Як обрати систему управління товарними запасами для мережі магазинів?

Сфера управління товарними запасами нині зазнає значних трансформацій. Протягом останніх кількох років впровадження автоматизації кардинально змінило перспективи розвитку роздрібної торгівлі. У зв’язку з тим, що бізнес і операції стають все більш складними та розвиненими, вони потребують більш ефективних рішень для управління запасами, кращого планування і процесу контролю запасів. Для того, щоб залишатися на передових позиціях у конкурентній боротьбі на ринку та відповідати очікуванням клієнтів, ритейлерам уже недостатньо використовувати базові інструменти управління запасами. Натомість стає критично важливим впровадження комплексних інтелектуальних систем, здатних оптимізувати робочі процеси, підвищити продуктивність праці та сприяти зростанню прибутковості бізнесу. Методи роботи з товарними запасами зазнали змін не так давно. У 2010-х роках компанії здебільшого покладалися на електронні таблиці для управління запаси. Цей процес часто був неорганізованим, здійснювався без чіткої стратегії або методології, що призводило до хаотичного формування замовлень у кожному магазині.

Однак, сучасний ринок ритейлу пережив значні зміни, зокрема завдяки автоматизації, яка трансформувала бізнес-моделі. Завдання, які раніше виконувались працівниками, тепер автоматизовані та виконуються за допомогою технологій. Автоматизовані системи управління запасами можуть бути більш ефективними порівняно з традиційними методами з кількох причин:

• Людський фактор може впливати на об’єктивність управління запасами через особисті інтереси, наприклад, отримання грошових заохочень від постачальників за просування певних продуктів.
• Співробітники можуть бути більше зосереджені на досягненні особистих показників ефективності (KPI), а не на стратегічних цілях компанії, що може призвести до неоптимального управління запасами.

Наприклад, якщо відділ продажів ставить перед собою мету зменшити рівень списань, вони можуть вирішити замовляти менше “ризикованих” товарів з низьким попитом, тримаючи їх в обмеженій кількості. І навпаки, коли KPI людей пов’язані з обсягами продажів, вони можуть надавати перевагу товару, що краще продається, вручну перезамовляючи популярні позиції та ігноруючи ті, що мають менший попит. Така практика може спотворити баланс асортиментної матриці та вплинути на ефективність всього ланцюга постачання.

Ці та багато інших чинників посприяли активному розвитку онлайн-систем управління товарними запасами, які базуються на технологіях, замість ручної праці. Такі системи дозволяють автоматизувати процес формування та відправлення замовлень, мінімізуючи людське втручання.

Онлайн-системи управління запасами прийшли на зміну таблицям Excel і вбудованим модулям ERP-систем, які функціонували на основі дуже простих алгоритмів min/max і не були адаптовані для роботи з різноманітними категоріями товарів. ERP-системи не мали повної автоматизації, тому співробітники часто покладались на “старі добрі” електронні таблиці Excel і вручну керували процесом формування замовлень. Програмне забезпечення використовувалось переважно для генерації статистики замовлень, залишаючи за людьми ручний розрахунок необхідних обсягів замовлень для кожної товарної позиції. Такий підхід вимагав значних часових витрат і був недостатньо ефективним.

Сучасні системи управління товарними запасами радикально змінили спосіб формування замовлень, виключивши людський фактор з цього ланцюга. Автоматизовані програмні рішення аналізують дані про продажі тисяч товарних позицій, відстежують динаміку попиту та автоматично визначають оптимальний рівень товарних запасів.

Схоже на мрію кожного ритейлера, чи не так?

Проте варто зауважити, що навіть найрозумніші сучасні технології – це не чарівна паличка, і без належного стратегічного планування бізнес-процесів жодне програмне рішення не здатне забезпечити зростання прибутків.

Система управління запасами та ритейл

У сфері роздрібної торгівлі фінансові результати тісно пов’язані з періодом операційного циклу — часовим проміжком, на котрий впливає швидкість оборотності запасів та тривалість відстрочки платежів постачальникам. Чим більша тривалість цього часового проміжку, тим більше коштів доступно для операційної діяльності та розвитку.

Відстрочка платежу зазвичай надається довіреним учасникам ринку, тому її умови часто залежать від ринкової цінності вашої компанії та вміння ваших співробітників спілкуватися з виробниками та постачальниками.

Показник оборотності запасів

є ключовим індикатором ефективності управління запасами. Оборотність запасів розраховується на основі даних про запаси та продажі за певний період часу, показуючи кількість днів або місяців до наступного поповнення запасів. На оборотність запасів впливає асортиментна матриця, ефективність асортименту та використовувана система управління запасами.

Системи управління запасами — це сукупність бізнес-процесів, спрямованих на підтримку оптимального рівня доступності товарів асортиментної матриці для задоволення попиту покупців. До таких бізнес-процесів належать:

• своєчасне поповнення запасів магазинів та центрального складу, включаючи товари постійного попиту, акційні та сезонні товари (з урахуванням всіх обмежень ритейлера і постачальників);
• аналіз ключових показників ефективності управління запасами;
• швидке реагування на виникаючі проблеми;

Для прикладу розглянемо ритейлера, який керує 30 магазинами з середнім асортиментом у 5 000 найменувань товарів. Це означає, що він має відстежувати та контролювати близько 150 000 товарних позицій, кожна з яких має свій попит, пропозицію та категорійні показники. Щоб розрахувати кількість товару необхідну для поповнення запасів, необхідно проаналізувати кожну позицію, попит на неї та історичні дані продажів.

Виконання такої кількості розрахунків вручну або за допомогою електронних таблиць вимагає значної кількості часу та несе ризик механічних помилок і неточностей. В таких випадках в пригоді стане автоматизована система управління запасами, яка за допомогою сучасних алгоритмів виконує всі розрахунки та аналіз і надає кінцевий результат керівнику, тим самим дозволяючи йому зосередитись на більш важливих питаннях зі стратегічного планування, покращення KPI та розвитку бізнесу.

При виборі нової або модернізації наявної системи управління запасами важливо звернути увагу на такі аспекти:

• Формування замовлень з точним обсягом товарів для поповнення запасів по кожному SKU в кожному магазині.
• Відстеження та аналіз попиту з урахуванням сезонних, святкових та акційних сплесків попиту.
• Практична та зрозуміла аналітика для моніторингу ключових показників ефективності управління запасами.

Обовʼязкові функції та характеристики системи управління запасами:

1. Високий рівень автоматизації та якісний UI/UX.

Якісне програмне забезпечення для управління запасами може створювати індивідуальні списки пріоритетних завдань для кожного користувача. Користувач може відстежувати поточні рівні необхідних запасів, мати під рукою графіки замовлень і постачання, а також мати доступ до прикладних персоналізованих звітів про надлишки запасів, дефіцит, затримки постачання тощо. Більше того, система може швидко реагувати на ймовірні помилки та негайно надсилати сповіщення користувачам.

Зручність використання та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс визначають ефективність всієї системи. Працівники всіх рівнів повинні вміти читати й розуміти дані, а також швидко вчитися працювати з системою.

2. Покращення фінансових показників компанії.

Як онлайн-система управління запасами може сприяти збільшенню прибутку?

• шляхом автоматизованого відстеження запасів і розрахунку поповнення запасів для кожного SKU в кожному магазині, підрахунку запасів в реальному часі та їх оновлення з урахуванням останніх змін попиту, графіка постачання, змін в пакуванні й т.д.;
• за допомогою автоматизованого поповнення запасів і переміщення товарів у ланцюжку постачання компанії, генеруючи та відправляючи замовлення постачальникам, на склади, в магазини, здійснюючи крос-докінг;
• шляхом індивідуалізованого налаштування обсягів поповнення запасів для магазинів і розподільчих центрів на основі аналізу сезонного попиту, низьколіквідних, швидкопсувних, акційних товарів, піків попиту на них.

Кожна товарна категорія є унікальною. Розраховуючи показники поповнення і контролю товарів, система управління запасами повинна аналізувати особливості товару. Наприклад, якщо ви продаєте “сухі” товари, ваша система управління запасами повинна враховувати:

• середньодобовий попит;
• сезонний попит;
• заплановані акції та розпродажі;
• репутацію та надійність постачальника.

Якщо ви продаєте свіжі товари, вам потрібно також враховувати ці 3 фактори:

• коливання попиту залежно від дня тижня;
• орієнтація на цільову аудиторію та мерчандайзинг, наявність товару на полицях для цільових покупців;
• термін придатності.

Онлайн-система управління запасами повинна адаптувати свої показники до всіх факторів і мати повністю настроюваний та гнучкий алгоритм, щоб відповідати потребам кожного бізнесу та підлаштовуватися під його цілі.

Наприклад, коли система формує замовлення для відправки на головний склад, алгоритм повинен включати наступні метрики:

• попит на продукцію для кожного магазину;
• промо-акції та розпродажі для кожного магазину;
• сезонний попит;
• продажі з розподільчого центру;
• інші фактори, які можуть вплинути на замовлення в межах одного ланцюга постачання.

3. Додатковий функціонал для формування замовлень та поповнення запасів:

• Оптимізація обсягів замовлення (по вартості замовлення, вазі, палетах, кількості товару). Система розраховує та аналізує вхідні відомості та дані отримані в режимі реального часу і коригує кількість замовлень (збільшує, якщо постачальник, наприклад, має мінімальні умови замовлення, і зменшує, якщо є якісь бюджетні обмеження на вихідні замовлення).
• Розподіл замовлень відповідно до логістичних вимог (вантажність транспортного засобу/кількість транспортних засобів тощо).
• Можливість додавання товарів-замінників при формуванні замовлення (товари-замінники – це схожі/взаємозамінні товари, які одночасно присутні в асортиментній матриці).
• Відстеження продуктів-замінників (якщо один з продуктів вже присутній в асортиментній матриці, а клієнт не відчуває різниці та не має жодних переваг).
• Робота з альтернативними додатковими постачальниками.

4. Промо-акції та управління сезонними запасами:

• Автоматизований розрахунок замовлень і поповнення запасів для задоволення попиту після завершення промо-акції/сезонного періоду.
• Аналіз показників сезонного попиту (цей компонент варіюється залежно від продукту/магазину/місяця/тижня/сезону).
• Аналіз логістичних перебоїв у сезон свят (Іноді під час розпалу сезону або під час свят постачальники не в змозі виконати та доставити замовлення. Система автоматично фіксує такі періоди та надсилає ваші замовлення ще до їх початку. В результаті ви будете готові і вам не доведеться розміщувати замовлення в розпал гарячого сезону).
• Підготовка до сезону акцій/розпродажів. Система автоматично розраховує запаси, необхідні для того, щоб задовольнити попит на акційні товари.
• Відстеження попиту на акційні товари в режимі реального часу та коригування акційних пропозицій. Гнучкий підхід до управління промо-акціями дозволяє призупинити або припинити промо кампанії для певних товарів, якщо вони не продаються ефективно.
• Точне відстеження попиту в режимі реального часу. Система аналізує дані про продажі під час промо-акцій і відповідно коригує рівень запасів.
• Відстеження додаткових акційних розміщень від постачальників для різних товарів.
• Контроль рівня запасів на кінець акції (цей функціонал може бути застосований до будь-якого заходу з розпродажу, промо-кампанії, а також для управління товарами, що виходять з обігу).
• Візуальне відображення даних та аналітика. Дані представлені наочно для порівняння та аналізу продажів і попиту по кожній акції/кожному товару.

5. Пошук та усунення проблем і контроль показників ефективності:

• Динамічна аналітика в реальному часі, що дає цілісний погляд на всі показники ефективності: дефіцит, надлишок, швидкість обороту, доступність, витрати на утримання запасів, обсяги продажів.
• Індикація завдань, що потребують негайної уваги (наприклад, зменшення запасів, необхідних для промо-акції).

6. Контроль та прозорість даних:

• Можливість за лічені секунди сформувати список надлишкових або недостатніх запасів, переглянути історію замовлень і рух замовлень по кожній позиції на складі, щоб швидко реагувати на будь-які зміни.
• Логування змін, внесених користувачами в систему.

7. Аналітика в режимі реального часу:

Гнучкий інструмент звітності для швидкого та ефективного аналізу втрачених продажів, надлишкових запасів, наявності та оборотності запасів, з фільтрами даних для кожного складу, відповідального працівника, типу товару.

• Звіти про надійність, своєчасність та повноту виконання замовлень від кожного постачальника.
• Звіти про оборотність та рівень доступності запасів.
• Відстеження метрик за принципом Like for Like.
• Окремі інструменти звітності для товарів категорії Fresh, поточних та завершених акцій.
• Відстеження змін, внесених користувачами (показує зміни, внесені кожним користувачем).

8. Крос-платформна інтеграція та гнучкість:

• Ви можете увійти в систему з будь-якого пристрою з будь-якої точки світу!
• Гнучкі налаштування, які можна дуже швидко адаптувати до будь-яких потреб бізнесу. Вам не потрібно вкладати кошти у зміни коду та додаткове програмування. Гнучкість – це новий must-have 2020-х років.
• Легка та плавна інтеграція з будь-якою системою звітності.
• Висока швидкість роботи.

9. Постійна технічна підтримка провайдера в режимі 24/7

Підбиваємо підсумки! Обираючи систему управління запасами, варто звернути увагу на:

• Ефективність алгоритмів поповнення запасів та адаптивність до волатильності ринку та попиту.
• Простоту і зручність інтерфейсу.
• Гнучкість та адаптація до потреб вашого бізнесу.
• Можливість отримання прозорої аналітики в режимі реального часу, відстеження ефективності та KPI.
• Наявність розумної системи сповіщень для співробітників, які працюють з запасами, для запобігання або швидкого реагування на потенційні ризики.

Цей функціонал швидко стає новим галузевим стандартом у роздрібній торгівлі та управлінні запасами. Системи управління запасами, що працюють на основі цих стандартів, є основою кожного успішного підприємства роздрібної торгівлі. Автоматизація запасів – це ключ до досягнення фінансових цілей.

Як досягти своїх бізнес-цілей?

По-перше, визначте, чи відповідає ваша система управління запасами галузевим стандартам. Чи маєте ви напрямки, які потрібно вдосконалювати? Вони можуть стати точкою росту для вашого бізнесу.

Сучасні програмні рішення базуються на різних методологіях, проте найкращого результату можна досягти, поєднуючи механізми аналізу та прогнозування. Такий підхід успішно використовує система автоматичного поповнення запасів ABM Inventory, допомагаючи ритейлерам підвищити оборотність, збільшити продажі і досягти 100% прозорості в аналітиці.