Как выбрать систему управления товарными запасами для сети магазинов?

Сфера управления товарными запасами сейчас находится в состоянии значительных трансформаций. В течение последних нескольких лет внедрение автоматизации кардинально изменило перспективы развития розничной торговли. В связи с тем, что бизнес и операции становятся все более сложными и развитыми, они нуждаются в более эффективных решениях для управления запасами, а также в более качественном процессе планирования и контроля запасов.

Чтобы оставаться на передовых позициях в конкурентной борьбе на рынке и соответствовать ожиданиям клиентов, ритейлерам уже недостаточно использовать базовые инструменты управления запасами. Сейчас стало критически важным внедрение комплексных интеллектуальных систем, способных оптимизировать рабочие процессы, повысить производительность труда и способствовать росту прибыльности бизнеса.

Методы работы с товарными запасами начали меняться не так давно. В 2010-х годах компании в основном полагались на электронные таблицы для управления запасами. Этот процесс часто был неорганизованным, осуществлялся без четкой стратегии или методологии, что приводило к хаотичному формированию заказов в каждом магазине.

Однако, современный рынок ритейла прошел через существенные изменения, в частности благодаря автоматизации, которая трансформировала бизнес-модели. Задачи, которые ранее выполнялись работниками вручную, теперь автоматизированы и выполняются с помощью технологий. Автоматизированные системы управления запасами могут быть более эффективными по сравнению с традиционными методами по нескольким причинам:

• Человеческий фактор может влиять на объективность управления запасами в силу личных интересов, например, получение денежных поощрений от поставщиков за продвижение определенных продуктов.
• Сотрудники могут быть больше сосредоточены на достижении личных показателей эффективности (KPI), а не на стратегических целях компании, что может привести к неоптимальному управлению запасами.

Например, если отдел продаж ставит перед собой цель уменьшить уровень списаний, они могут решить заказывать меньше «рискованных» товаров с низким спросом, держа их в ограниченном количестве. И наоборот, когда KPI людей связаны с объемами продаж, они могут отдавать предпочтение лучше продаваемому товару, вручную перезаказывая популярные позиции и игнорируя те, которые пользуются меньшим спросом. Такая практика может нарушить баланс ассортиментной матрицы и повлиять на эффективность работы всей цепи поставок.

Эти и многие другие факторы поспособствовали активному развитию онлайн-систем управления товарными запасами, которые базируются на технологиях, вместо ручного труда. Такие системы позволяют автоматизировать процесс формирования и отправки заказов, минимизируя человеческое вмешательство.

Онлайн-системы управления запасами пришли на смену таблицам Excel и встроенным модулям ERP-систем, которые функционировали на основе простейших алгоритмов min/max и не были адаптированы для работы с разнообразными категориями товаров. ERP-системы не имели полной автоматизации, поэтому сотрудники часто полагались на «старые добрые» электронные таблицы Excel и вручную управляли процессом формирования заказов. Программное обеспечение использовалось преимущественно для генерации статистики заказов, оставляя за людьми ручной расчет необходимых объемов заказов для каждой товарной позиции. Такой подход требовал значительных временных затрат и был недостаточно эффективным.

Современные системы управления товарными запасами радикально изменили способ формирования заказов, исключив человеческий фактор из этой цепи. Автоматизированные программные решения анализируют данные о продажах тысяч товарных позиций, отслеживают динамику спроса и автоматически определяют оптимальный уровень товарных запасов.

Похоже на мечту каждого ритейлера, не так ли?

Однако стоит заметить, что даже самые умные современные технологии — это не волшебная палочка, и без надлежащего стратегического планирования бизнес-процессов ни одно программное решение не способно обеспечить рост прибыли.

Система управления запасами и розничный бизнес

В сфере розничной торговли финансовые результаты тесно связаны с периодом операционного цикла — временным промежутком, который определяется скоростью оборачиваемости запасов и продолжительностью отсрочки платежей поставщикам. Чем больше продолжительность этого временного промежутка, тем больше средств доступно для операционной деятельности и развития.

Отсрочка платежа обычно предоставляется доверенным участникам рынка, поэтому ее условия часто зависят от рыночной ценности вашей компании и умения ваших сотрудников договариваться с производителями и поставщиками.

Показатель оборачиваемости запасов является ключевым индикатором эффективности управления запасами. Оборачиваемость запасов рассчитывается на основе данных о запасах и продажах за определенный период времени, показывая количество дней или месяцев до следующего пополнения запасов. На оборачиваемость запасов также влияет ассортиментная матрица, эффективность ассортимента и используемая система управления запасами.

Система управления запасами — это совокупность бизнес-процессов, направленных на поддержание оптимального уровня доступности товаров ассортиментной матрицы для удовлетворения спроса покупателей. К таким бизнес-процессам относятся:

• своевременное пополнение запасов магазинов и центрального склада, включая товары постоянного спроса, акционные и сезонные товары (с учетом всех ограничений ритейлера и поставщиков);
• анализ ключевых показателей эффективности управления запасами;
• быстрое реагирование на возникающие проблемы;

Для примера рассмотрим ритейлера, который управляет 30 магазинами со средним ассортиментом в 5 000 наименований товаров. Это означает, что он должен отслеживать и контролировать около 150 000 товарных позиций, каждая из которых имеет свой спрос, предложение и категорийные показатели. Чтобы рассчитать количество товара необходимое для пополнения запасов, нужно проанализировать каждую позицию, спрос на нее и исторические данные продаж.

Выполнение такого количества расчетов вручную или с помощью электронных таблиц требует значительного количества времени и сопряжено с риском механических ошибок и неточностей. В таких случаях поможет автоматизированная система управления запасами, которая с помощью современных алгоритмов выполняет все расчеты и анализ и предоставляет конечный результат руководителю, тем самым позволяя ему сосредоточиться на более важных вопросах касающихся стратегического планирования, улучшения KPI и развития бизнеса.

При выборе новой или модернизации существующей системы управления запасами важно обратить внимание на следующие аспекты:

• Формирование заказов с точным количеством товаров для пополнения запасов по каждому SKU в каждом магазине.
• Отслеживание и анализ спроса с учетом сезонных, праздничных и акционных всплесков спроса.
• Удобная и понятная аналитика для мониторинга ключевых показателей эффективности управления запасами.

Обязательные функции и характеристики системы управления запасами:

1. Высокий уровень автоматизации и качественный UI/UX.

Качественное программное обеспечение для управления запасами может создавать индивидуальные списки приоритетных задач для каждого пользователя. Пользователь может отслеживать текущие уровни необходимых запасов, имеет под рукой графики заказов и поставок, а также имеет доступ к прикладным персонализированным отчетам об излишках запасов, дефиците, задержках поставок и тому подобное. Более того, система может быстро реагировать на возможные ошибки и немедленно отправлять оповещения пользователю.

Удобство использования и интуитивно понятный интерфейс определяют эффективность использования всей системы. Работники всех уровней должны уметь читать и понимать данные, а также быстро учиться работать с системой.

2. Улучшение финансовых показателей компании.

Как онлайн-система управления запасами может способствовать увеличению прибыли?

• за счет автоматизированного отслеживания запасов и расчета пополнения запасов для каждого SKU в каждом магазине, подсчета запасов в реальном времени и их обновления с учетом последних изменений спроса, графика поставок, изменений в упаковке и т.д;
• с помощью автоматизированного пополнения запасов и перемещения товаров в цепочке поставок компании, назначая и отправляя заказы поставщикам, на склады, в магазины, осуществляя кросс-докинг;
• путем индивидуализированной настройки объемов пополнения запасов для магазинов и распределительных центров на основе анализа сезонного спроса, низколиквидных, скоропортящихся, акционных товаров, пиков спроса на них.

Каждая товарная категория является уникальной. Рассчитывая показатели пополнения и управления товарами, система управления запасами должна анализировать особенности товара. Например, если вы продаете «сухие» товары, ваша система управления запасами должна учитывать:

• среднесуточный спрос;
• сезонный спрос;
• запланированные акции и распродажи;
• репутацию и надежность поставщика.

Если вы продаете свежие товары, вам дополнительно нужно учитывать эти 3 фактора:

• колебания спроса в зависимости от дня недели;
• ориентация на целевую аудиторию и мерчандайзинг, наличие товара на полках для целевых покупателей;
• срок годности.

Онлайн-система управления запасами должна адаптировать свои показатели ко всем факторам и иметь полностью настраиваемый и гибкий алгоритм, чтобы соответствовать потребностям каждого бизнеса и подстраиваться под его цели.

Например, когда система формирует заказ для отправки на главный склад, алгоритм должен включать следующие метрики:

• спрос на продукцию для каждого магазина;
• промо-акции и распродажи в каждом магазине;
• сезонный спрос;
• продажи из распределительного центра;
• другие факторы, которые могут повлиять на заказ в пределах одной цепи доставки.

3. Дополнительный функционал для формирования заказов и пополнения запасов:

• Оптимизация объемов заказа (по стоимости заказа, весу, паллетам, количеству товара). Система рассчитывает и анализирует входные сведения и данные полученные в режиме реального времени и корректирует объем заказов (увеличивает, если поставщик, к примеру, имеет условия минимального заказа, и уменьшает, если есть определенные бюджетные ограничения на исходящие заказы).
• Распределение заказов в соответствии с логистическими требованиями (грузоподъемность транспортного средства/количество транспортных средств и т.д.).
• Возможность добавления товаров-заменителей при формировании заказа (товары-заменители — это похожие/взаимозаменяемые товары, которые одновременно присутствуют в ассортиментной матрице).
• Отслеживание продуктов-заменителей (если один из продуктов уже присутствует в ассортиментной матрице и клиент не чувствует разницы и не имеет никаких предпочтений).
• Работа с альтернативными дополнительными поставщиками.

4. Промо-акции и управление сезонными запасами:

• Автоматизированный расчет заказов и пополнение запасов для удовлетворения спроса по завершению промо-акции/сезонного периода.
• Анализ показателей сезонного спроса (этот компонент варьируется в зависимости от продукта/магазина/месяца/недели/сезона).
• Анализ логистических перебоев в сезон праздников (Иногда в разгар сезона или во время праздников поставщики не способны выполнить и доставить заказ. Система автоматически фиксирует такие периоды и отправляет ваши заказы еще до их начала. В результате вы будете готовы и вам не придется размещать заказы в разгар горячего сезона).
• Подготовка к сезону акций/распродаж. Система автоматически рассчитывает запасы, необходимые для того, чтобы удовлетворить спрос на акционные товары.
• Отслеживание спроса на акционные товары в режиме реального времени и корректировка акционных предложений. Гибкий подход к управлению промо-акциями позволяет приостановить или прекратить промо кампании для определенных товаров, если они не продаются эффективно.
• Точное отслеживание спроса в режиме реального времени. Система анализирует данные о продажах во время промо-акций и соответственно корректирует уровень запасов.
• Отслеживание дополнительных акционных размещений от поставщиков для разных товаров.
• Контроль уровня запасов при завершении акции (этот функционал применим к любой активности, будь то распродажа, промо-кампания, или же управление товарами, выходящими из оборота).
• Визуализация данных и аналитика. Данные отображаются наглядно для сравнения и анализа продаж и спроса по каждой акции/каждому товару.

5. Поиск и устранение проблем и контроль показателей эффективности:

• Динамическая аналитика в реальном времени, дающая целостный взгляд на все показатели эффективности: дефицит, избыток, скорость оборота, доступность, затраты на хранение товарных запасов, объемы продаж.
• Индикация задач, требующих немедленного рассмотрения (например, уменьшение запасов, необходимых для промо-акции).

6. Контроль и прозрачность данных:

• Возможность за считанные секунды сформировать список избыточных или недостаточных запасов, просмотреть историю заказов и движение заказов по каждой позиции на складе, чтобы быстро реагировать на любые изменения.
• Логирование изменений, внесенных пользователями в систему.

7. Аналитика в режиме реального времени:

Гибкий инструмент отчетности для быстрого и эффективного анализа упущенных продаж, избыточных запасов, уровня доступности и оборачиваемости запасов, с возможностью фильтрации данных для каждого склада, ответственного работника, или типа товара.

• Отчеты о надежности, своевременности и полноте выполнения заказов по каждому поставщику.
• Отчеты об оборачиваемости и уровне доступности запасов.
• Отслеживание метрик по принципу Like for Like.
• Отдельные инструменты отчетности для товаров категории Fresh, текущих и завершенных акций.
• Отслеживание изменений, внесенных пользователями (показывает изменения, внесенные каждым пользователем).

8. Кроссплатформенная интеграция и гибкость:

• Вы можете войти в систему с любого устройства из любой точки мира!
• Гибкие настройки, которые можно очень быстро адаптировать к любым потребностям бизнеса. Вам не нужно вкладывать средства в изменения кода и дополнительное программирование. Гибкость — это новый must-have 2020-х годов.
• Легкая и беспроблемная интеграция с любой системой отчетности.
• Высокая скорость работы.

9. Постоянная техническая поддержка провайдера в режиме 24/7

Подводим итоги! Выбирая систему управления запасами, следует обратить внимание на:

• Эффективность алгоритмов пополнения запасов и адаптивность к волатильности рынка и спроса.
• Простоту и удобство интерфейса.
• Гибкость и возможность адаптации к потребностям вашего бизнеса.
• Возможность получения прозрачной аналитика в режиме реального времени, отслеживание эффективности и KPI.
• Наличие умной системы оповещений для сотрудников, работающих с запасами, для предотвращения или быстрого реагирования на потенциальные риски.

Данный функционал сейчас стремительно становится новым отраслевым стандартом в розничной торговле и управлении запасами. Системы управления запасами, работающие на основе этих стандартов, являются основой каждого успешного предприятия розничной торговли. Автоматизация запасов — это ключ к достижению финансовых целей.

Как достичь своих бизнес-целей?

Во-первых, определите, соответствует ли ваша система управления запасами отраслевым стандартам. Есть ли у вас направления, которые нуждаются в совершенствовании? Они могут стать точкой роста для вашего бизнеса.

Современные программные решения базируются на различных методологиях, однако наилучшего результата можно достичь, сочетая механизмы анализа и прогнозирования. Такой подход успешно использует система автоматического пополнения запасов ABM Inventory, помогая ритейлерам повысить оборачиваемость, увеличить продажи и достичь 100% прозрачности в аналитике