Автоматизація продажів і управління магазинами мережі «Економ Плюс» в хмарному ABM Retail

Автоматизація продажів є необхідністю, коли рутинні операції і проблемні зони обліку починають негативно впливати на прибуток компанії. Досвідчені бізнесмени воліють продумувати такі ситуації наперед, ніж чекати поки проблеми почнуть спливати. Вони бачать в автоматизації бізнес-процесів не вирішення проблем, а спосіб, щоб їх не допустити і одночасно внести в свою справу все краще, що може принести користь.

«Економ Плюс» – це мережа магазинів крокової доступності (магазинів біля будинку), а також мережа магазинів алкогольних напоїв «Алкомаркет Дрінк Хата», розташованих в різних мікрорайонах м Запоріжжя і в окремих населених пунктах Запорізької, Харківської, Київської та Полтавської областей. На початок 2018 р мережа налічувала понад 50 магазинів, розташованих в 4 областях України. На сьогодні асортимент компанії в розрізі однієї торгової точки включає в себе близько 10 000 найменувань. Серед них як продукти харчування, непродовольчі товари, так і продукція власного приготування.

Завданням проекту було впровадити єдину систему обліку, яка дозволила б реалізувати інформаційний обмін між торговими точками і центральним офісом за торговельними операціями, продажів, закупівель, ціноутворення, виробництва готової продукції в режимі онлайн. Також підвищити ефективність бізнес-процесів, збільшити оборотність товарів і забезпечити прозорість аналітичної інформації.

Управління магазинами з ABM Retail. Потреби клієнта

Торгові точки і центральний офіс працювали в різних облікових системах із застарілою конфігурацією і великими розмірами баз. Не налагоджені канали обміну сприяли виникненню помилок і перешкоджали консолідації інформації в центральному офісі. Це ускладнювало прийняття управлінських рішень. Було прийнято рішення перейти на централізовану систему обліку магазинами для забезпечення ефективності роботи мережі і її подальшого розвитку.

Також була потрібна автоматизація процесів:

• ціноутворення;
• виробництва готової продукції (обліку і ціноутворення);
• управління категорійним асортиментом великої мережі магазинів, різних форматів.

Автоматизація продажів в магазині як ключ до успіху: особливості та опис проекту

Комплексна автоматизація продажів в магазині дозволяє консолідувати всі дані в єдину систему. На момент передпроектного обстеження ABM Retail практично повністю включав необхідний функціонал (з невеликою кількістю допрацювань під клієнта) і легко інтегрувався з зовнішніми системами (ERPБухгалтерія, EDI, програми управління касами). Було проведено пілотний запуск декількох торгових точок, з подальшим активним тиражуванням всієї мережі. Вся мережа, більше 50 магазинів, була переведена на нову облікову систему в максимально оперативні терміни (3 місяці). Було проведено навчання персоналу торгових точок і керівників відділів центрального офісу як по роботі з системою, так і за методологією управління.

Після завершення проекту супровід здійснюється службою технічної підтримки, яка надає технічні та методологічні консультації. Особливістю проекту є технологія віддаленого запуску і навчання, так як віддалене впровадження істотно впливає на оптимізацію робочого часу, процесів і вартості проекту.

ABM Retail встановлена в бек-офісі і використовується в центральному офісі та торгових точках в режимі «тонкий клієнт».

Результати та ефекти впровадження програми обліку для магазинів

Впровадження програми управління роздрібними магазинами ABM Retail дозволило клієнту управляти всіма бізнес-процесами в рамках єдиної системи обліку. Функціонал управління ціноутворенням дозволяє призначати переоцінки як для регулярних, так і для акційних цін з заданим періодом дії. Впровадження функціоналу управління категорійним асортиментом дозволило оптимізувати товарні запаси, підвищити продажі, знизити кількість неліквідних і позицій з низькою оборотністю.

Основний функціонал, який використовується клієнтом в системі ABM Retail:

• управління категорійним асортиментом

У ABM Retail управління асортиментом здійснюється за допомогою окремого багаторівневого довідника товарних категорій. Є можливість створювати кілька форматів категорій товарів і призначати їх на магазини відповідних форматів. У кожному форматі категорій для вхідної в нього номенклатури можна привласнити певний статус (Активний, Пробний, Виведений, Новинка тощо). У довіднику статусів номенклатури можна призначати на статуси контролі за низкою операцій (Замовлення постачальникові, Прибуткова накладна, Переміщення, Надходження на склад). Для категорій товарів є можливість вказувати і контролювати планову і фактичну глибину асортименту, задавати цінові діапазони і пов’язувати їх з категоріями товарів. Функціонал дозволяє привласнити категорійному менеджеру управління асортиментом по одній або декількох категоріях товару. Також є ряд звітності, що дозволяє оцінювати повноту асортименту і контролювати асортимент в цілому.

• управління ціноутворенням

В системі ABM Retail для управління ціноутворенням по різним категоріям відпускних цін написаний спеціальний механізм «Налаштування правил ціноутворення», за допомогою якого вказуються правила ціноутворення для товара (товарної групи) і категорії цін. Категорії цін можуть бути присвоєні як до однієї, так і до безлічі торгових точок (розташованих в однакових конкурентних умовах). Правило ціноутворення групи успадковується на всі вкладені підгрупи і на всі товари, які входять в зазначену групу. У механізмі «Налаштування правил ціноутворення» передбачено безліч видів «правила націнки» (на ціну специфікації, надходження, конкурента і т.п.), до них застосовується «Відсоток націнки», «Правила заокруглень», «Допустимі коливання цін».

Функціонал дозволяє призначати переоцінки як для регулярних, так і для акційних цін з заданим періодом дії. Також для централізованого управління цінами застосовується документ «Групова установка цін».

• управління закупівлями та поставками

Для управління закупівлями і поставками в системі ABM Retail реалізовані процеси ведення специфікацій постачальника і подальший контроль цін на приймання товару, як і в обліковій системі так і на пристрої ТСД. Документи специфікації постачальника можна використовувати як по мережі, так і в розрізі торгових точок, що дозволяє реєструвати різні ціни одного постачальника в розрізі однієї номенклатури.