Автоматизація логістики: Як зробити процес впровадження швидким і безболісним?
Якщо говорити про ключові проблеми, з якими стикаються підприємці, це:
- високі витрати на утримання автопарку;
- нерентабельні перевезення;
- врахування всіх умов перевезення та індивідуальні вимоги;
- відсутність оптимізації маршрутів;
- неорганізована система управління та обліку;
- негативний вплив людського фактора.
Я вважаю, що останній пункт є ключовим у процесі управління транспортною логістикою. Сьогодні цілком можна уникнути впливу людського фактора на процеси в компанії, що часто викликає негативне ставлення з боку менеджерів через острах їхнього усунення через непотрібність. Але існує незаперечний факт: автоматизація логістики в рази збільшує продуктивність роботи самої компанії. Менеджерів можна «заспокоїти» тим, що повністю автоматизувати всі процеси не вдасться, і їхнім завданням буде контроль за виконанням та оптимізацією.
Багато компаній приходять до того, що їм вкрай необхідно автоматизувати логістику. Із прикладів автоматизації: у компанії «Люстдорф» була гостра потреба скоротити час планування маршрутів, уникнути “людського фактора” і знизити витрати. Компанія «Епікур» більше потребувала підвищення якості обслуговування клієнтів, а ось «МХП» поставили за мету виявити перепробіги.
Обговоріть усі нюанси з менеджером проєкту
За своєчасне впровадження змін і якнайшвидше отримання ефектів відповідає менеджер проєкту. Основними його функціями є постановка і контроль виконання завдань, дотримання дедлайнів, координація та реагування на всі запити, що виникають.
Як показує моя практика – часто керівники докладають проєктні завдання додатково до операційної діяльності. Роль проєктного менеджера виконує логіст, якому набагато простіше працювати «по-старому», впроваджувати новий проєкт немає ні бажання, ні часу. У підсумку, з боку менеджерів виникає саботаж, що часто значно гальмує роботу.
З особистого досвіду скажу: якщо компанія наймає менеджера для реалізації проєкту на фіксовану оплату, нехай навіть на тимчасовій основі, це прискорює процес введення системи в рази.
Щоб не бути голослівним, покажу це на прикладі відомої всім компанії «Metro Cash&Carry». Компанія найняла спеціального проєктного менеджера, згідно з його контрактом – велика частина заробітної плати залежала саме від результатів впровадження проєкту. Результати роботи менеджера з автоматизації логістики не змусив себе чекати, і цифри говорять самі за себе:
- автоматизація логістичних процесів за 9 місяців у 6 філіях;
- зниження витрат на доставку на 13%;
- зростання продажів на 11% за 6 місяців;
- скорочення несвоєчасних доставок на 80%;
- після зазначеного зростання продажів нові машини не купували.
Невід’ємною частиною автоматизації логістики є налаштування обміну даних, а саме, завантаження замовлень з облікової системи та маршрутів до неї. Таким чином зменшується вплив людини та ймовірність помилки, не кажучи вже про прискорення процесу.
З особистого досвіду скажу, що бувають компанії, в яких налаштування обміну даними робиться за ніч, а буває, що це займає близько півроку. Це залежить від зберігання даних у компанії та залучення IT-фахівця.
Найчастіше в компаніях один-два IT-фахівці в штаті або відділ розробки перебуває на аутсорсі. Всі вони щодня «гасять пожежі в компанії» і не переходять до стратегічно важливих завдань. Тому дуже важливо донести пріоритетність завдання до вашого фахівця, і заохотити його фінансово за виконання в стислі терміни.
Розробіть бонусну програму для логістів
Важливо пояснити логістам і те, що при впровадженні системи, в їхній роботі буде необхідність. Головний акцент необхідно зробити на тому, що система не замінить їх, а автоматизує багато з їхніх робочих моментів. Іншими словами, вона зміщує фокус з ручної роботи над маршрутами на роботу з даними – пошук нерентабельних точок, коригування даних, взаємодія з комерційним департаментом, робота з водіями. Наприклад, якщо є можливість завантажувати дві машини замість однієї, доставка стане дешевшою на 15%, а отже з’являться кошти на модернізацію складу.
Дайте зрозуміти, що TMS (Transport management system – система управління транспортом) – це інструмент підвищення ефективності. Це не «замість», а «на допомогу» логістам.
Запропонуйте бонусну програму і схваліть сплановані в системі маршрути. На перших етапах це можуть бути не найоптимальніші рішення з ручними правками, але ви нічого не втрачаєте, тому що відповідальність за якісну доставку все одно залишається на логісті. Далі, коли ви вже отримали перші дані, можна давати бонуси тільки за якісно складений і виконаний маршрут – немає порушень часових вікон за планом, витрати в межах норми.
Так, наприклад, на першому етапі ви можете впровадити фіксований бонус, якщо маршрути сплановані в TMS. Якщо в TMS є всі маршрути за всі дні доставки місяця, то оплачуємо 100% бонусу, якщо менше половини маршрутів сплановано в системі, бонус співробітник не отримає.
Коли персонал звикає до нововведення, слід перейти до другого етапу – нараховувати бонус тільки за якісно сплановані маршрути, без порушень. На цьому етапі ви вже отримуєте повернення вкладених коштів. Оскільки всі клієнти вже стали отримувати продукцію вчасно, лояльність підвищується, а разом з нею і обсяг замовлень.
Третій етап – перехід до виплати бонусу за контроль виконання маршрутів.
У середньому тривалість кожного етапу 3-4 тижні.
Контролюйте KPI водіїв
Водій отримує накладні, розкладає їх у зручному йому порядку, водночас нікуди не поспішає, може заїхати додому або робити перерви, коли забажає. Як наслідок запізнення до клієнтів, скарги та збитки компанії – знайома ситуація? І при цьому бачите ви це вже за фактом. Тепер, коли всі дані вже оцифровані, можна починати планувати чіткі KPI, і вести контроль за їх виконанням у режимі реального часу.
Як показує досвід, спочатку використання ТМS, порядок проїзду дотримується менш, ніж на 50%. Через це перепробіг становить 15-30%. Чималенька сума зайвих витрат, чи не так? Якщо з цим працювати, перепробіги знижуються до 5%, а своєчасність зростає до 95-100%.
Перше, на що варто звернути особливу увагу – контроль правильного виконання маршруту. Використання TMS, інтегрованої з GPS, дає змогу відстежувати не тільки виконання маршруту, а й бачити планові показники. Водії розуміють: тепер ви відстежуєте будь-які перепробіги. Щоб скоротити рівень саботажу, важливо пам’ятати про мотивацію і заохочення за якісно виконані маршрути. Заробітну плату рекомендую нараховувати у вигляді ставки і бонусної системи, яка нараховується за вивантажені кілограми, відвідані (вчасно і в заданій послідовності) точки, за плановий кілометраж (щоб вирівняти обласні та міські маршрути), і за мінімальний перепробіг.
Таке рішення дуже допомогло компанії «Епікур». Раніше водії отримували фіксовану оплату за статичні маршрути. Після впровадження ТМS зросла ефективність використання транспорту. Система дає змогу отримати більше точок на маршрут і більший тоннаж для використання оптимальної кількості автомобілів. Це означає, що водіям довелося працювати більше, ніж раніше за таких самих оплат. Застосування такої мотивації дає змогу не тільки усунути негатив, а й підвищити бажання водіїв робити більший обсяг роботи.
Автоматизація логістики – робота цілої команди фахівців, які розуміють свої зони відповідальності та мотивовані не тільки на отримання особистого фінансового ефекту, а й компанії в цілому.
Під час роботи з персоналом, який бере участь у процесі впровадження, оптимальним буде поєднання індивідуальної матеріальної та нематеріальної мотивації. Це дасть змогу, з одного боку, дати зрозуміти людям, що вони є частиною команди і вносять вагомий внесок у компанію, а з іншого боку – вони будуть щедро винагороджені за ефективну роботу.
