів, які утворилися в результаті збільшення замовлень або значного падіння споживчого попиту. Окрім самого надлишку, варто також оцінити, як довго цей надлишок знаходиться в магазині або на складі.

4. Втрачені продажі

Показує % і вартість статистично потенційних продажів, які не відбулися через відсутність товару на складі. Отримати точний % втрачених продажів непросто через специфіку самого показника. Але це не означає, що при аналізі ефективності управління запасами варто взагалі відмовитися від врахування цього показника.

В системі ABM Inventory є спеціальний звіт про статистику і причини втрачених продажів, який показує зміни в динаміці показника як по окремій категорії товарів, так і по групах.

5. Рівень сервісу

Це % наявності товарів з асортиментної матриці на полицях магазину. Це схоже на втрачені продажі, але вимірюється в одиницях, а не в грошах.

6. Співвідношення запасів до продажів

Співвідношення запасів до продажів показує, на скільки днів продажів вистачить поточного залишку.

Підсумовуючи, можна сказати, що наведені вище KPI мають потенціал для збільшення прибутковості роздрібної торгівлі та забезпечення ясності щодо операційної діяльності в умовах, коли обставини постійно змінюються.

Впровадження програмного забезпечення для управління запасами у бізнесі

Кожен бізнес є унікальним, зі своїми індивідуальними потребами, KPI, цілями та стратегіями. Методи та способи контролю запасів різняться, але всі вони є прийнятними. Використання кожного методу залежить від розміру, моделі, політики та фінансових цілей вашого бізнесу. Ви можете комбінувати різні методи у своїй стратегії, однак майте на увазі, що занадто часте перемикання між методами контролю запасів може мати негативний вплив на фінансову звітність, облік та аналітику, оскільки різні методи використовують різні підходи та принципи.

Цей покроковий план ознайомить вас з основами впровадження системи контролю запасів у вашій компанії. Отже, для початку:

1. Визначте свої цілі та завдання

Що стосується запасів, то показник оборотності є одним з найбільш поширених, важливих і корисних індикаторів, який показує, скільки разів запаси продаються за рік/квартал/тощо. Щоб встановити ідеальні цілі щодо оборотності запасів, ви повинні взяти до уваги контрольні показники у вашій галузі та розрахувати норму прибутку для всіх запасів і кожного SKU.

Існує кілька інших показників, які слід враховувати і відстежувати, наприклад, вартість зберігання запасів, продажі запасів за день, співвідношення запасів до продажів тощо.

2. Наведіть лад на складі

Ефективне управління складом, включаючи переміщення, передачу та зберігання товарів, є одним з найважливіших елементів управління запасами. Все залежить від здорового глузду — якщо на вашому складі безлад або товари розміщені хаотично, ви навряд чи зможете забезпечити стабільний потік продажів, поставок і руху запасів. Розгляньте циклічну інвентаризацію як спосіб підрахунку запасів і контролю кількості товарів.

3. Інвестуйте час і зусилля в маркування та категоризацію продукції

Якщо товари важко знайти та ідентифікувати, вам знадобиться більше робочої сили та більше часу на виконання замовлень і логістику. Якщо товари шукають, а рух “вхід-вихід” контролюється вручну, ймовірність людської помилки зростає. Щоб залишатися економічно ефективними та зменшити наслідки, спричинені людськими помилками, створіть зручну та легко класифіковану систему для всіх ваших товарів та продуктів. Метод ABC класифікації та аналізу запасів, заснований на прибутковості товарів і вартості продажу, є одним з найефективніших варіантів, який варто розглянути.

4. Слідкуйте за новими технологіями управління запасами

Деякі власники малого бізнесу здійснюють контроль за допомогою таблиць Excel, яка має 2-3 функції, і заповнюють усі складські дані вручну. Ручний контроль запасів вимагає інвестицій у людський капітал, оскільки людина відповідає за фіксацію навіть найменших переміщень товарів, відстеження назв товарів, їх типів, місцезнаходження, кількості тощо.

Навпаки автоматизовані системи контролю запасів можуть виконувати ці функції за лічені секунди, заощаджуючи час і кошти. Нові технології можуть автоматично запобігати надмірним запасам і незавершеним замовленням, відстежувати споживчий попит і відповідно до нього вирівнювати рівень запасів, прогнозувати наступне замовлення на склад, аналізуючи продажі та рух товарів, управляти складськими системами та системами штрих-кодів і, навіть, аналізувати майбутні тенденції у продажах.

Спираючись на багаторічний досвід наших клієнтів з різних сфер роздрібної торгівлі, ми проаналізували всі слабкі сторони бізнесу і створили найефективнішу систему управління запасами – ABM Inventory.

Це хмарне рішення допоможе вам швидко і точно визначити зони, які потребують особливої уваги. Це допоможе оптимізувати замовлення та доставку в найкоротші терміни, що призведе до успішної реалізації подальшої стратегії розвитку компанії.

Крім того, за допомогою системи ABM Inventory ви можете мінімізувати фактор людської помилки при формуванні замовлень, спираючись виключно на точні дані, отримані в результаті складних алгоритмічних розрахунків для визначення реальної потреби по окремому SKU в кожній точці зберігання запасів.

Висновки

Завжди пам’ятайте про необхідність використання належним чином інтегрованої системи управління запасами у вашій діяльності. Прогнозування попиту, ведення обліку складських даних і вчасне поповнення запасів — це виснажлива робота, яка вимагає точного планування.

Система управління запасами покликана допомогти вам: вона не тільки забезпечить стабільний грошовий потік, управління запасами, ефективність системи сканування штрих-кодів і задоволеність клієнтів, але й підтримає відносини з постачальниками та синхронізує всі складські процеси.